Reimbursement adalah sebuah sistem yang mungkin sudah tidak asing lagi bagi telinga para pekerja. Bagaimana tidak? Di dunia kerja, istilah ini dikenal sebagai salah satu benefit finansial yang paling dibutuhkan karyawan.
Sejatinya, istilah reimbursement merujuk pada dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.
Hal ini tersedia karena pada beberapa situasi, karyawan akan melakukan perjalanan bisnis dan membeli keperluan dengan keuangan pribadi. Sebagai contoh, biaya untuk kebutuhan transportasi, hotel, makan, dan lainnya.
Dengan demikian, perusahaan perlu mengembalikan uang karyawan tersebut, dan sistem pengembaliannya dikenal dengan reimbursement.
Nah, meskipun secara garis besar reimbursement adalah proses mengganti uang karyawan, seperti apa cara kerjanya? Apa saja hal yang bisa diklaim karyawan dari benefit satu ini?
GajiGesa telah merangkumkan detailnya untuk kamu pahami. Yuk, simak serba-serbinya di bawah ini!
Apa Itu Reimbursement?
Faktanya, masih banyak karyawan dan tim HR yang kurang memahami sistem reimbursement. Sehingga, pemahaman yang didapatkan pun belum sepenuhnya benar.
Memangnya, apa sih, arti dari reimbursement itu sendiri? Melansir laman Qandle, reimbursement adalah istilah yang mengacu pada jenis kompensasi, ganti rugi atau penggantian dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan.
Dalam kata lain, ia merupakan salah satu benefit finansial yang menjadi hak utama karyawan, terutama di era modern ini.
Sebagai contoh, karyawan memiliki keperluan yang bersangkutan dengan kepentingan perusahaan dan perlu menggunakan uang pribadi terlebih dahulu.
Nah, setelah keperluan tersebut tuntas, mereka kelak dapat mengajukan reimbursement kepada pihak finance perusahaan.
Meskipun demikian, sebelum menggantikan uang karyawan, perusahaan akan meminta beberapa persyaratan. Misalnya, karyawan harus mempunyai invoice, struk pembayaran, dan lain-lain.
Akan tetapi, tak semua uang yang dimanfaatkan karyawan secara pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan.
Biasanya, setiap badan usaha memiliki kebijakannya masing-masing terkait reimbursement. Hal ini dirundingkan bersama tim HR, manajemen, dan finance, lalu disetujui karyawan saat bergabung.
Bentuk dan Jenis Reimbursement
Seperti yang sudah GajiGesa paparkan, reimbursement atau penggantian biaya adalah proses di mana perusahaan mengganti pengeluaran pribadi karyawan yang dikeluarkan untuk kepentingan pekerjaan.
Proses ini penting untuk memastikan transparansi, efisiensi operasional, serta mendukung produktivitas tim.
Namun, agar pengembalian lebih efektif dan arus kas perusahaan tak terganggu, sejumlah reimbursement dibagi menjadi beberapa jenis tertentu, seperti
1. Reimbursement transportasi
Penggantian biaya perjalanan karyawan, seperti ongkos taksi, parkir, bensin, atau tiket transportasi umum saat melakukan perjalanan dinas atau keperluan kerja lainnya.
2. Reimbursement makan
Biasanya diberikan saat karyawan melakukan perjalanan dinas, lembur, atau mengikuti kegiatan kantor di luar jam kerja reguler. Biaya makan harus sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan perusahaan.
3. Reimbursement kesehatan
Beberapa perusahaan menyediakan skema reimbursement untuk biaya pengobatan atau pemeriksaan kesehatan tertentu, terutama jika tidak ditanggung oleh asuransi.
4. Reimbursement peralatan kerja
Jika karyawan perlu membeli perlengkapan kerja seperti headset, alat tulis, atau bahkan perangkat teknologi untuk mendukung tugasnya, perusahaan dapat mengganti biayanya sesuai kebijakan.
5. Reimbursement pelatihan atau sertifikasi
Perusahaan yang mendukung pengembangan karyawan biasanya menyediakan penggantian biaya untuk pelatihan profesional, kursus, atau sertifikasi yang relevan dengan pekerjaan.
Tips dari GajiGesa: Pastikan setiap pengajuan reimbursement dilengkapi dengan bukti transaksi dan sesuai dengan SOP yang berlaku.
Ingat, proses yang rapi bukan hanya membantu HR dan finance, tapi juga membangun kepercayaan antara perusahaan dan karyawan.
Hal yang Bisa Diajukan untuk Reimbursement
Untuk jenis pengeluaran yang bisa di-reimburse, semuanya tergantung kembali dari klasifikasi masing-masing perusahaan.
Namun, umumnya berikut ini adalah beberapa tipe umum pengeluaran karyawan yang bisa diganti atau di-reimburse, menurut laman Top Karir:
1. Biaya perjalanan bisnis
Jenis reimbursement pertama adalah biaya perjalanan untuk keperluan bisnis.
Hal ini berlaku terutama saat perusahaan sering meminta karyawan untuk melakukan perjalanan bisnis, baik ke luar kota atau bahkan luar negeri.
Nah, biaya yang dikeluarkan karyawan tersebut bisa hadir dalam bentuk tiket pesawat, akomodasi, transportasi selama di luar kota, dan lainnya.
2. Operasional bisnis
Jenis reimbursement kedua yaitu biaya untuk keperluan operasional bisnis.
Apa yang dimaksud dengan jenis pengeluaran ini? Dalam kata lain, ia merupakan jumlah uang yang dikeluarkan karyawan dari kantong pribadinya untuk kegiatan sehari-hari perusahaan.
Sebagai contoh, membayar perlengkapan kantor, menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon konsumen, menyewa tempat meeting, dan lainnya.
3. Penggantian biaya kesehatan
Jenis reimbursement lainnya adalah penggantian biaya kesehatan. Di mana perusahaan harus mengganti biaya perawatan, konsultasi dokter, dan obat-obatan.
Namun, ada juga perusahaan yang telah menyediakan karyawannya tunjangan BPJS, atau asuransi swasta lainnya.
Seberapa Penting Aturan Reimbursement Itu?
Menurut paparan Rosella selaku Sr. HR Manager GajiGesa, reimbursement adalah sebuah aturan yang sangat penting untu diterapkan.
Pasalnya, di era modern ini, reimbursement telah menjadi hak mendasar dari setiap karyawan. Penerapan aturan ini juga bisa mencegah adanya ketidakadilan dalam fungsi karyawan tertentu.
Maka dari itu, ada hal yang perlu diperhatikan tim HR saat membuat aturan reimbursement.
Mulai dari cara pengajuannya, bagaimana sistematisnya–apakah membutuhkan formulir atau tidak, serta berapa lama prosedurnya–, lalu mengenai persetujuan atasan atau manajemen, hingga proses pembayaran.
Simulasi Pengajuan Reimbursement: Contoh Nyata untuk Dipahami
Mengajukan reimbursement bukan sekadar mengganti pengeluaran, tapi juga memahami skema dan kebijakan perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh simulasi pengajuan reimbursement yang umum di dunia kerja:
1. Reimbursement berdasarkan jarak tempuh
Jenis reimbursement ini biasanya berlaku untuk penggunaan kendaraan pribadi saat perjalanan dinas. Perusahaan mengganti biaya bahan bakar dan keausan kendaraan berdasarkan total jarak yang ditempuh.
Contoh A:
Karyawan A menggunakan mobil pribadi untuk bertemu klien di luar kota. Total jarak tempuh pulang-pergi adalah 50 km.
Jika perusahaan menetapkan tarif Rp2.500 per km, maka reimbursement yang bisa diklaim adalah:
50 km x Rp 2.500 = Rp 125.000
Contoh B:
Karyawan B menggunakan taksi online dari kantor ke bandara dengan biaya Rp180.000. Karena biaya tertera jelas pada aplikasi, maka perusahaan akan mengganti sesuai nominal tersebut.
2. Reimbursement dengan Skema Per Diem
Per diem adalah biaya tetap harian yang diberikan kepada karyawan saat dinas, mencakup konsumsi, penginapan, dan pengeluaran tidak terduga. Nominal ditentukan oleh kebijakan internal masing-masing perusahaan.
Contoh A:
Karyawan C ditugaskan ke Bandung selama 2 hari untuk pelatihan.
Kebijakan perusahaan:
- Penginapan: Rp600.000/hari
- Makan: Rp200.000/hari
- Biaya tidak terduga: Rp100.000/hari
Total klaim per diem = (Rp600.000 + Rp200.000 + Rp100.000) x 2 = Rp1.800.000
Contoh B:
Karyawan D dinas ke luar kota selama 3 hari. Perusahaan menanggung tiket dan hotel, tapi memberikan:
- Makan: Rp250.000/hari
- Biaya tak terduga: Rp150.000/hari
Total klaim = (Rp250.000 + Rp150.000) x 3 = Rp1.200.000
3. Reimbursement pembelian peralatan kerja
Kadang karyawan perlu membeli alat kerja tambahan untuk menunjang performa. Jika disetujui, pengeluaran ini bisa diganti perusahaan.
Contoh:
Karyawan E membeli mouse dan headset seharga Rp350.000 untuk kebutuhan kerja dari rumah. Dengan melampirkan nota pembelian dan persetujuan dari atasan, maka klaim reimbursement bisa dilakukan penuh sebesar Rp350.000.
4. Reimbursement biaya kesehatan
Beberapa perusahaan mengizinkan reimbursement atas biaya kesehatan yang tidak ditanggung oleh BPJS atau asuransi.
Contoh:
Karyawan F melakukan pemeriksaan mata dan membeli kacamata kerja seharga Rp600.000. Sesuai kebijakan, maksimal klaim adalah Rp 500.000/tahun. Maka, karyawan bisa mendapatkan penggantian sebesar Rp500.000, dengan bukti pembayaran dan hasil diagnosis.
Hambatan Mengelola Reimbursement Karyawan
Mengelola reimbursement adalah salah satu tantangan yang menarik.
Sebab, di dalamnya tim HR pasti akan bertemu dengan banyak kesulitan dan hambatan. Hambatan umum yang biasa terjadi di antaranya yaitu:
- Karyawan mengajukan reimbursement di tanggal yang mendekati masa cut off payroll.
- Lalu, pengajuan yang dikirim atau dilaporkan belum disetujui atasan.
- Selain itu, atasan juga sering menyetujui klaim tanpa melakukan evaluasi. Ini sering terjadi karena anggapan bahwa tugas tersebut adalah pekerjaan HR.
- Masalah internal saat proses pembayaran, seperti pendanaan yang belum cair, kemudian terjadi penundaan. Sehingga, ditanyakan oleh karyawan yang mengajukan klaim.
Jika hal tersebut masih terjadi, ada saja hal-hal yang bisa kamu lakukan untuk mencegahnya. Tips yaitu kamu memang harus sering menyampaikannya, terutama saat melakukan onboarding karyawan.
Kemudian, jika masih ada yang bertanya, coba minta karyawan tersebut untuk membaca aturannya terlebih dahulu secara detail.
Kemudian, kalau ada bagian yang tidak dimengerti baru boleh ditanyakan kembali.
Nah, ingin proses pengajuan reimbursement yang lebih cepat, aman, dan efisien?
Coba integrasikan perusahaanmu dengan Earned Wage Access (EWA) dari GajiGesa.
Dengan layanan ini, karyawan punya akses fleksibel ke gaji yang sudah mereka hasilkan—tanpa perlu menunggu tanggal gajian.
Artinya, ketika mereka perlu menalangi biaya operasional seperti perjalanan dinas, pembelian alat kerja, atau pengeluaran mendadak lainnya, mereka tak perlu lagi bergantung pada proses reimbursement yang panjang.
EWA pun memungkinkan karyawan punya cash flow yang lebih sehat, sekaligus mengurangi beban administratif HR dalam mengurus klaim satu per satu. Proses jadi lebih ringkas, transparan, dan aman.
Bagaimana? Menarik, bukan? Nah EWA GajiGesa juga punya sejumlah manfaat lain untuk karyawan dan tempat kerjanya. Penasaran seperti apa? Yuk, cek selengkapnya dengan klik tombol di bawah ini!
Kalau nanti sudah yakin dengan produk kami, segera isi formulir di bawah untuk hubungin tim sales GajiGesa. Prioritaskan kesejahteraan karyawan dan perusahaanmu sekarang~
