Saat ini, sistem kerja remote sudah diterapkan oleh banyak perusahaan. Melihat hal tersebut, ada baiknya kamu sebagai pegiat HR untuk memahami cara onboarding karyawan remote yang tepat.
Pada dasarnya, menurut riset Flex Jobs, karyawan yang bekerja secara remote mengalami penurunan tingkat stres sebesar 83%.
Sehingga, tidak heran jika banyak job seeker yang kini lebih memilih untuk mencari perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote.
Selain menerapkan sistem kerja tersebut, saat ini juga banyak perusahaan yang mulai memilih untuk mengoptimalisasikan sistem rekrutmen secara online. Mulai dari tes kemampuan dasar, wawancara, hingga diskusi mengenai kontrak kerja.
Hal ini umumnya berlaku karena proses eksekusinya bisa berlangsung dengan lebih ringkas dan hemat biaya operasional.
Nah, setelah melakukan proses rekrutmen online, langkah lainnya adalah memastikan bahwa kandidat yang diterima mendapatkan proses onboarding atau orientasi karyawan yang berkelanjutan.
Lalu, bagaimana cara untuk menerapkan inisiatif tersebut? Yuk, simak selengkapnya dalam rangkuman GajiGesa di bawah ini!
Apa itu Onboarding Karyawan?
Sebelum mempelajari cara onboarding karyawan remote, ada baiknya kamu memahami istilah onboarding terlebih dahulu.
Onboarding merupakan suatu proses di mana karyawan melakukan penyesuaian diri. Baik itu dengan lingkungan kerja, jenis pekerjaan, hingga budaya dan cara berkomunikasi di kantor.
Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa karyawan baru bisa memahami dan beradaptasi dengan perusahaan secara menyeluruh.
Biasanya, program onboarding sendiri bisa berjalan untuk jangka waktu yang panjang, seperti 3 sampai 6 bulan.
Onboarding karyawan pun sangat penting untuk dilakukan. Sebab, jika karyawan merasa tidak nyaman dengan tempat kerja barunya, mereka bisa saja memilih untuk mengundurkan diri.
Sehingga, angka turnover rate karyawan pun bisa melambung tinggi.
Oleh karena itu, pihak HR perlu mengadakan program onboarding yang efisien dan integratif, agar para karyawan bisa berkontribusi baik di perusahaan dalam jangka waktu panjang.
7 Cara Onboarding Karyawan Remote
Meskipun dampaknya sangat dibutuhkan oleh perusahaan, menjalankan proses onboarding, khususnya secara remote, bukanlah hal yang mudah.
Agar bisa menghasilkan hal positif, kamu sebagai HR perlu memerhatikan beberapa hal serta menjalankan langkah-langkah yang tepat.
Nah, seperti apa cara melakukan onboarding karyawan remote dengan jitu? Berikut GajiGesa paparkan untukmu:
1. Merancang program onboarding sesuai kebutuhan
Setiap perusahaan tentu memiliki nilai, visi, dan misi sesuai dengan target kesuksesan yang ingin dicapai.
Dalam merancang program onboarding, penting bagi kamu untuk mengimplementasikan aspek tersebut ke dalam seluruh rangkaian kegiatannya.
Kemudian, kamu juga perlu membuat target yang jelas. Sebagai contoh, jumlah kegiatan yang akan diadakan dan deskripsi target pencapaiannya, durasi seluruh rangkaian kegiatan, serta waktu spesifik diadakannya kegiatan tersebut.
Jika rancangan tersebut sudah jelas, maka kamu bisa memaparkan keseluruhan timeline dan kegiatannya kepada karyawan baru. Dengan begitu, mereka bisa mengikuti kegiatan yang telah dijadwalkan.
2. Mulai program onboarding sebelum hari pertama kerja
Melansir laman GitLab, cara onboarding karyawan remote berikutnya adalah memulai program sebelum hari pertama kerja.
Sering terjadi, karyawan baru akan merasa cemas jika langsung menghadapi berbagai rutinitas di tempat kerja pada hari pertamanya.
Hal itu berlaku karena mereka masih merasa asing di tempat baru dan masih melakukan proses penyesuaian diri.
Nah, agar kamu bisa memastikan mereka memiliki waktu untuk beradaptasi. Sebaiknya, proses onboarding dilakukan sebelum mereka mulai melaksanakan tanggung jawab kerja yang sebenarnya.
3. Buatlah karyawan baru merasa nyaman dan diterima
Tahukah kamu? Bahwa memberikan ucapan selamat datang kepada karyawan baru saja tidak cukup untuk membuat mereka nyaman dan diterima.
Supaya mereka bisa merasa lebih lepas dan nyaman, kamu sebagai HR perlu meluncurkan proses interaksi interpersonal yang kompleks.
Kamu bisa memanfaatkan platform seperti Zoom atau Google Meet untuk membangun interaksi lebih.
Setelah itu, kamu bisa memulai pertemuan virtual dengan mengenalkan karyawan baru secara formal pada tim yang ke depannya akan bekerja sama dengan mereka.
Dalam pertemuan tersebut, ada baiknya jika topik atau kegiatan yang dilakukan bertujuan untuk meningkatkan keakraban antara satu sama lain.
Lalu, pastikan kegiatan ini dilakukan secara casual atau semi formal, supaya karyawan baru merasa nyaman dan diterima.
4. Berdiskusi untuk mencapai pemahaman bersama
Cara onboarding karyawan remote selanjutnya, yaitu penting untuk menjelaskan visi dan misi perusahaan secara detail.
Selain untuk mengomunikasikan ekspektasi kerja yang diharapkan perusahaan dari karyawannya, kamu juga perlu menjelaskan sistem dan dinamika kerja yang ada.
Setelah itu, pastikan untuk kamu membuka sesi tanya jawab dan diskusi, ya.
5. Memberikan fasilitas pelatihan karyawan
Selain beradaptasi dengan kultur kerja, karyawan juga harus beradaptasi dengan tanggung jawab kerja yang harus mereka penuhi.
Nah, jika kamu merasa ada karyawan yang dianggap kurang menguasai suatu keahlian, jangan sampai kamu langsung mengeluarkan mereka begitu saja.
Namun sebaliknya, kamu bisa memberikan fasilitas pelatihan kerja untuk meningkatkan kemampuan karyawan tersebut.
6. Menyediakan aktivitas bersama mentor
Menurut HBR, cara onboarding karyawan remote lainnya yang tak kalah penting adalah dengan menyediakan aktivitas bersama mentor.
Saat bekerja secara remote, karyawan baru mungkin akan merasa canggung atau segan jika harus menghubungi rekan kerja atau atasannya.
Untuk menghindari hal tersebut, kamu bisa memasangkan karyawan baru dengan seorang mentor untuk membantunya selama proses onboarding berlangsung.
7. Melakukan evaluasi secara berkala
Cara terakhir ini sangat penting, lho, yaitu melakukan evaluasi secara berkala.
Jika tidak ada program evaluasi secara berkala, maka kamu tidak akan mengetahui apakah program ini telah berjalan sesuai dengan tujuan atau tidak.
Oleh sebab itu, penting untuk menjadwalkan waktu khusus untuk mengecek perkembangan dan partisipasi dari karyawan baru dalam program ini.
Itu dia pemaparan singkat GajiGesa mengenai definisi beserta cara onboarding karyawan remote. Jangan lupa dicatat dan diterapkan dengan baik, ya!
