Standar operasional prosedur (SOP) menjadi hal penting yang dibutuhkan dalam perusahaan. Bukan hanya sebagai pedoman kerja, melainkan juga sebagai bahan evaluasi dan dasar hukum. Dalam menyusun SOP perusahaan, seluruh perwakilan departemen harus dilibatkan agar tidak terjadi miskomunikasi dalam kerja.
Dengan adanya standar operasional prosedur, semua kegiatan mulai dari produksi hingga penjualan akan berjalan dengan baik. Dalam proses penyusunan SOP, ada langkah-langkah yang perlu diperhatikan.
GajiGesa akan memberikan pengertian, fungsi, dan cara menyusun SOP perusahaan yang efektif.
Pengertian SOP
SOP merupakan kepanjangan dari Standard Operating Procedure atau dalam bahasa Indonesia adalah Standar Operasional Prosedur. Secara definisi, SOP adalah serangkaian prosedur untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
Tujuan adanya SOP yaitu, sebagai acuan dalam melaksanakan proses kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi di perusahaan. SOP berisi indikator teknis, administratif, dan prosedural yang telah disesuaikan dengan unit kerja yang terlibat.
Fungsi SOP
Fungsi SOP antara lain yaitu, agar perusahaan memiliki rujukan pengetahuan kegiatan operasional yang terus diperbarui. Dengan adanya contoh SOP, proses evaluasi akan jadi lebih mudah dalam memastikan standar operasional berjalan dengan sesuai.
SOP juga berfungsi untuk melacak kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan. Biasanya, dalam SOP memuat formulir kerja, seperti berita acara, bukti pengiriman, dan lain sebagainya. Fungsi selanjutnya adalah sebagai panduan kerja yang memudahkan dalam hal operasional.
Standar operasional prosedur berfungsi sebagai dasar hukum. Jika ada satu pihak yang melanggar, maka akan mendapat sanksi sesuai dengan yang tertulis di dalam SOP. Maka, dengan adanya SOP, ini akan memudahkanmu untuk mencari dan menemukan penyebab setiap kesalahan operasional.
Langkah Menyusun SOP Perusahaan
Ada enam langkah dalam menyusun SOP perusahaan yang perlu diperhatikan.
1. Membentuk Tim Penyusun
Idealnya, dalam membentuk tim penyusun SOP terdiri dari perwakilan tiap departemen di perusahaan. Departemen human resource development (HRD) juga harus terlibat dalam pembuatan SOP. Kunci utama dalam membentuk tim penyusun ini adalah melibatkan karyawan yang mengenal cara kerja, visi, misi, dan prosedur perusahaan dengan baik.
2. Mempelajari Bisnis Perusahaan
Setelah membentuk tim, pelajari bisnis perusahaan mulai dari proses produksi, penjualan, pengiriman dan distribusi produk. Kemudian, cari tahu dokumen apa yang dibutuhkan dan siapa saja yang terlibat dalam proses produksi. Setiap departemen dapat menganalisa secara keseluruhan untuk mendapatkan gambaran yang jelas.
3. Menyusun dan Review Hasil Flow Chart
Menyusun flow chart adalah kegiatan membuat urutan alur kerja yang sesuai dalam proses bisnis perusahaan. Tujuannya, untuk memvisualisasikan data yang terkumpul, agar hubungan antar departemen dapat terlihat dengan mudah.
Dalam menyusun flow chart, tulis person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas. Setelah flow chart telah tersusun, periksa ulang dengan membagikannya ke masing-masing departemen. Hal ini bertujuan untuk menemukan poin yang dianggap belum sesuai. Kemudian lakukan perbaikan dengan hasil yang sudah final.
4. Simulasi SOP
Tujuan melakukan simulasi SOP adalah untuk mengetahui ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam penerapannya. Setiap bagian dalam SOP harus sesuai dengan yang telah ditetapkan. Jika terjadi ketidaksesuaian dalam penerapan, maka SOP harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum disetujui.
5. Evaluasi dan Perbaikan
Segera lakukan evaluasi dengan tim penyusun SOP dan temukan bagian yang harus diperbaiki. Karena masing-masing departemen memiliki tanggung jawab yang berbeda, maka SOP dan hasil final harus sesuai dengan kondisi agar dinilai adil.
6. Sosialisasi dan Penerapan SOP
Setelah melalui tahap evaluasi dan perbaikan, sosialisasikan SOP kepada setiap karyawan. Sosialisasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan karyawan, membagikan informasi tentang SOP, atau mengadakan seminar dan penyuluhan mengenai standar operasional prosedur.
Itu tadi penjelasan singkat mengenai fungsi dan langkah menyusun SOP perusahaan. Sudahkah perusahaanmu memiliki standar operasional prosedur?
