Waspada! Ini 6 Kesalahan Payroll yang Sering Terjadi di Awal Tahun

Kesalahan payroll kerap terjadi di awal tahun karena banyaknya perubahan yang harus dihadapi perusahaan secara bersamaan, mulai dari penyesuaian gaji, pembaruan data karyawan, hingga perubahan regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan. 

Jika tidak diantisipasi dengan baik, kesalahan penggajian tidak hanya berdampak pada keterlambatan atau ketidaktepatan pembayaran gaji, tetapi juga dapat menurunkan kepercayaan karyawan serta memicu risiko kepatuhan bagi perusahaan. 

Oleh karena itu, memahami bentuk-bentuk kesalahan penggajian yang sering muncul di awal tahun menjadi langkah penting bagi tim HR dan finance.

Apa sajakah itu? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut ini!

6 Kesalahan Payroll yang Harus Perusahaan Hindari

1. Data karyawan belum terbarui secara menyeluruh

Awal tahun biasanya menjadi momen terjadinya banyak perubahan data karyawan, seperti kenaikan gaji, promosi jabatan, perubahan status pernikahan dan tanggungan pajak, hingga masuknya pegawai baru. 

Salah satu kesalahan payroll yang paling sering terjadi adalah penggunaan data lama, karena proses pembaruan belum dilakukan secara menyeluruh atau belum tersinkronisasi antar sistem.

Ketika data karyawan tidak akurat, perhitungan gaji menjadi tidak sesuai dengan kondisi aktual. 

Dampaknya bisa berupa gaji yang kurang dibayarkan, potongan yang berlebih, atau kesalahan pada slip gaji. 

Hal ini berpotensi menimbulkan ketidakpuasan karyawan dan meningkatkan beban administrasi karena HR harus melakukan koreksi ulang.

2. Kesalahan perhitungan pajak dan iuran BPJS

Perubahan kebijakan pajak dan batas upah BPJS yang biasanya berlaku di awal tahun juga sering menjadi sumber kesalahan penggajian. 

Perusahaan yang terlambat memperbarui formula perhitungan PPh 21 atau iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan berisiko melakukan potongan yang tidak sesuai aturan terbaru.

Menurut laman hipajak, kesalahan ini tidak hanya berdampak pada karyawan, tetapi juga dapat menimbulkan risiko denda atau sanksi administratif bagi perusahaan. 

Selain itu, ketidakakuratan potongan pajak dan BPJS dapat merusak kepercayaan karyawan karena menyangkut kewajiban dan hak finansial mereka.

3. Komponen gaji tidak terinput dengan benar

Di awal tahun, perusahaan sering kali masih memproses komponen gaji tambahan seperti sisa bonus akhir tahun, insentif kinerja, atau pembayaran lembur di bulan sebelumnya.

Tanpa proses pencatatan dan verifikasi yang rapi, kesalahan penggajian dalam bentuk salah input nominal atau salah kategori komponen gaji sangat mungkin terjadi.

Sehingga, membuat slip gaji menjadi kurang transparan dan sulit dipahami oleh karyawan. 

Jika terjadi berulang, kondisi ini dapat memicu banyak pertanyaan, komplain, bahkan menurunkan kredibilitas perusahaan dalam mengelola administrasi penggajian.

4. Keterlambatan proses payroll di awal tahun

Awal tahun sering bertepatan dengan cuti bersama, penyesuaian jadwal kerja, hingga penataan ulang prioritas operasional perusahaan. 

Situasi ini kerap membuat proses payroll terlambat dijalankan. 

Keterlambatan pembayaran gaji merupakan salah satu kesalahan penggajian yang paling sensitif karena berdampak langsung pada kondisi finansial karyawan.

Bagi karyawan, gaji yang terlambat dapat mengganggu perencanaan keuangan bulanan, sementara bagi perusahaan hal ini bisa menurunkan motivasi dan produktivitas kerja. 

Dalam jangka panjang, keterlambatan gaji juga dapat memengaruhi tingkat retensi karyawan.

5. Kurangnya kontrol internal dan proses approval

Kesalahan penggajian juga sering terjadi akibat lemahnya kontrol internal, seperti tidak adanya proses pengecekan ulang sebelum gaji diproses atau minimnya mekanisme approval berlapis. 

Tanpa sistem kontrol yang kuat, kesalahan kecil dapat lolos dan baru disadari setelah gaji dibayarkan.

Proses koreksi setelah gaji diterima karyawan tentu jauh lebih kompleks dan berisiko menimbulkan ketidaknyamanan. 

Oleh karena itu, kontrol internal yang jelas dan terstruktur menjadi elemen penting dalam meminimalkan kesalahan penggajian.

6. Kendala cash flow perusahaan

Terakhir, selain faktor teknis dan administratif, kendala cash flow juga menjadi penyebab tersembunyi terjadinya kesalahan penggajian di awal tahun. 

Pengeluaran besar di akhir tahun, keterlambatan pembayaran dari klien, atau penurunan pendapatan sementara dapat membuat perusahaan kesulitan menyediakan dana gaji secara tepat waktu.

Dalam kondisi ini, risiko keterlambatan pembayaran gaji meningkat, meskipun perhitungan payroll sudah dilakukan dengan benar. 

Jika tidak ditangani dengan solusi yang tepat, masalah cash flow dapat berdampak langsung pada kesejahteraan karyawan.

Cara Menghindari Kesalahan Payroll di Awal Tahun

Untuk meminimalkan kesalahan penggajian, perusahaan perlu melakukan persiapan sejak awal.

Mulai dari memastikan data karyawan selalu terbarui, mengikuti perkembangan regulasi terbaru, serta menggunakan sistem payroll yang terintegrasi antara HR dan finance. 

Selain itu, penting juga untuk memiliki rencana cadangan dalam menghadapi kendala cash flow agar kewajiban pembayaran gaji tetap dapat dipenuhi.