Saat ini kebanyakan perusahaan lebih memusatkan upaya dan perhatian pada inti bisnis sebagai bagian dari strategi untuk meraih kesuksesan.
Nah, melansir laman Investopedia, salah satu pendekatan terbaik yang bisa diterapkan guna mencapai tujuan tersebut adalah melalui Business Process Outsourcing (BPO).
Ya, fenomena pemusatan upaya pada inti bisnis ini telah membuat BPO semakin terkenal.
Strategi tersebut kini menjadi solusi yang sangat dicari, khususnya untuk meningkatkan efisiensi operasional dan fokus pada aspek inti yang bisa membawa nilai tambah bagi perusahaan.
Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan strategi Business Process Outsourcing? Seperti apa cara kerja beserta ragam manfaatnya? Agar lebih jelas, yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut ini!
Apa Itu Business Process Outsourcing (BPO)?
Pada dasarnya, Business Process Outsourcing (BPO) adalah praktik di mana suatu perusahaan mengkontrakkan sebagian atau seluruh proses bisnisnya kepada pihak ketiga.
Pihak ketiga ini sering kali disebut sebagai penyedia layanan outsourcing, yaitu pihak yang mengelola dan melaksanakan berbagai tugas dan fungsi bisnis tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang mengontrak mereka.
Proses bisnis yang sering dibutuhkan perusahaan dari pihak outsourcing meliputi layanan pelanggan, manajemen keuangan dan sumber daya manusia, pemasaran, serta sejumlah proses operasional lainnya.
Dengan menerapkan BPO, perusahaan dapat berfokus pada inti bisnis sambil berupaya dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan mengakses keahlian khusus yang dimiliki oleh pihak ketiga.
Selain itu, BPO juga memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih fleksibel, terutama dalam menyesuaikan diri dengan perubahan pasar dan meningkatkan daya saing di tingkat global.
Tujuan Business Process Outsourcing (BPO)
Sejatinya, tujuan utama dari Business Process Outsourcing (BPO) adalah untuk membantu perusahaan mencapai efisiensi.
Namun, penerapan BPO sendiri sebenarnya meliputi sejumlah tujuan lain, seperti:
1. Konsentrasi pada core competencies
Pertama-tama, BPO memungkinkan perusahaan untuk lebih berfokus pada keahlian inti mereka dengan mengalihkan tugas-tugas operasional kepada pihak ketiga yang lebih terampil dan ahli di bidangnya.
2. Akses terhadap keahlian spesifik
Selanjutnya, perusahaan dapat mengakses keahlian khusus yang dimiliki oleh penyedia layanan BPO tanpa perlu mengembangkan kompetensi secara mandiri.
Alhasil mereka bisa mengalihkan fokus untuk meningkatkan kualitas layanan dan inovasi.
3. Peningkatan fokus pada pelanggan
Dengan mengalihkan tugas-tugas operasional kepada penyedia BPO, perusahaan dapat lebih fokus pada pelayanan pelanggan dan pengembangan strategi bisnis untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
4. Fleksibilitas dan skalabilitas
BPO memberikan fleksibilitas kepada perusahaan untuk menyesuaikan ukuran operasional mereka sesuai dengan kebutuhan, baik dalam meningkatkan maupun mengurangi kapasitas.
Cara Kerja Business Process Outsourcing (BPO)
Cara kerja Business Process Outsourcing (BPO) melibatkan serangkaian langkah dan proses yang dirancang untuk mengalihkan dan mengelola fungsi bisnis tertentu kepada penyedia layanan eksternal. Berikut adalah tahapan umum dalam cara kerja BPO:
1. Identifikasi proses bisnis yang akan di-outsourcing
Perusahaan mengidentifikasi proses bisnis yang dapat di-outsourcing, biasanya dengan memilih tugas-tugas operasional yang bukan bagian inti dari kegiatan utama perusahaan.
2. Penilaian dan pemilihan penyedia BPO
Proses selanjutnya melibatkan penilaian penyedia layanan BPO potensial. Perusahaan melakukan penelitian menyeluruh terkait kualifikasi, reputasi, keahlian industri, dan kemampuan keuangan penyedia layanan.
3. Pembuatan kesepakatan kontrak
Setelah memilih penyedia BPO, perusahaan dan penyedia layanan membuat kesepakatan kontrak yang mencakup berbagai aspek, termasuk lingkup layanan, biaya, tingkat layanan (Service Level Agreements), waktu kontrak, dan hak dan kewajiban masing-masing pihak.
4. Transisi dan pelatihan
Transisi dimulai dengan transfer tanggung jawab dan pengetahuan terkait proses bisnis yang di outsourcing dari perusahaan ke penyedia BPO. Pelatihan diberikan kepada tim BPO untuk memastikan pemahaman yang mendalam terkait proses tersebut.
5. Pelaksanaan operasional
Setelah transisi, penyedia BPO mulai menjalankan operasi sehari-hari. Mereka menggunakan teknologi, sistem, dan prosedur yang telah disepakati untuk melaksanakan tugas-tugas yang di-outsourcing.
6. Manajemen dan pemantauan kinerja
Manajemen kinerja menjadi kunci dalam BPO. Perusahaan dan penyedia BPO bekerja sama untuk memantau kinerja, mengevaluasi hasil, dan mengidentifikasi area perbaikan.
Hal ini melibatkan pengukuran KPI (Key Performance Indicators) dan pemantauan tingkat layanan yang telah ditentukan dalam kontrak.
7. Komunikasi dan kolaborasi terus menerus
Komunikasi yang efektif antara perusahaan dan penyedia BPO sangat penting. Pertemuan rutin, laporan kemajuan, dan forum diskusi membantu memastikan bahwa kedua belah pihak tetap terinformasi dan dapat menangani perubahan atau permasalahan yang mungkin timbul.
8. Evaluasi dan Peningkatan Berkelanjutan
Perusahaan dan penyedia BPO secara rutin akan mengevaluasi hasil dari proses bisnis.
Evaluasi ini dapat memunculkan perubahan strategis, perbaikan operasional, atau penyesuaian dalam kontrak untuk memastikan bahwa BPO tetap relevan dan efektif seiring berjalannya waktu.
Manfaat Business Process Outsourcing (BPO) Bagi Perusahaan
Business Process Outsourcing (BPO) bukan hanya sekadar strategi bisnis, melainkan juga sebuah langkah cerdas yang memberikan sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan, seperti:
1. Efisiensi operasional
Dengan memanfaatkan outsourcing dalam proses bisnis, perusahaan dapat memanfaatkan keahlian dan teknologi terbaru yang dimiliki oleh penyedia layanan BPO untuk meningkatkan efisiensi operasional.
2. Biaya operasional yang lebih rendah
BPO dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional. Sebab, penyedia layanan biasanya memiliki skala ekonomi dan infrastruktur yang lebih besar, sehingga dapat memberikan layanan dengan biaya lebih efektif.
3. Fokus pada inti bisnis
Dengan menerapkan tenaga outsourcing pada tugas-tugas non-inti, perusahaan dapat lebih berfokus pada kegiatan inti yang menentukan kesuksesan bisnis mereka.
4. Akses terhadap sumber daya dan teknologi terbaru
Perusahaan dapat mengakses sumber daya dan teknologi terbaru yang dimiliki oleh penyedia BPO tanpa harus menginvestasikan sumber daya besar dalam pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur sendiri.
5. Penyesuaian dengan perubahan kondisi bisnis
BPO memberikan perusahaan fleksibilitas untuk menyesuaikan ukuran operasional mereka sesuai dengan perubahan dalam kondisi bisnis atau pasar.
6. Peningkatan kualitas layanan
Dengan melibatkan penyedia BPO yang ahli, perusahaan dapat meningkatkan kualitas layanan mereka kepada pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun reputasi yang baik.
7. Penghematan waktu
Proses implementasi BPO yang cepat dapat menghemat waktu perusahaan dan memungkinkan mereka untuk segera mendapatkan manfaat dari pengoptimalan proses.
8. Daya saing global
BPO membantu perusahaan untuk tetap bersaing di pasar global dengan mengoptimalkan operasi mereka dan memanfaatkan keunggulan kompetitif.
9. Peningkatan inovasi
Melalui kolaborasi dengan penyedia BPO yang memiliki pandangan industri yang luas, perusahaan dapat mendapatkan akses ke praktik terbaik dan solusi inovatif.
Secara keseluruhan, Business Process Outsourcing (BPO) berperan penting dalam upaya meningkatkan efisiensi operasional.
Melalui pengalihan fungsi bisnis non-inti kepada pihak ketiga yang ahli di bidangnya, perusahaan mampu memusatkan perhatian pada inti bisnis, mengoptimalkan sumber daya, dan merespons dengan cepat perubahan dalam lingkungan bisnis global.
Keberhasilan BPO sendiri tidak hanya tercermin dalam efisiensi operasional yang ditingkatkan, tetapi juga dalam kemampuan perusahaan untuk menghadapi tantangan yang kompleks untuk dapat bersaing di pasar.
Seiring berkembangnya teknologi, BPO pun masih menjadi pilihan yang relevan untuk perusahaan yang ingin tetap inovatif dan kompetitif.
Dengan demikian, pemahaman dan penerapan yang cermat terhadap konsep BPO menjadi kunci sukses bagi perusahaan, khususnya yang berusaha untuk mencapai keunggulan dalam era bisnis yang terus berubah ini.
