Reimbursement adalah suatu sistem yang mungkin sudah tidak asing lagi di telinga para pekerja.
Bagaimana tidak? Di dunia kerja, istilah ini cukup dikenal sebagai salah satu benefit finansial yang paling dibutuhkan karyawan.
Pada beberapa situasi, ketika karyawan akan melakukan perjalanan bisnis, mereka harus mengeluarkan dana darurat pribadi. Sebagai contoh, biaya untuk transportasi, hotel, makan, dan lainnya.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu mengembalikan uang karyawan tersebut yang digunakan karena kepentingan perusahaan, atau disebut reimbursement.
Namun, sebenarnya apa sih reimbursement itu? Kemudian, apa saja hal yang bisa diklaim karyawan dari benefit satu ini?
Nah, GajiGesa telah merangkumkan detailnya untuk kamu pahami. Yuk, simak serba-serbinya di bawah ini!
Apa Itu Reimbursement?
Faktanya, masih banyak karyawan dan tim HR yang kurang memahami reimbursement. Sehingga, pemahaman yang didapatkan pun belum sepenuhnya benar.
Memangnya, apa sih, arti dari reimbursement itu sendiri?
Reimbursement adalah istilah yang mengacu pada jenis kompensasi, ganti rugi atau penggantian dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan.
Dalam kata lain, ia merupakan salah satu benefit finansial yang menjadi hak utama karyawan, terutama di era modern ini.
Sebagai contoh, karyawan memiliki keperluan yang bersangkutan dengan kepentingan perusahaan dan perlu menggunakan uang pribadi terlebih dahulu.
Nah, setelah keperluan tersebut tuntas, mereka kelak dapat mengajukan reimbursement kepada pihak finance perusahaan.
Meskipun demikian, sebelum menggantikan uang karyawan, perusahaan biasanya akan meminta beberapa persyaratan. Misalnya, karyawan harus mempunyai invoice, struk pembayaran, dan lain-lain.
Akan tetapi, tak semua uang yang dimanfaatkan karyawan secara pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan.
Biasanya, setiap badan usaha memiliki kebijakannya masing-masing terkait reimbursement. Hal ini dirundingkan bersama tim HR, manajemen, dan finance, lalu disetujui karyawan saat bergabung.
Macam-macam Hal yang Bisa di-Reimburse
Untuk jenis pengeluaran yang bisa di-reimburse, semuanya tergantung kembali dari klasifikasi masing-masing perusahaan.
Namun, umumnya berikut ini ialah beberapa tipe umum pengeluaran karyawan yang bisa diganti atau di-reimburse, yaitu:
1. Biaya perjalanan bisnis
Jenis reimbursement pertama adalah biaya perjalanan untuk keperluan bisnis.
Hal ini berlaku terutama saat perusahaan sering meminta karyawan untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau bahkan luar negeri.
Nah, biaya yang dikeluarkan karyawan tersebut bisa hadir dalam bentuk tiket pesawat, akomodasi, transportasi selama di luar kota, dan lainnya.
2. Operasional bisnis
Jenis reimbursement kedua yaitu biaya untuk keperluan operasional bisnis.
Apa yang dimaksud dengan jenis pengeluaran ini? Dalam kata lain, ia merupakan jumlah uang yang dikeluarkan karyawan dari kantong pribadinya untuk kegiatan sehari-hari perusahaan.
Sebagai contoh, membayar perlengkapan kantor, menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon konsumen, menyewa tempat meeting, dan lainnya.
3. Penggantian biaya kesehatan
Jenis reimbursement lainnya adalah penggantian biaya kesehatan. Di mana perusahaan harus mengganti biaya perawatan, konsultasi dokter, dan obat-obatan.
Namun, ada juga perusahaan yang telah menyediakan karyawannya tunjangan BPJS, atau asuransi swasta lainnya.
Seberapa Penting Aturan Reimbursement Itu?
Menurut paparan Rosella selaku Sr. HR Manager GajiGesa, reimbursement adalah sebuah aturan yang sangat penting untu diterapkan.
Pasalnya, di era modern ini, reimbursement telah menjadi hak mendasar dari setiap karyawan. Penerapan aturan ini juga bisa mencegah adanya ketidakadilan dalam fungsi karyawan tertentu.
Maka dari itu, ada hal yang perlu diperhatikan tim HR saat membuat aturan reimbursement.
Mulai dari cara pengajuannya, bagaimana sistematisnya–apakah membutuhkan formulir atau tidak, serta berapa lama prosedurnya–, lalu mengenai persetujuan atasan atau manajemen, hingga proses pembayaran.
Hambatan Mengelola Reimbursement Karyawan
Mengelola reimbursement adalah salah satu tantangan yang menarik.
Sebab, di dalamnya tim HR pasti akan bertemu dengan banyak kesulitan dan hambatan. Hambatan umum yang biasa terjadi di antaranya yaitu:
- Karyawan mengajukan reimbursement di tanggal yang mendekati masa cut off payroll.
- Lalu, pengajuan yang dikirim atau dilaporkan belum disetujui atasan.
- Selain itu, atasan juga sering menyetujui klaim tanpa melakukan evaluasi. Ini sering terjadi karena anggapan bahwa tugas tersebut adalah pekerjaan HR.
- Masalah internal saat proses pembayaran, seperti pendanaan yang belum cair, kemudian terjadi penundaan. Sehingga, ditanyakan oleh karyawan yang mengajukan klaim.
Jika hal tersebut masih terjadi, ada saja hal-hal yang bisa kamu lakukan untuk mencegahnya. Tips yaitu kamu memang harus sering menyampaikannya, terutama saat melakukan onboarding karyawan.
Kemudian, jika masih ada yang bertanya, coba minta karyawan tersebut untuk membaca aturannya terlebih dahulu secara detail.
Kemudian, kalau ada bagian yang tidak dimengerti baru boleh ditanyakan kembali.
Itu dia pemaparan GajiGesa mengenai serba-serbi reimbursement. Jangan lupa diterapkan dan selamat mencoba!
