Bagi para profesional yang sudah lama berkecimpung di dunia human resources, pasti sudah mengenal baik apa itu proses administrasi untuk karyawan yang resign.
Bagaimana tidak? Hal ini sangatlah penting untuk diterapkan.
Tak hanya menyelesaikan urusan administrasi karyawan, prosesnya juga krusial untuk memastikan bahwa perusahaan mengikuti regulasi yang berlaku selama proses offboarding.
Pegiat human resources pun di sini berperan besar untuk menyaring feedback dari karyawan yang mengundurkan diri.
Namun, sayangnya proses kerja administrasi ini masih dipandang sebelah mata oleh banyak perusahaan. Alhasil, evaluasi untuk peningkatan kualitas manajemen SDM di masa mendatang jadi kurang maksimal.
Nah, memangnya apa saja tahap-tahap yang perlu dilakukan dalam proses administrasi tersebut? Apa manfaat yang bisa diraih perusahaan dari masing-masing tahap tersebut?
Agar lebih jelas, yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam rangkuman GajiGesa di bawah ini!
4 Proses Administrasi Karyawan Resign yang Harus Dilakukan HR
Umumnya, tim HR akan mulai melakukan proses administrasi saat menerima surat pengunduran diri dari karyawan.
Berikut ini ialah keseluruhan prosesnya yang perlu dilakukan, yaitu:
- Mempersiapkan clearance form atau formulir pengembalian barang dan dokumen perusahaan. Misalnya, laptop, seragam, alat komunikasi, kendaraan dinas, dan lainnya
- Menghitung gaji, tunjangan, insentif, serta memindahkan status BPJS
- Meminta karyawan untuk berkomunikasi dengan manajer, serta menyelesaikan pekerjaan sebelum hari H resign
1. Hak karyawan resign
Pada dasarnya, karyawan yang mengundurkan diri berhak memperoleh beberapa hal, seperti uang penggantian hak. Menurut UU Ketenagakerjaan pasal 156 ayat 4, uang tersebut meliputi:
- Hak cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur
- Biaya transportasi pulang ke rumahnya apabila karyawan datang dari daerah lain
- Penggantian biaya pengobatan dan perawatan
- Hak lain yang telah ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama
Namun, karyawan yang ingin mengundurkan diri harus memenuhi syarat berikut ini:
- Karyawan mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri
- Tidak terikat dalam ikatan dinas
- Tetap melakukan kewajibannya sampai tanggal pengunduran diri tiba
2. Persiapan bukti potong PPh 21
Proses administrasi karyawan resign selanjutnya, yaitu mempersiapkan bukti potong PPh 21 karyawan.
Umumnya, tim HR atau keuangan akan menghitung bukti potong PPh 21 (formulir 1721 A1) secara rutin setiap bulan.
Nah, saat karyawan mengundurkan diri, mereka membutuhkan formulir 1721 A1 untuk menyesuaikan nilai pajak di tahun berjalan, jika memang pindah ke perusahaan baru.
Jadi, kamu harus melampirkan PPh 21 sebagai bukti bahwa karyawan telah membayar pajak.
3. Memindahkan status BPJS
Proses administrasi karyawan resign lainnya adalah memindahkan status BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan menjadi peserta mandiri atau perorangan.
Jika karyawan tersebut tidak lagi bekerja, kamu bisa memberikan surat paklaring yang menyatakan bahwa yang bersangkutan pernah bekerja di perusahaan kamu.
Hal ini bertujuan, agar karyawan bisa mencairkan dana di BPJS Ketenagakerjaan.
Nah, jika ia bekerja di perusahaan lain, maka perusahaan tersebut yang akan mengaktifkan keanggotaan BPJS karyawan baru.
4. Exit interview
Proses yang tidak kalah penting, yaitu melakukan exit interview atau wawancara keluar.
Exit interview adalah sesi wawancara antara HR dan karyawan yang mengundurkan diri. Tujuannya adalah untuk menganalisis kinerja perusahaan yang menjadi alasan karyawan resign.
Sebagai contoh, adanya masalah antara sesama karyawan atau atasan yang bermasalah, lingkungan kerja tidak sehat, jenjang karier yang tidak jelas, dan lainnya.
Hasil proses tersebut bisa jadi pertimbangan kamu untuk membuat strategi rekrutmen dan retensi yang lebih baik, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif.
