Human error payroll masih menjadi salah satu penyebab utama ketidaktepatan pembayaran gaji di banyak perusahaan, terutama ketika proses penggajian masih melibatkan pekerjaan manual, data yang tidak terintegrasi, dan tekanan deadline yang tinggi.
Masalahnya, kesalahan sekecil apa pun dalam proses payroll dapat menyebabkan dampak besar mulai dari salah hitung gaji, kurang bayar lembur, hingga risiko sanksi akibat ketidaksesuaian pajak atau BPJS.
Karena itu, perusahaan di 2026 perlu memiliki pendekatan yang lebih strategis untuk mengurangi human error payroll, baik melalui automasi, pelatihan, maupun perbaikan proses internal.
Nah, artikel berikut ini akan membahas secara mendalam mengapa kesalahan payroll masih terjadi, apa dampaknya, serta bagaimana perusahaan bisa memastikan penggajian berjalan lebih akurat dan efisien.
Yuk, simak selengkapnya di bawah ini!
Mengapa Human Error dalam Payroll Masih Banyak Terjadi?
Walaupun sistem HR semakin canggih, kenyataannya masih banyak perusahaan masih menghadapi tantangan yang sama setiap bulan saat proses payroll dimulai, berikut faktor penyebabnya:
1. Penggunaan proses manual yang tidak efisien
Banyak perusahaan masih melakukan input data secara manual, termasuk rekap absensi, lembur, cuti, hingga komponen variabel lainnya.
Pekerjaan yang repetitif dan numpuk menjelang akhir bulan membuat staf rentan melakukan kesalahan hitung atau salah memasukkan nominal.
Contoh umum:
- Salah mengetik angka, misalnya 10 jam lembur terinput menjadi 100 jam.
- Salah membaca data absensi karena format file tidak rapi.
- Spreadsheet yang saling bertabrakan antar divisi.
2. Sistem tidak terintegrasi
Ketika sistem absensi, payroll, dan HRIS tidak saling terhubung, HR harus melakukan rekonsiliasi data secara manual.Â
Perpindahan data antar format dan file yang berbeda meningkatkan risiko human error payroll, apalagi jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.
3. Tekanan deadline dan beban kerja tinggi
Payroll merupakan pekerjaan yang memiliki deadline tetap setiap bulan.
Ketika HR kejar waktu sambil mengerjakan banyak hal sekaligus, seperti rekap lembur, validasi absensi, perhitungan BPJS, dan revisi data karyawan, membuat tingkat stres meningkat dan fokus bisa menurun dapat memicu kesalahan kecil yang berdampak besar.
4. Kurangnya pelatihan dan pemahaman regulasi baru
Regulasi ketenagakerjaan di Indonesia sejatinya cukup dinamis, termasuk aturan BPJS, perubahan tarif PPh 21, insentif tertentu, hingga perubahan struktur upah.Â
Jika tim payroll tidak rutin mengikuti update atau pelatihan, mereka bisa salah menerapkan perhitungan, dan hal ini berpotensi menimbulkan masalah hukum.
4. Data karyawan berubah tetapi tidak terupdate
Perubahan seperti promosi, penyesuaian gaji, perubahan shift, atau mutasi antar cabang harus dicatat dengan akurat.
Jika salah satu data tidak diperbarui, perhitungan gaji bisa meleset jauh dan menciptakan error berulang setiap bulan.
Dampak Kesalahan Akibat Faktor Manusia Terhadap Operasional Bisnis
Kesalahan payroll bukan sekadar angka yang tidak akurat, konsekuensinya bisa berdampak jangka panjang pada perusahaan. Melansir laman HRD Pintar, berikut adalah contoh-contohnya:
1. Penurunan kepercayaan dan loyalitas karyawan
Karyawan sangat mengandalkan gaji untuk kebutuhan sehari-hari.
Jadi, jika gaji salah hitung atau pengirimannya terlambat, hal ini akan langsung menurunkan kepercayaan dan loyalitas mereka.Â
Dalam jangka waktu yang panjang, kesalahan seperti ini pun akhirnya bisa meningkatkan turnover dan memengaruhi performa kerja.
2. Dampak finansial dan administratif
Perusahaan harus mengalokasikan waktu ekstra untuk memperbaiki data, menghitung ulang, hingga melakukan rekonsiliasi.
Jika kesalahan sering terjadi, biaya operasional akan membengkak.
3. Risiko hukum dan sanksi pemerintah
Salah hitung pajak atau BPJS dapat menyebabkan perusahaan terkena denda atau penagihan ulang.
Selain itu, regulasi ketenagakerjaan sangat ketat, sehingga kesalahan sistematis bisa menciptakan permasalahan hukum.
4. Reputasi perusahaan terganggu
Karyawan yang merasa dirugikan dapat membagikan keluhan ke media sosial atau komunitas profesional. Hal ini tentunya dapat memengaruhi employer branding perusahaan.
6 Strategi Efektif Mengurangi Human Error Payroll
Untuk memastikan proses payroll berjalan lebih akurat, berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan perusahaan:
1. Mengimplementasikan sistem payroll otomatis
Menggunakan software payroll yang terintegrasi dengan absensi dan HRIS dapat memangkas kesalahan input manual hingga 80%.
Automasi memastikan perhitungan pajak, BPJS, insentif, dan lembur dilakukan secara otomatis berdasarkan data real-time.
Manfaat utamanya yaitu data lebih konsisten, perhitungan otomatis sesuai regulasi, dan audit trail jelas dan terenkripsi.
2. Membuat dan mengikuti standard operating procedures (SOP) payroll
SOP yang jelas membantu seluruh tim menjalankan proses secara konsisten.
Kemudian, SOP juga memastikan semua tahap, mulai dari pengumpulan data hingga approval, dilakukan tanpa ada yang terlewat.
3. Melakukan audit payroll berkala
Audit bulanan atau kuartalan membantu perusahaan menemukan pola kesalahan berulang dan memperbaikinya sebelum berdampak besar.
Selain itu, audit juga membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah.
4. Memberikan pelatihan rutin kepada tim HR & payroll
Pelatihan tentang regulasi pajak terbaru, BPJS, fitur software baru, hingga manajemen data sangat penting untuk meminimalkan kesalahan akibat faktor manusia.
Tim yang terlatih akan lebih cepat mendeteksi ketidaksesuaian.
5. Meningkatkan validasi data internal
Menggunakan sistem double-check sebelum payroll berjalan merupakan strategi efektif untuk mencegah kesalahan, misalnya:
- Cross-check lembur dengan supervisor.
- Konfirmasi perubahan gaji dengan Finance Manager.
- Validasi data BPJS setiap bulan.
6. Mengurangi tekanan deadline dengan mengelola arus kas lebih stabil
Banyak kesalahan terjadi karena tim HR harus bekerja dalam tekanan waktu, terutama ketika perusahaan tetap harus membayar gaji tepat waktu meski arus kas sedang tidak stabil.
Dengan adanya dukungan finansial yang membantu menjaga kestabilan cash flow, proses payroll dapat berjalan lebih tenang dan terkontrol.Â
Hal ini membuat HR memiliki ruang lebih untuk melakukan pengecekan data secara menyeluruh sehingga risiko kesalahan dapat diminimalkan.
Mengoptimalkan Payroll dengan Dukungan Modal: Solusi Modern untuk HR
Sederhananya, human error dalam payroll sering kali bukan karena kurangnya niat atau kompetensi dari tim HR, melainkan akibat proses yang masih manual, sistem yang belum terintegrasi, serta tekanan deadline yang tinggi setiap bulan.
Di 2026 nanti, perusahaan perlu melihat bahwa payroll bukan hanya tugas administratif, tetapi juga proses strategis yang membutuhkan sistem, kesiapan tim, dan dukungan operasional yang tepat.
Selain automasi dan perbaikan proses internal, menjaga kelancaran arus kas juga berperan besar dalam menciptakan proses penggajian yang lebih akurat dan minim kesalahan. Ketika tekanan pembayaran gaji berkurang, tim HR memiliki ruang untuk bekerja lebih fokus dan teliti.
Di sinilah Payroll Financing atau Dana Talangan Gaji dari GajiGesa dapat menjadi solusi terbaik untuk bisnis.
Dengan dukungan pembiayaan yang fleksibel, perusahaan dapat memastikan gaji tetap dibayarkan tepat waktu tanpa menambah beban operasional, sekaligus membantu HR menekan risiko human error dalam proses payroll.
Dengan layanan ini, perusahaan juga bisa:
- Memastikan pembayaran gaji tetap tepat waktu meski cash flow sedang ketat.
- Mengurangi tekanan pada tim HR, sehingga risiko kesalahan menurun.
- Meningkatkan kepuasan dan kepercayaan karyawan.
- Menjaga stabilitas operasional bisnis.
- Mencegah perusahaan harus melakukan pinjaman jangka pendek yang mahal.
Solusi ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan, terutama di momen-momen kritis seperti akhir tahun, masa peak season, atau ketika piutang belum cair.
Payroll Financing: Solusi Pembiayaan untuk Kelancaran Penggajian Perusahaan
Dengan adanya Payroll Financing atau Dana Talangan Gaji, perusahaan dapat tetap membayar gaji karyawan secara tepat waktu tanpa mengorbankan operasional lainnya.
