Di era modern ini, ECM adalah salah satu solusi teknologi yang semakin populer di dunia bisnis modern.
Hal ini berlaku karena kemampuannya untuk mengelola dokumen bisnis dan informasi sensitif perusahaan secara efisien dan akurat.
Sekarang ini, perusahaan sejatinya tak lagi bisa mengandalkan cara manual untuk mengatur data, terlebih jika data tersebut berkaitan dengan keuangan bisnis.
Nah, dengan adanya ECM, pengelolaan dokumen dapat dilakukan secara terstruktur, cepat, dan minim risiko kesalahan, sehingga mendukung kelancaran operasional bisnis.
Namun, apa yang sebenarnya dimaksud dengan ECM? Seperti apa cara kerjanya? Yuk, pahami lebih lanjut mengenai layanan tersebut dalam artikel berikut ini!
Apa Itu ECM?
Melansir laman IBM, Enterprise Content Management atau ECM adalah sebuah sistem yang menggabungkan teknologi, strategi, dan proses untuk mengelola konten layaknya dokumen perusahaan dalam satu platform terpusat.
Layanan ini memungkinkan perusahaan untuk menangkap, menyimpan, mengelola, dan mengamankan data penting, termasuk data keuangan agar lebih mudah diakses dan digunakan kapan saja dibutuhkan.
Beberapa fungsi utama ECM meliputi:
- Pengumpulan (Capture): Mengambil dokumen dari berbagai sumber, baik fisik maupun digital
- Penyimpanan (Store): Menyimpan dokumen secara terstruktur dalam bentuk digital
- Pengelolaan (Manage): Mengatur alur kerja, otorisasi akses, dan pengelolaan siklus hidup dokumen
- Keamanan (Security): Menjaga keamanan data sesuai regulasi dan kebijakan perusahaan
- Distribusi (Deliver): Memudahkan akses dan distribusi informasi secara cepat dan aman
Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada dokumen kertas, yang rentan hilang dan sulit dilacak.
7 Manfaat ECM untuk Keuangan Bisnis
Penerapan Enterprise Content Management (ECM) memberikan banyak keuntungan, terutama untuk departemen keuangan yang menangani dokumen penting setiap hari.
Berikut ialah beberapa manfaat dari ECM, yaitu:
1. Efisiensi proses pengelolaan dokumen
Manfaat pertama ECM adalah sebagai cara untuk membuat proses kerja pengelolaan dokumen menjadi lebih efisiensi.
Sebelum ada ECM, tim keuangan sering menghabiskan banyak waktu untuk mencari dokumen secara manual. Misalnya, invoice yang disimpan di lemari arsip atau dokumen pajak yang tercecer harus dicatat satu per satu.
Hal ini tidak hanya menghambat produktivitas, tetapi juga menimbulkan risiko kehilangan data penting.
Di sisi lain, dengan adanya ECM, semua dokumen keuangan disimpan secara digital dalam satu sistem terpusat. Pencarian dokumen bisa dilakukan hanya dengan beberapa klik menggunakan kata kunci tertentu.
Proses ini mempersingkat waktu kerja, mengurangi human error, dan meningkatkan akurasi data.
2. Mempercepat proses persetujuan dan transaksi
Dalam pengelolaan keuangan, banyak dokumen yang memerlukan persetujuan, seperti pengajuan anggaran, laporan pengeluaran, atau pembayaran vendor.
Jika dilakukan manual, proses ini memakan waktu lama karena harus menunggu tanda tangan fisik.
Dengan ECM, persetujuan dilakukan secara digital melalui workflow otomatis. Atasan juga dapat memberikan approval dari mana saja, bahkan melalui perangkat mobile.
Hasilnya, proses bisnis berjalan lebih cepat, pembayaran tepat waktu, dan hubungan dengan vendor tetap terjaga.
3. Mengurangi risiko kesalahan dan kehilangan data
Dokumen fisik memiliki risiko tinggi, mulai dari robek, terbakar, basah, atau hilang. Selain itu, input manual sering kali menyebabkan kesalahan pencatatan.
ECM mengatasi masalah ini dengan menyimpan dokumen dalam format digital yang aman.
Sistem ini juga menyediakan fitur backup otomatis, sehingga jika terjadi masalah pada perangkat utama, data tetap aman.
Dengan begitu, risiko kehilangan data atau kesalahan akibat human error dapat diminimalkan.
4. Memastikan kepatuhan regulasi (compliance)
Perusahaan wajib mematuhi regulasi dalam pengelolaan dokumen keuangan, seperti laporan pajak atau dokumen audit.
Jika dokumen tidak dikelola dengan benar, perusahaan bisa terkena sanksi. Dengan ECM, semua dokumen disimpan sesuai standar dan dapat diakses kapan pun diperlukan, misalnya saat audit.
Sistem ini juga mencatat jejak aktivitas (audit trail), sehingga setiap perubahan dapat ditelusuri.
5. Menghemat biaya operasional
Mengelola dokumen secara manual membutuhkan biaya yang tidak sedikit, mulai kertas, tinta, printer, dan ruang penyimpanan.
Belum lagi waktu yang terbuang saat mencari dokumen yang hilang.
Dengan ECM, semua proses menjadi digital, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk mencetak, menyimpan, dan mengirim dokumen fisik.
Selain itu, waktu yang lebih efisien juga berdampak pada penghematan biaya tenaga kerja.
6. Keamanan tingkat tinggi untuk dokumen sensitif
Keamanan data keuangan bisnis sifatnya tentu sangat krusial, jika dokumen jatuh ke tangan yang salah risiko penyalahgunaan sangat besar.
Nah, untungnya ECM adalah sebuah layanan yang sudah dilengkapi dengan fitur kontrol akses. Hal ini membuat layanan tersebut 100% aman, karena hanya pihak tertentu yang dapat melihat atau mengedit dokumen perusahaan.
Selain itu, ECM juga menggunakan enkripsi dan autentikasi berlapis untuk melindungi data dari peretasan.
Dengan keamanan ini, informasi keuangan perusahaan tetap terjaga.
7. Mendukung digitalisasi dan kolaborasi tim
Di era kerja hybrid, banyak perusahaan membutuhkan sistem yang mendukung kerja jarak jauh.
ECM memungkinkan tim keuangan mengakses dokumen dari mana saja secara online.
Tidak hanya itu, sistem ini juga mendukung kolaborasi antar tim secara real-time, sehingga koordinasi menjadi lebih cepat dan efektif.
Pengelolaan Dokumen dan Arus Kas: Jurus Cermat Bisnis agar Tetap Berkembang!
Intinuya, Enterprise Content Management (ECM) bukan sekadar alat penyimpanan digital, tetapi menjadi strategi untuk memastikan bahwa dokumen finansial perusahaan selalu terkelola dengan baik, aman, dan efisien.
Dengan kehadiran layanan tersebut, perusahaan bisa mengurangi risiko kesalahan pengelolaan konten bisnis, menghemat biaya, sekaligus meningkatkan produktivitas tim keuangan dan HR.
Namun, pengelolaan dokumen hanyalah salah satu bagian penting dari ekosistem keuangan yang sehat. Kelancaran arus kas, termasuk proses pencairan gaji karyawan, juga sama pentingnya untuk mendukung keberlangsungan operasional bisnis.
Di sinilah Salary Disbursement (SD) GajiGesa hadir sebagai solusi!
Solusi dana talangan ini membantu perusahaan menyalurkan gaji karyawan dengan lebih cepat, aman, dan bebas risiko keterlambatan.
Hadir dengan sistem yang terintegrasi, tim HR dan finance perusahaanmu juga tidak akan lagi direpotkan oleh proses manual.
Tak hanya itu, karyawan perusahaan juga dapat merasakan kepastian dan kenyamanan dalam menerima hak mereka secara tepat waktu.
Bagaimana? Menarik, bukan? Ingat, pengelolaan dokumen bisnis itu penting, tetapi pemeliharaannya harus berjalan beriringan dengan alur kas dan gaji karyawan.
👉 Ingin memastikan pengelolaan keuangan bisnismu lebih terstruktur, efisien, dan lancar? Hubungi tim kami dengan mengisi formulir di bawah artikel ini!
