9 Cara Mengatasi Karyawan yang Tidak Produktif, Strategi Jitu untuk HR dan Manajer

Cara mengatasi karyawan yang tidak produktif merupakan tantangan sulit yang dihadapi hampir setiap pemimpin, HR, atau pengusaha di berbagai skala bisnis. 

Menurunnya produktivitas individu atau tim bukan hanya berdampak pada hasil kerja, tetapi juga dapat memengaruhi organisasi secara keseluruhan.

Mulai dari semangat kerja, kepercayaan tim, hingga profitabilitas bisnis.

Menghadapi kondisi ini, langkah pertama yang penting adalah memahami bahwa produktivitas karyawan tidak bisa dipisahkan dari kondisi fisik, mental, budaya kerja, sistem manajemen, hingga kesejahteraan finansial. 

Maka dari itu, artikel ini akan membahas cara mengatasi karyawan yang tidak produktif!

9 Cara Mengatasi Karyawan yang Tidak Produktif

1. Kenali dan evaluasi akar masalah produktivitas

Sebelum mengambil tindakan, penting untuk memahami mengapa seorang karyawan menjadi tidak produktif. 

Tidak semua kasus bisa disamaratakan, dan setiap individu memiliki konteks yang unik. 

Beberapa penyebab umum yang harus dicermati meliputi:

• Ketidakjelasan peran dan ekspektasi kerja: Karyawan mungkin tidak paham benar apa yang menjadi prioritas mereka.
• Overload atau underload kerja: Karyawan bisa kewalahan atau justru kehilangan tantangan.
• Kurangnya motivasi internal dan eksternal: Tidak adanya apresiasi atau kesempatan berkembang bisa mematikan semangat kerja.
• Masalah pribadi, kesehatan fisik maupun mental: Keseimbangan hidup dan kerja atau work-life balance sangat memengaruhi performa.
• Lingkungan kerja yang toksik atau tidak suportif: Hubungan yang buruk antar kolega atau atasan bisa menghambat produktivitas.

Kamu bisa menggunakan kombinasi survei internal, observasi langsung, dan percakapan terbuka untuk mengidentifikasi akar permasalahan tersebut.

2. Bangun komunikasi dua arah yang terbuka dan konsisten

Langkah kedua, cara mengatasi karyawan yang tidak produktif paling mendasar tapi sering diabaikan adalah menciptakan budaya komunikasi terbuka. 

Komunikasi bukan sekadar memberi instruksi, tapi juga mendengar dan memahami.

Beberapa cara yang bisa kamu lakukan, yaitu:

• One-on-one meeting berkala: Tanyakan apa kendala mereka, bagaimana perasaan mereka, dan apa yang mereka butuhkan.
• Feedback dua arah: Tidak hanya HR atau atasan yang memberikan masukan, karyawan juga diberi ruang menyampaikan ide dan kritik membangun.
• Gunakan pendekatan empatik: Dengarkan dengan empati tanpa menghakimi, apalagi mengancam.

Dengan melakukan hal tersebut karyawan yang merasa didengarkan dan dipahami cenderung lebih loyal, termotivasi, dan terbuka terhadap perbaikan.

3. Gunakan Earned Wage Access (EWA) untuk mendukung kesejahteraan finansial

Salah satu penyebab tersembunyi dari turunnya produktivitas adalah stres keuangan. 

Karyawan yang sedang mengalami tekanan ekonomi, seperti tagihan yang menumpuk atau kebutuhan mendesak di tengah bulan, cenderung terdistraksi dan sulit fokus.

Inilah mengapa Earned Wage Access (EWA) atau Akses Gaji Fleksibel menjadi solusi nyata dalam mengatasi karyawan yang tidak produktif dari sisi kesejahteraan.

EWA memungkinkan karyawan mengakses sebagian dari gaji yang sudah mereka peroleh sebelum tanggal gajian. 

Manfaat EWA untuk produktivitas:

• Mengurangi stres keuangan: Karyawan tidak perlu mencari pinjaman berbunga tinggi yang bisa memicu masalah baru.
• Meningkatkan fokus kerja: Tanpa gangguan finansial, karyawan bisa lebih berkonsentrasi.
• Mendukung loyalitas dan motivasi: Karyawan merasa perusahaan peduli dengan kesejahteraan mereka.
• Mencegah absensi atau pengunduran diri: Banyak kasus ketidakhadiran disebabkan oleh masalah keuangan.

Dengan solusi seperti GajiGesa yang menawarkan fitur EWA, perusahaan tidak hanya membantu menyelesaikan masalah jangka pendek, tetapi juga membangun ekosistem kerja yang lebih stabil dan produktif.

4. Sediakan pelatihan dan program pengembangan yang tepat sasaran

Karyawan yang tidak produktif tidak selalu malas atau tidak niat bekerja, bisa jadi mereka hanya belum dibekali keterampilan yang dibutuhkan. 

Sehingga, cara mengatasi karyawan yang tidak produktif bisa dengan memberdayakan mereka melalui pelatihan.

Jenis pelatihan efektif yang bisa kamu terapkan di perusahaan, yaitu:

• Hard skill spesifik pekerjaan: Misalnya, Excel untuk staf administrasi, atau pelatihan teknis untuk bagian produksi.
• Soft skill: Komunikasi, kerja sama tim, manajemen stres, dan kepemimpinan.
• Pengembangan karier jangka panjang: Workshop karier atau program mentoring internal.

Selain meningkatkan kompetensi, pelatihan juga menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap masa depan karyawannya.

5. Evaluasi dan sesuaikan beban kerja secara objektif

Menilai ulang beban kerja merupakan bagian dari strategi penting dalam cara mengatasi karyawan yang tidak produktif. 

Jangan langsung menganggap karyawan malas, bisa jadi mereka dibebani pekerjaan terlalu berat atau justru merasa stagnan karena tantangan terlalu sedikit.

Langkah evaluasi yang bisa dilakukan, yaitu:

• Audit pekerjaan mingguan dan bulanan.
• Survei persepsi beban kerja dan tingkat stres.
• Gunakan tools manajemen tugas seperti Trello, Asana, atau Notion untuk memetakan beban kerja tim.

Dengan melakukan hal tersebut bisa menciptakan keseimbangan antara kemampuan, kapasitas, dan tantangan kerja.

6. Ciptakan lingkungan kerja yang suportif dan sehat

Lingkungan kerja yang mendukung kesejahteraan fisik dan mental sangat berpengaruh terhadap produktivitas. 

Kamu bisa menciptakan tempat kerja yang nyaman, inklusif, dan sehat.

Nah, berikut ini ialah faktor lingkungan kerja yang mendukung produktivitas kerja karyawan, yaitu:

• Fleksibilitas jam kerja atau opsi hybrid/remote.
• Ruang kerja ergonomis dan bersih.
• Budaya kerja yang tidak menekan secara berlebihan.
• Adanya program well-being seperti konsultasi psikolog, yoga, atau cuti mental health.

7. Tetapkan tujuan kerja yang jelas dan terukur (SMART)

Perlu diketahui, karyawan tidak bisa produktif jika tidak tahu apa tujuan mereka. 

Oleh karena itu, penting untuk menetapkan tujuan kerja yang jelas, terukur, dan relevan.

Kamu bisa menggunakan metode SMART, seperti:

• Specific: Jelas dan tidak membingungkan.
• Measurable: Bisa diukur dengan angka atau indikator.
• Achievable: Dapat dicapai dengan sumber daya yang ada.
• Relevant: Selaras dengan tanggung jawab pekerjaan.
• Time-bound: Punya batas waktu yang pasti.

Setelah menerapkannya, kamu bisa melakukan evaluasi kinerja secara rutin, bukan hanya tahunan, tetapi juga per kuartal atau bulanan.

8. Gunakan pendekatan coaching, bukan hanya teguran

Terlalu cepat memberikan teguran atau sanksi justru bisa memperburuk situasi. 

Sebaliknya, pendekatan coaching bisa menjadi solusi dengan lebih positif dan membangun.

Langkah-langkah yang coaching efektif, yaitu:

1. Identifikasi gap antara performa sekarang dan yang diharapkan.
2. Tanyakan tujuan pribadi dan profesional karyawan.
3. Bantu merancang rencana aksi konkret bersama-sama.
4. Tindak lanjuti secara berkala dan rayakan kemajuan kecil.

9. Ketahui kapan harus bertindak tegas

Jika semua upaya sudah dilakukan tapi tidak ada perubahan signifikan, perusahaan perlu mengambil sikap yang tegas. 

Hal ini penting untuk menjaga moral tim lainnya dan mempertahankan budaya kerja yang sehat.

Opsi tindakan tegas yang tetap adil, yaitu:

• Peringatan tertulis sesuai prosedur HR.
• Pemindahan divisi bila memungkinkan.
• Pemutusan hubungan kerja sebagai opsi terakhir.

Namun, semua tindakan tegas harus sesuai prosedur hukum dan dilakukan dengan penuh empati.