Sebagai seorang pebisnis, cara mencatat saldo piutang dagang adalah salah satu hal terpenting yang perlu kamu ketahui.
Mengapa demikian? Sebab, dalam dunia bisnis pencatatan keuangan yang rapi dan akurat sangatlah penting untuk menjaga stabilitas serta kelangsungan usaha.
Sayangnya, salah satu aspek yang sering kali menjadi tantangan bagi pemilik bisnis perihal keperluan ini adalah saldo piutang dagang.
Padahal mencatat saldo piutang dagang merupakan sebuah keterampilan yang dapat memastikan bahwa arus kas tetap stabil, risiko kredit tidak macet, dan keuangan perusahaan selalu isi sehat.
Nah, jika tidak dikelola dengan baik, piutang dagang justru dapat menjadi beban finansial bagi bisnis dan berpotensi mengganggu operasional perusahaan.
Oleh karena itu, agar bisnis yang kamu jalankan bisa tetap berkembang dan sejahtera, berikut GajiGesa rangkum tips dan cara mencatat saldo piutang dagang. Yuk, langsung disimak!
Cara Mencatat Saldo Piutang Dagang dengan Efektif
1. Memahami piutang dagang
Sebelum mencatat piutang dagang, penting bagimu untuk memahami apa itu piutang dagang dan dampaknya terhadap keuangan bisnis.
Piutang dagang adalah tagihan yang diberikan kepada pelanggan yang telah menerima barang atau jasa tetapi belum melakukan pembayaran secara penuh.
Biasanya, jenis piutang ini diberikan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan antara perusahaan dan pelanggan.
Piutang dagang dikategorikan sebagai aset dalam laporan keuangan, karena merepresentasikan hak perusahaan untuk menerima pembayaran di masa depan.
Namun, jika tidak dikelola dengan baik, piutang dagang juga bisa menjadi sumber masalah keuangan, terutama jika banyak pelanggan yang mengalami keterlambatan pembayaran atau gagal melunasi kewajibannya.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki strategi pencatatan yang baik guna memastikan saldo piutang tetap sehat dan terkendali.
2. Membuat buku piutang
Langkah awal dalam pencatatan saldo piutang dagang adalah dengan membuat buku piutang.
Buku piutang berfungsi sebagai catatan utama yang memuat semua transaksi yang berkaitan dengan piutang pelanggan.
Beberapa informasi yang harus dicatat dalam buku piutang meliputi:
- Nama pelanggan
- Tanggal transaksi
- Jumlah piutang
- Jatuh tempo pembayaran
- Status pembayaran
- Catatan atau keterangan tambahan
Dengan memiliki buku piutang yang rapi dan terstruktur, perusahaan dapat dengan mudah memantau pelanggan yang memiliki utang, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan apakah ada keterlambatan yang perlu ditindaklanjuti.
Saat ini, buku piutang tidak hanya dicatat secara manual dalam buku besar, tetapi juga bisa dibuat menggunakan berbagai software akuntansi yang lebih praktis dan akurat.
3. Menggunakan jurnal piutang
Selain mencatat piutang dalam buku piutang, setiap transaksi juga harus dicatat dalam jurnal akuntansi.
Cara mencatat saldo piutang dagang adalah dengan menggunakan jurnal umum atau jurnal khusus piutang, tergantung pada sistem pembukuan yang digunakan.
Berikut adalah contoh pencatatan jurnal untuk transaksi penjualan kredit:
Saat terjadi penjualan kredit
- Debit: Piutang Dagang (Meningkat)
- Kredit: Pendapatan Penjualan (Meningkat)
Saat pelanggan melakukan pembayaran
- Debit: Kas/Bank (Meningkat)
- Kredit: Piutang Dagang (Berkurang)
Jurnal piutang sangat penting karena mencerminkan pergerakan keuangan yang terjadi akibat penjualan kredit dan pembayaran pelanggan.
Dengan jurnal ini, perusahaan dapat lebih mudah melakukan analisis keuangan dan menghindari kesalahan pencatatan.
4. Melakukan rekonsiliasi secara berkala
Salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam pencatatan saldo piutang dagang adalah perbedaan antara catatan yang ada dalam pembukuan dengan kondisi riil pembayaran pelanggan.
Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan rekonsiliasi piutang secara berkala.
Rekonsiliasi dilakukan dengan cara mencocokkan catatan keuangan perusahaan dengan pembayaran yang diterima dari pelanggan.
Jika ditemukan selisih atau kesalahan pencatatan, perusahaan harus segera mengidentifikasi sumber masalahnya dan melakukan koreksi.
Rekonsiliasi berkala juga membantu perusahaan menghindari fraud atau pencatatan ganda yang dapat merugikan bisnis.
5. Menyediakan cadangan kerugian piutang
Tidak semua pelanggan dapat membayar tepat waktu atau bahkan ada yang gagal melunasi utangnya.
Untuk mengantisipasi risiko ini, perusahaan sebaiknya menyisihkan cadangan kerugian piutang.
Cadangan ini berguna untuk menutup potensi kerugian akibat piutang tak tertagih.
Kemudian, cadangan kerugian piutang biasanya dihitung berdasarkan pengalaman historis perusahaan terhadap tingkat piutang yang tidak tertagih atau berdasarkan analisis risiko kredit pelanggan.
Dengan adanya cadangan ini, perusahaan dapat lebih siap menghadapi potensi kerugian tanpa mengganggu keseimbangan keuangan.
6. Menggunakan software akuntansi
Di era digital saat ini, pencatatan saldo piutang dagang dapat dilakukan dengan lebih praktis menggunakan software akuntansi.
Keunggulan software akuntansi adalah kemampuannya dalam melakukan pencatatan secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan manusia, serta mempermudah analisis keuangan.
Dengan menggunakan teknologi ini, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola saldo piutang dagang.
7. Mengatur kebijakan kredit yang jelas
Supaya saldo piutang dagang tetap terkendali, perusahaan harus memiliki kebijakan kredit yang jelas dan terstruktur.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam kebijakan kredit antara lain:
- Menetapkan syarat pembayaran yang realistis dan sesuai dengan kondisi bisnis
- Melakukan pengecekan riwayat kredit pelanggan sebelum memberikan kredit
- Menyediakan insentif seperti diskon untuk pelanggan yang membayar lebih awal
- Menerapkan sanksi atau denda bagi pelanggan yang terlambat membayar
Dengan kebijakan kredit yang jelas, perusahaan dapat meminimalkan risiko piutang tak tertagih dan memastikan arus kas tetap stabil.
