Payroll adalah proses pembayaran gaji yang dilakukan oleh pemberi kerja kepada karyawan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan.
Dalam proses kerjanya, tim HR perusahaan bertugas untuk menentukan upah yang harus dibayar setiap bulan kepada karyawan. Mulai dari upah pokok, tunjangan karyawan, biaya perjalanan, makan, hingga uang lembur.
Nah, tugas tersebut tentu tak mudah untuk dilakukan. Terutama jika tim HR bekerja secara mandiri tanpa bantuan teknologi terkini.
Untungnya, proses penggajian yang sebelumnya rumit dan serba manual, kini bisa dikerjakan dengan lebih praktis dengan adanya sistem payroll.
Teknologi otomatisasi ini dijamin bisa membuat proses penggajian menjadi lebih efektif dan efisien, tak hanya bagi tim HR, tapi juga untuk karyawan.
Namun, apa sih sebenarnya sitem payroll itu? Lalu, apa saja jenis-jenisnya yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan? Yuk, simak pemaparan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Payroll?
Menurut Investopedia, payroll adalah sistem penggajian yang digunakan perusahaan untuk membayar upah karyawan dalam periode tertentu, seperti mingguan atau bulanan.
Sistem penggajian karyawan ini hadir dengan pendekatan yang sifatnya lebih modern. Ia dapat memudahkan HR dalam mengelola upah pekerja, sehingga gaji bulanan atau mingguan mereka dapat didistribusikan dengan langkah yang lebih praktis.
Bayangkan jika HR harus menentukan gaji staf setiap hari, pasti waktu mereka akan habis hanya untuk mengurus pembayaran gaji.
Terlebih lagi jika perusahaan tersebut memiliki banyak karyawan. Menghitung gaji secara manual tentu akan menjadi tantangan besar bagi HR.
Melalui payroll, karyawan juga bisa menerima informasi detail terkait berbagai komponen dalam penggajian mereka.
Mulai dari gaji pokok, penggantian biaya makan dan perjalanan, pembayaran bonus, serta iuran BPJS. Karyawan dapat melihat rincian komponen gaji ini pada slip gaji bulanan mereka.
Nah, untuk makin mempermudah inisiatif ini, tim HR juga bisa memanfaatkan sistem payroll.
Menurut laman Quick Books, teknologi ini mengacu pada software yang digunakan bisnis untuk mengelola dan mengotomatiskan proses pembayaran karyawan.
Aplikasi ini bisa menghitung gaji pokok dan pajak, melacak jam kerja, serta mengeluarkan pembayaran melalui setoran langsung melalui rekening bank.
Sebagian besar perusahaan perlu menyiapkan sistem payroll untuk mempermudah proses penggajian dan kinerja operasional tim HR.
Meskipun sistem payroll mungkin bukan bagian paling menarik dari menjalankan bisnis, kehadiran sistem ini tetap penting untuk keberlangsungan perusahaan, terutama untuk pengalaman tim HR dan karyawan.
Manfaat Payroll dalam Pengelolaan Perusahaan
Seperti yang sudah GajiGesa paparkan, dengan sistem payroll perusahaan bisa secara otomatis melakukan manajemen penggajian karyawan secara keseluruhan.
Hal ini jelas memberikan banyak manfaat bagi perusahaan dan karyawan di antaranya yaitu:
1. Sistem disesuaikan dengan ketentuan perusahaan
Sistem payroll yang digunakan disediakan oleh pihak ketiga, tapi dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan demikian, sistem ini dapat berjalan tanpa mengganggu proses bisnis perusahaan dan tetap selaras dengan sistem pengelolaan yang dimiliki oleh HR.
2. Data terintegrasi
Data yang diperlukan untuk perhitungan payroll mencakup informasi tentang setiap karyawan, seperti identitas, presensi, lembur, absen, izin cuti, capaian yang mendapatkan kompensasi, denda, dan lainnya.
Semua data ini akan terintegrasi dalam sistem payroll dan perhitungannya pun dilakukan secara otomatis. Sehingga, tim HR dan perusahaan akan diringankan proses kerjanya ketika harus mengelola data karyawan.
3. Perhitungan berjalan otomatis
Semua perhitungan gaji dalam sistem payroll akan dilakukan secara otomatis dengan mempertimbangkan setiap variabel yang relevan.
Perhitungan yang akurat diperoleh berdasarkan input data yang telah dilakukan, sehingga mengurangi risiko kesalahan.
Selain itu, karena perhitungan dilakukan secara otomatis, pembayaran gaji takkan melewati tenggat waktu yang ditentukan, bahkan jika hari gajian jatuh pada hari libur.
4. Mengurangi risiko human error dalam penggajian
Dikarenakan perhitungan dilakukan oleh sistem, risiko human error menjadi sangat kecil. Selama data yang diinput ke sistem telah diverifikasi, hasil perhitungannya akan tepat.
Namun, pemantauan tetap diperlukan oleh staf terkait untuk mengantisipasi kemungkinan kesalahan yang disebabkan oleh masalah sistem atau tindakan oknum yang tidak bertanggung jawab
Jenis Sistem Payroll di Indonesia
Melihat penjelasan di atas, bisa disederhanakan kalau payroll adalah gerbang bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi bisnisnya.
Namun, penggunaan sistemnya tak bisa sembarangan. Mengapa demikian? Sebab, kebutuhan setiap perusahaan dan sektor industri itu berbeda-beda.
Untuk keperluan tersebut, pemilik bisnis dan kepentingan perlu memanfaatkan jenis sistem payroll yang tepat.
Adapun ada ragam variasi dari teknologi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Payroll service
Jenis payroll pertama ini paling sering digunakan oleh banyak perusahaan. Alasan utamanya tak lain karena data bisnis nanti masih bisa disimpan secara otomatis di server milik perusahaan.
Dengan data karyawan yang tersimpan otomatis di server perusahaan tanpa melibatkan resource pihak ketiga, keamanannya lebih terjamin. Perusahaan pun bisa mengelola semua data dengan lebih mudah.
Namun, perusahaan harus mempersiapkan beberapa hal dengan baik agar sistem ini bisa diterapkan dengan lancar, seperti bekerja sama dengan GajiGesa.
Yap, pertama-tama, karyawan kamu bisa mendapatkan 1 bulan GRATIS menggunakan layanan Earned Wage Access (EWA) Akses Gaji Fleksibel kami.
Fitur tersebut bisa digunakan karyawan untuk menarik gajinya sebelum tanggal gajian tiba. Alhasil, mereka tak perlu cemas ketika harus bayar kebutuhan di tengah bulan.
Di luar EWA GajiGesa, tim HR-mu nanti juga bisa langsung menggunakan layanan payroll service khusus dari Gaji.id.
Layanan mereka sudah terintegrasi dengan fitur EWA GajiGesa dan akan langsung terhubung dengan metode penggajian perusahaanmu
Sehingga, pemroresan dan pengelolaan upah karyawan bakal menjadi lebih tertata dan mudah untuk dipantau.
Bagaimana? Menarik bukan? Nah, fitur EWA dan layanan payroll ini hanya bisa dimanfaatkan jika perusahaanmu sudah bergabung dengan GajiGesa.
Jadi, jangan sampai ketinggalan. Yuk, isi formulir di bawah artikel ini dan rekomendasikan perusahaanmu pada kami sekarang juga!
2. Cloud payroll
Selanjutnya ada cloud payroll, salah satu jenis software payroll yang menggunakan server cloud sebagai media penyimpanan.
Software jenis ini dinilai sangat aman dan memberikan fleksibilitas tinggi bagi para penggunanya.
Dikarenakan berbasis cloud, sehingga mudah diakses melalui jaringan internet. Biasanya, software berbasis cloud juga dikelola langsung oleh penyedia layanan IT.
Dengan begitu, penggunaannya menjadi lebih mudah dan praktis.
3. Payroll Hosted
Seperti namanya, jenis sistem payroll ini memanfaatkan pihak ketiga dalam hal penyimpanan data.
Meskipun lokasi host berada jauh, perusahaan tetap bisa mengaksesnya dengan mudah menggunakan komputer di kantor untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.
Keunggulan dari payroll hosted adalah perusahaan tidak perlu membeli software atau membangun server sendiri, sehingga proses payroll dapat dilakukan dengan lebih mudah.
