Internship adalah program kerja atau magang bersifat sementara yang dirancang untuk memberikan pengalaman profesional nyata bagi pelajar, mahasiswa, atau fresh graduate.
Dari sudut pandang HR, internship atau magang merupakan strategi penting untuk mengembangkan talenta masa depan dan menguatkan citra perusahaan sebagai tempat berkembangnya potensi muda.
Yuk, pahami lebih lanjut mengenai program internship berikut ini!
Definisi dan Tujuan Program Internship
Secara operasional dan legal, internship yang diakui oleh Undang‑Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan merupakan bentuk pelatihan kerja.
Diselenggarakan melalui perjanjian tertulis antara penyelenggara dan peserta, dengan pembimbing berpengalaman untuk transfer kompetensi teknis dan profesional.
Kemudian, tujuan utamanya diadakan program internship adalah:
- Mengasah skill kerja praktis, bukan hanya teori.
- Memperkenalkan peserta ke budaya korporat dan standar industri.
- Membina kandidat potensial untuk rekrutmen jangka panjang.
- Meningkatkan employer branding dan relasi dengan institusi akademik.
Regulasi & Peraturan Terkini Program Internship
Berikut adalah regulasi terbaru yang wajib dipahami oleh HR terkait internship di Indonesia:
1. UU No. 13/2003 & KUH Perdata
- Internship wajib melalui perjanjian tertulis (Pasal 22). Tanpa itu, status peserta berubah menjadi karyawan tetap dengan upah dan hak penuh.
- Produk akhir internship berupa kompetensi yang dapat dikenali secara hukum (sertifikat) sesuai Pasal 23 KUH Perdata dan Permenaker.
2. Permenaker No. 6/2020 (berlaku sejak 9 April 2020)
- Durasi maksimal 1 tahun, jumlah pemagang tidak boleh melebihi 20 % dari total karyawan.
- Harus ada perjanjian magang (termasuk hak & kewajiban, uang saku, durasi, program pelatihan).
- Pembimbing harus pegawai dengan minimal 6 bulan pengalaman, kompeten, dan ditunjuk resmi.
- Struktur program: 10–25 % teori, sisanya praktik dan simulasi.
3. Permenaker No. 5/2021 (BPJS Ketenagakerjaan)
- Peserta magang wajib didaftarkan BPJS Ketenagakerjaan untuk JKK & JKM .
- Pendaftaran harus dilakukan langsung oleh pemberi kerja dan aktif segera setelah penerimaan pendaftaran magang.
4. Sanksi & perlindungan hukum
- Perusahaan bisa dikenakan sanksi administratif seperti teguran, denda, hingga pencabutan izin bila tidak mendaftarkan magang ke BPJS.
- Pelanggaran hak peserta, misalnya mempekerjakan layaknya karyawan tetap berpotensi digugat karena wanprestasi kontrak.
Perusahaan: Hak & Kewajiban
1. Hak perusahaan
- Menetapkan kriteria peserta (usia ≥ 17, pendidikan, skill, status akademik) .
- Merancang program magang yang memuat detail durasi, kurikulum, silabus, target kompetensi, mentor. Serta, dilengkapi unit pelatihan dan fasilitas pendukung sesuai standar nasional.
- Membuat dan menandatangani perjanjian magang resmi, serta mendapat verifikasi dari Dinas Ketenagakerjaan.
- Mengevaluasi kinerja peserta secara berkala, serta memutuskan kelulusan, perpanjangan, atau penghentian sesuai hasil evaluasi.
2. Kewajiban perusahaan
- Mendaftarkan peserta ke BPJS Ketenagakerjaan untuk JKK & JKM.
- Memberikan uang saku sesuai perjanjian seperti transport, makan, dan insentif lainnya.
- Menyediakan fasilitas K3, APD, serta lingkungan kerja yang aman.
- Menyiapkan mentor/pembimbing yang kompeten secara teknis dan metodologis.
- Menyusun laporan akhir magang, sertifikat kompetensi, dan dokumentasi hasil program.
Karyawan Internship: Hak & Kewajiban
1. Hak karyawan
- Mendapatkan pengalaman kerja nyata dan kesempatan belajar baik teoritis maupun praktis.
- Akses ke pembimbing berkompeten yang membimbing perkembangan teknis dan soft skill.
- Mendapatkan uang saku sesuai perjanjian seperti uang makan, transport, dan insentif lainnya.
- Dilindungi oleh jaminan JKK & JKM melalui BPJS .
- Menerima evaluasi berkala dan umpan balik yang konstruktif.
- Memperoleh sertifikat kompetensi atau keterangan resmi setelah program selesai .
2. Kewajiban karyawan
- Menandatangani perjanjian pemagangan dan mematuhi semua pasal termasuk jadwal, absensi, dan kode etik.
- Mengikuti seluruh rangkaian program magang dengan disiplin.
- Menjaga kerahasiaan data dan reputasi perusahaan.
- Mengkomunikasikan kondisi kerja terutama jika terjadi kecelakaan atau masalah kesehatan.
Tips Implementasi Program Internship untuk HR
Supaya program magang bisa berjalan sesuai hukum, etis, dan juga bermanfaat, tim HR perlu memerhatikan beberapa langkah berikut ini:
1. Buat draft perjanjian magang yang komprehensif
Langkah pertama untuk implementasi program internship adalah membuat perjanjian magang yang komprehensif.
Perjanjian magang merupakan fondasi legal dari hubungan antara peserta dan perusahaan.
Sehingga, draft ini harus memuat beberapa hal, yaitu:
- Identitas kedua belah pihak (perusahaan dan peserta).
- Tujuan dan ruang lingkup magang, termasuk posisi, divisi, dan deskripsi singkat pekerjaan.
- Durasi magang secara spesifik, misal: 3 bulan dari 1 Juli hingga 30 September 2025.
- Hak & kewajiban masing-masing pihak, terutama dalam hal jam kerja, tunjangan, dan pelaporan.
- Besaran uang saku, serta frekuensi pembayarannya, misalnya: dibayarkan setiap akhir bulan.
- Perlindungan BPJS Ketenagakerjaan, termasuk JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) dan JKM (Jaminan Kematian).
- Mekanisme evaluasi dan pelaporan, baik di tengah program maupun saat penutupan.
2. Siapkan unit pelatihan dan infrastruktur pendukung
Permenaker No. 6/2020 mengharuskan perusahaan memiliki unit pelatihan khusus, baik berupa ruang teori maupun ruang praktik.
Sehingga, HR perlu memastikan:
- Tersedia ruang pelatihan khusus bukan hanya tempat kerja biasa dengan akses ke komputer, alat kerja, atau software khusus sesuai divisi.
- Fasilitas keamanan kerja (K3) seperti helm, sepatu safety, masker, pelatihan tanggap darurat bagi peserta di area produksi/lapangan.
- Sumber daya pelatihan seperti modul, SOP, video tutorial, dan buku panduan kerja.
3. Tetapkan pembimbing yang kompeten dan bertanggung jawab
Setiap peserta magang wajib dibimbing oleh instruktur profesional, sehingga HR harus menunjuk pembimbing dengan kualifikasi:
- Minimal 6 bulan pengalaman kerja di bidang terkait.
- Memiliki kemampuan teknis dan pedagogis, yang mampu mengajar, bukan sekadar ahli.
- Bersedia menyusun laporan evaluasi dan memberikan feedback yang membangun.
- Mampu menjadi jembatan komunikasi antara peserta dan HR.
4. Susun kurikulum magang yang terstruktur
Program magang yang baik harus memiliki kurikulum atau rencana pelatihan yang jelas dan terdokumentasi, untuk komponen pentingnya meliputi:
- Orientasi awal (1–2 hari): pengenalan perusahaan, nilai-nilai, SOP, dan budaya kerja.
- Pelatihan teknis: minimal 10–25% waktu dialokasikan untuk teori atau simulasi.
- Tugas praktik nyata: 75–90% kegiatan magang harus bersifat hands-on, relevan dengan posisi.
- Target mingguan/bulanan: peserta tahu apa yang dicapai, HR mudah menilai progres.
- Umpan balik terjadwal: sesi review tiap bulan antara peserta, pembimbing, dan HR.
5. Melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala
Evaluasi program magang tidak bisa dilakukan hanya di akhir masa kerja, sehingga HR perlu membangun sistem monitoring secara aktif, yaitu:
- Laporan mingguan dari peserta, yang berisi aktivitas, tantangan, dan pembelajaran.
- Feedback dua arah antara pembimbing dan peserta.
- Survei evaluasi program oleh peserta sebagai masukan bagi HR.
- Penilaian performa dan kompetensi akhir, mencakup kehadiran, kedisiplinan, keterampilan teknis, soft skill, dan sikap kerja.
6. Siapkan dokumen penutup magang
Setelah program selesai, peserta berhak mendapatkan dokumen resmi sebagai bukti partisipasi dan kompetensi, sehingga HR perlu menyusun:
- Surat Keterangan Magang (SKM) yang ditandatangani HRD dan pembimbing.
- Sertifikat Kompetensi (opsional) yang mencantumkan skill yang dikuasai.
- Feedback tertulis untuk pengembangan karier peserta.
- Survei kepuasan untuk mengevaluasi kualitas program secara internal.
