Hingga kini, masih banyak pegiat HR yang merasa bingung menganai cara menulis email penolakan untuk kandidat dengan baik.
Hal tersebut sangatlah wajar. Sebab, konten di dalamnya perlu dibentuk secara profesional dan harus bisa mengundang kandidat untuk tetap menjaga hubungan dengan tim HR perusahan.
Tak hanya itu, pesan ini juga berfungsi untuk meningkatkan employer branding dan mempersingkat proses rekrutmen yang tak jarang memakan biaya besar.
Dalam kata lain, meskipun terlihat sepele email penolakan memiliki peran besar bagi perusahaan. Bukan cuman untuk keperluan perekrutan, tapi, juga untuk sisi finansial.
Nah, maka dari itu, bagaimana sih cara membentuk email penolakan kandidat dengan tepat? Seperti apa contoh-contohnya yang bisa dimanfaatkan pegiat HR?
Yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam rangkuman singkat berikut ini!
3 Contoh Email Penolakan Kandidat
1. Email penolakan untuk kandidat di tahap awal
Menurut laman Hubspot, kamu bisa beri tahu kalau resume mereka belum sesuai dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan saat ini.
Cara menyampaikan hal tersebut dalam email penolakan kandidat bisa kamu ambil contoh dari template di bawah ini:
| Halo, [nama pelamar]. Terima kasih atas ketertarikan Anda untuk posisi [nama posisi/jabatan] di [nama perusahaan]. Resume Anda telah ditinjau, tapi sayangnya tidak dapat kami teruskan untuk tahap seleksi selanjutnya. Untuk saat ini, kami tengah mencari kandidat dengan pengalaman dan keterampilan yang lebih sesuai untuk posisi tersebut. Namun, jangan berkecil hati! Kami menyimpan resume Anda di database dan akan memberitahu Anda jika tersedia posisi yang lebih tepat di perusahaan kami di masa mendatang. Salam, Andre Revilo HR PT. Maju Mundur Kena |
2. Penolakan kandidat yang telah melalui wawancara pendahuluan
Jika kandidat telah melewati wawancara pendahuluan tapi tidak terpilih ke tahap berikutnya, kamu juga perlu menuliskan email penolakan.
Kamu bisa menginformasikan bahwa perusahaan menghargai waktu mereka, namun, tidak bisa meloloskan ke tahap selanjutnya.
Kamu juga memberitahu alasan di balik penolakan ini, seperti adanya beberapa calon lain yang lebih potensial.
| Halo, [nama pelamar]. Senang sekali kami dapat berbicara dengan Anda tentang lamaran pada posisi [nama posisi/jabatan] di [nama perusahaan]. Kami berterima kasih karena Anda telah bersedia meluangkan waktu untuk berbagi latar belakang dan kualifikasi Anda bersama kami. Sayangnya, kami harus menginformasikan bahwa aplikasi Anda tidak dapat kami lanjutkan. Sebabnya tak lain karena saat ini kami telah menemukan kandidat yang lebih tepat untuk posisi tersebut. Kami berharap Anda selalu sukses dengan pencarian dan perkembangan karier Anda di masa mendatang. Salam, Furkaan Nugroho HR PT. Bahagia Bersamamu |
3. Email penolakan kandidat di tahap akhir
Kandidat yang tidak terpilih tahap akhir perlu dituliskan email penolakan yang sifatnya lebih personal.
Kamu bisa memberi tahu kandidat bahwa posisi tersebut sudah terisi dan sampaikan terima kasih atas waktu dan upaya mereka dalam mengikuti seleksi.
Kemudian, alangkah baiknya untuk tidak memberikan email penolakan sebelum kandidat terpilih menerima tawaran pekerjaan.
Kamu tetap memerlukan skenario perekrutan kandidat kedua, jika kualifikasi mereka tidak jauh berbeda.
| Halo, [nama pelamar]. Kami sangat terkesan dengan kemampuan dan pengalaman yang Anda bagikan dalam wawancara mengenai lamaran [nama posisi/jabatan] di [nama perusahaan]. Kami juga berterima kasih atas ketertarikan Anda pada perusahaan kami dan sudah bersedia mengikuti tahap seleksi karyawan hingga tahap akhir. Namun, sayang sekali kami belum bisa memilih Anda untuk bergabung dengan kami. Meskipun ini keputusan yang sulit, kami harus memilih kandidat lain yang memiliki pengalaman dan keterampilan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Kami harap Anda sukses dengan karier Anda di masa depan. Salam, Andre Oliver HR PT. Siuu! |
Itu dia pemaparan kami mengenai tips dan contoh email penolakan untuk kandidat karyawan. Jangan lupa diterapkan, ya!
