Apa yang dimaksud dengan sistem payroll perusahaan dan bagaimana mengelolanya dengan benar?
Sistem payroll perusahaan adalah aspek utama dari bisnis apa pun. Setiap organisasi berusaha untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dengan kesalahan minimum untuk memastikan kepuasan karyawan. Sistem payroll adalah salah satu aktivitas yang jika tidak dilakukan dengan efisiensi maksimum dan proses terstruktur dapat menjadi kewajiban/biaya tambahan yang sangat besar bagi sebuah organisasi.
Tanggal pembayaran yang bervariasi, frekuensi pembayaran dan tunggakan membuat sistem payroll menjadi cukup memakan waktu. Di bawah ini adalah daftar singkat bagaimana mengelolanya dengan benar.
Sistem payroll perusahaan, apa saja yang perlu diketahui?
Dalam sistem payroll perusahaan, penting untuk mengkategorikan karyawan Anda ke dalam kelompok seperti karyawan penuh waktu, tenaga kerja kontrak, dan karyawan paruh waktu. Klasifikasi ini membantu dalam menentukan penghitungan jam penagihan, frekuensi pembayaran, dan juga membantu organisasi dalam penghitungan. Ini merupakan langkah penting karena klasifikasi yang salah dapat menyebabkan kegagalan dalam mematuhi undang-undang seperti upah minimum yang berlaku untuk jenis karyawan tertentu dan memiliki implikasi hukum.
Perhatikan pengecualian
Setiap organisasi memiliki beberapa komponen dalam struktur CTC (Cost to Company) yang mungkin saja menyimpang dari standar yang digunakan oleh industri. Perhitungan untuk komponen tersebut mungkin berbeda dan tidak setiap sistem dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Organisasi perlu secara jelas menyebutkan penyimpangan ini pada tahap evaluasi vendor itu sendiri untuk memeriksa apakah mitra memiliki kemampuan untuk menangani elemen-elemen ini. Kegagalan untuk melakukannya sama dengan menyiapkan diri Anda sendiri untuk kegagalan. Penting juga untuk memiliki pola pikir terbuka untuk memahami jika beberapa keistimewaan ini dapat diselesaikan dan disederhanakan untuk keuntungan yang lebih besar. Tak terkecuali harus menambah beban administrasi yang besar.
Baca juga: Ternyata HRD dan Personalia Itu Berbeda, Lho! Apa Saja Bedanya?
Rekap data absensi pada karyawan dalam sistem payroll perusahaan
Sebagai Human Resource (HR) di sebuah perusahaan, Anda harus memastikan bahwa setiap karyawan menerima gaji yang sesuai dengan absensi kehadiran mereka setiap bulannya. Biasanya sebuah perusahaan membuat sistem payroll perusahaan berdasarkan kehadiran. Jadi, data absensi karyawan seperti jumlah kehadiran, sakit, izin, dan cuti sangat berpengaruh pada jumlah gaji.
Perhitungan lembur, bonus, dan insentif
Ketiga hal tersebut selalu dinanti oleh karyawan dalam bentuk remunerasi karena dapat menambah gaji yang mereka diterima. Sistem payroll perusahaan biasanya memudahkan perusahaan Anda untuk menghitung upah lembur, bonus, dan insentif karyawan tiap bulannya.
Pemotongan Pajak dan BPJS
Pajak penghasilan atau PPh 21 adalah potongan atau pajak atas gaji yang diterima oleh karyawan. Potongan pajak ini diatur langsung oleh pemerintah. PPh 21 perlu dimasukkan ke sistem payroll perusahaan agar karyawan dan perusahaan dapat menyelesaikan kewajibannya sebagai warga negara Indonesia. Setiap perusahaan memiliki potongan untuk pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan yang bermanfaat untuk karyawan. Ketika semua komponen gaji sudah lengkap, proses hitung gaji di sistem payroll perusahaan bisa dimulai.
Penggunaan sistem payroll memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, waktu kerja, bonus, potongan, dan lainnya. Saat ini hampir semua payroll sudah berbasis cloud sehingga bisa terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak. Jadi, gaji karyawan akan selalu dapat disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.
Simak juga:
https://gajigesa.com/artikel-terbaru/cara-menjadi-hrd/
