Seperti apa orientasi karyawan baru virtual di kala working from home yang tetap terasa personal bagi karyawan baru?
Tidak semua perusahaan cukup beruntung untuk merekrut karyawan baru semenjak terjadinya pandemik COVID-19. Banyak yang harus mengencangkan ikat pinggang atau malah menutup usaha mereka. Tetapi beberapa industri, seperti teknologi, tidak terlalu terpengaruh oleh penurunan dan terus mempekerjakan posisi yang cocok untuk pekerjaan jarak jauh. Orientasi pegawai baru virtual pun harus dilakukan sementara kantor ditutup dan mempraktekkan working from home (WFH).
Orientasi pegawai baru virtual, juga dikenal sebagai orientasi jarak jauh, adalah proses untuk memperkenalkan karyawan baru ke dalam organisasi tanpa membawa mereka ke tempat kerja untuk rapat dan pelatihan orientasi konvensional. Sebaliknya, aktivitas ini berlangsung melalui konferensi video, webinar, latihan interaktif online, dan teknologi lainnya.
Bagaimana caranya agar orientasi karyawan virtual menjadi lebih lancar dan efisien untuk pemberi kerja dan karyawan baru, tanpa terasa dingin dan impersonal?
Tujuan dan manfaat orientasi karyawan baru virtual
Karyawan yang bergabung dengan perusahaan baru selama masa working from home (WFH) dan tidak memungkinkan mereka bertatap muka dan berkomunikasi secara langsung dengan atasan dan rekan-rekan kerja barunya memiliki kebutuhan yang sama seperti semua karyawan baru pada umumnya. Jadi, meskipun metodenya berbeda, sebagian besar tujuan orientasi karyawan virtual identik dengan tujuan orientasi konvensional, antara lain:
- Membiasakan karyawan baru dengan perusahaan dan budaya baru mereka.
- Meminta mereka melengkapi dokumen yang diperlukan.
- Menyediakan alat, pelatihan, dan panduan yang mereka butuhkan.
- Membantu mereka merasa dilibatkan dan diterima.
Selama pandemi ini, satu tujuan tambahan juga penting: membantu menenangkan kegelisahan pekerja. Tanpa menjadi tidak jujur atau sangat optimis, lakukan yang terbaik untuk meyakinkan mereka bahwa organisasi Anda siap untuk menghadapi kondisi yang menantang dan menyediakan lingkungan kerja online yang aman dan mendukung. Tunjukkan kepercayaan pada kolega baru Anda, ingatkan mereka bahwa mereka akan memainkan peran penting dalam membantu perusahaan keluar dari krisis dengan sukses.
Baca juga: 10 Cara Mengatur Keuangan Agar Tidak Boncos Setiap Bulannya
Orientasi karyawan virtual tidak hanya memiliki banyak tujuan yang sama dengan orientasi konvensional, orientasi karyawan virtual juga dapat memberikan banyak manfaat yang sama, seperti:
- Kinerja karyawan baru yang lebih baik.
- Keterlibatan yang lebih besar.
- Meningkatkan retensi.
- Waktu yang lebih singkat setelah perekrutan hingga karyawan baru benar-benar produktif.
Rahasia untuk menuai manfaat ini sederhana: buat pengalaman pengguna orientasi karyawan virtual yang memuaskan di setiap langkah. Seperti apa?
Langkah-langkah orientasi virtual
#1 Kirim paket elektronik
Buat kesan pertama yang baik saat Anda membantu mereka orientasi karyawan virtual. Termasuk:
- Email selamat datang pribadi dari manajer mereka.
- Buku pegangan karyawan.
- Formulir untuk diisi dan ditandatangani secara elektronik untuk pendaftaran tunjangan, pajak, setoran langsung, kontak darurat, dan lain-lain.
- Kuesioner “tentang saya” untuk diisi dan dibagikan dengan rekan tim baru mereka.
- Daftar periksa tentang apa yang diharapkan selama hari pertama dan minggu pertama mereka.
- Info tentang sejarah perusahaan, produk, kepemimpinan, dan lain-lain.
#2 Pastikan kebutuhan mereka telah dilengkapi
Rencanakan kebutuhan peralatan jauh-jauh hari. Apakah karyawan baru Anda membutuhkan laptop perusahaan? Bagaimana dengan perlengkapan lain seperti tablet, smartphone, atau aksesoris?
Pastikan untuk memesan semuanya tepat waktu agar IT dapat memeriksanya, menginstal perangkat lunak yang diperlukan, dan mengirimkannya ke karyawan baru sebelum hari pertama mereka. (Cobalah untuk menghindari meminta karyawan baru untuk mengambilnya di kantor saat melakukan orientasi karyawan selama pandemi). Selain itu, berikan nomor telepon untuk dukungan teknis perusahaan Anda jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah.
#3 Kirimkan juga beberapa suvenir
Buat karyawan baru seketika merasa ‘diterima’ dan menyesuaikan diri dengan perusahaan dengan mengirimi mereka beberapa suvenir perusahaan, seperti T-shirt, ransel, cangkir kopi, dan lain-lain. Lampirkan kartu yang ditandatangani oleh rekan-rekan satu tim baru mereka.
#4 Buka saluran komunikasi
Pastikan karyawan baru Anda dapat terhubung dengan semua orang dan semua yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Minta IT menyiapkan akun mereka untuk email, chatting, HRIS, perangkat lunak manajemen proyek, dan lain-lain. Selain itu, pastikan mereka akan diundang ke semua rapat departemen dan perusahaan terkait dan dapat hadir secara online.
#5 Sebarkan beritanya
Beri tahu rekan tim dan pekerja lain yang akan berinteraksi dengan karyawan baru kapan mereka akan mulai bekerja dan apa peran mereka nantinya.
#6 Bantu mereka menyesuaikan diri dengan peran mereka dan membangun hubungan dengan rekan kerja lainnya dengan cepat
Ada banyak hal yang harus dilakukan dalam minggu-minggu pertama karyawan baru untuk membantu mereka merasa diterima dan mendapatkan informasi terbaru. Bergantung pada keadaan karyawan dan perusahaan, fase orientasi karyawan jarak jauh ini mungkin termasuk menyediakan:
- Makan siang sambutan virtual melalui konferensi video tim pada hari pertama.
- Seorang anggota tim yang telah ditugaskan untuk menjadi teman dekat karyawan baru untuk mengajukan pertanyaan.
- Rapat online empat mata dengan setiap anggota tim untuk mempelajari tentang peran yang berbeda dan bagaimana mereka akan berinteraksi.
- Rapat online dengan karyawan atau tim lain yang akan bekerja sama dengan karyawan baru.
- Peluang untuk mempelajari budaya, misi, visi, dan nilai perusahaan, mungkin melalui panggilan langsung dengan para pemimpin perusahaan.
- Rapat online mingguan dengan manajer karyawan baru selama beberapa minggu pertama untuk menetapkan harapan, menjawab pertanyaan, dan melacak kemajuan.
- Pelatihan tentang keterampilan kerja yang dibutuhkan menggunakan sistem pengelolaan pembelajaran perusahaan, video instruksional, webinar, rapat online dengan pelatih internal, atau sumber daya lainnya.
- Seorang mentor atau pelatih yang dapat membantu mereka tumbuh dalam peran baru mereka dan mengembangkan jalur karier yang memuaskan di perusahaan.
- Proyek pertama mereka yang harus dikerjakan, yang harus menjadi sesuatu yang dapat mereka selesaikan dengan cepat dan berhasil untuk membangun kepercayaan diri mereka.
Simak juga:
https://gajigesa.com/virtual-meeting/
https://gajigesa.com/cara-meningkatkan-motivasi-kerja/
