Seiring berkembangnya zaman, kebutuhan badan usaha akan skill dan pengetahuan terkini dari karyawannya menjadi makin krusial.
Terutama sekarang ini, di mana tingkat persaingan di setiap industri terasa semakin sengit.
Bahkan, tingkat persaingan pada beberapa sektor yang didorong oleh inovasi teknologi bisa sangat intensif. Hal ini berlaku karena perusahaan berlomba-lomba untuk mengembangkan produk dan layanan terbaru untuk kalahkan pesaingnya.
Bila karyawan tidak memiliki keterampilan yang tepat atau skill gap terlalu besar, perusahaan bisa tertinggal dan akhirnya merugi akibat kalah saing.
Melihat hal tersebut, TNA atau Training Needs Analysis adalah salah satu jalan keluar yang bisa diambil tim HR.
Dengan proses penerapan yang matang, perusahaan bisa memiliki talent pool dengan ragam skill dan knowledge yang tepat untuk kebutuhan pasar.
Namun, seperti apa cara kerjanya? Apakah prosesnya bisa diterapkan oleh seluruh perusahaan pada industri yang berbeda-beda? Yuk, simak uraian lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu TNA (Training Needs Analysis)?
Melansir laman AIHR, TNA adalah proses untuk mengidentifikasi kesenjangan antara pengetahuan dan skill yang diperlukan perusahaan dalam suatu posisi pekerjaan.
Kebutuhan akan analisis semacam ini umumnya muncul karena masalah organisasi.
Hal ini bisa berupa target per kuartal yang lebih rendah dari perkiraan bagi tim saled, perubahan teknologi yang mengancam kelangsungan sebuah tim, atau skor kepuasan pelanggan yang terus rendah.
Dalam semua kasus-kasus yang telah disebutkan di atas, masalah tersebut berpotensi untuk diselesaikan melalui pelatihan.
Dengan kata lain, ketika kurangnya pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan menyebabkan masalah, melakukan analisis kebutuhan pelatihan dan pelatihan lanjutan dapat menjadi solusi yang tepat.
Contoh Kasus yang Memerlukan TNA
Agar lebih jelas, GajiGesa akan memaparkan satu kasus di mana TNA bisa hadirkan keuntungan besar bagi perusahaan.
Tim operasional perusahaan A selama 2 kuartal terakhir selalu gagal mencapai target kerja. Alhasil, performa dianggap buruk dan anggota tim harus menerima feedback serta nilai negatif.
Nah, TNA adalah solusi yang tepat atas isu seperti ini. Dengan analisis yang tepat, tim HR perusahaan memahami bahwa pemimpin serta anggota tim operasional ternyata kurang memahami proses kerja teknologi terbaru.
Lalu, terungkap pula akar masalah lain, di mana setiap anggota juga enggan melaporkan kekurangan mereka. Sehingga, masalah berlarut selama 2 kuartal terakhir.
Dengan hasil analisis ini, tim HR dan dewan direksi bisa menentukan solusi yang tepat. Dalam kasus ini, setiap anggota tim operasional perusahaan A diwajibkan mengikuti pelatihan teknologi yang sebelumnya disebutkan.
Di luar hal itu, mereka, terutama pemimpin timnya, harus mengikuti sesi pelatihan skill asertif. Jadi, ketika masalah muncul, tim takkan ragu untuk mengungkapkan keresahannya.
Metode TNA yang Bisa Perusahaan Terapkan
Training need analysis atau TNA adalah sebuah proses yang biasa dilakukan lewat beberapa metode spesifik.
Meskipun demikian, proses kerjanya cukup mudah untuk diikuti, terutama jika perusahaan memiliki strategi yang jelas.
Nah, berikut ini adalah beberapa cara yang bisa kamu gunakan untuk menemukan kebutuhan pelatihan karyawan:
1. Observasi langsung
Metode observasi langsung merupakan pilihan metode yang paling populer bagi banyak perusahaan.
Hal ini berlaku karena tim HR nantinya bisa langsung melihat perbedaan antara kompetensi dan performa kerja karyawan di lapangan.
Beberapa hal yang biasanya diamati dalam metode kerja ini termasuk:
- Cara kerja karyawan dalam aktivitas teknis
- Aspek fungsional dari setiap posisi
Hasil observasi ini bisa dirangkum secara kuantitatif atau kualitatif, tergantung kebutuhan perusahaan.
2. Komunikasi dengan karyawan
Menurut laman Continu, ngobrol langsung dengan karyawan juga bisa menjadi cara yang efektif untuk menggali insight terkait isu mereka.
Dengan begitu, tim HR bisa tahu secara lebih mendalam pelatihan seperti apa yang benar-benar dibutuhkan.
Prosesnya dinilai cukup mudah, tetapi tim HR harus bisa membuka isi pikiran dan keluhan karyawan dengan baik. Sebagai saran, jangan terlalu menekan karyawan. Biarkan, proses komunikasi berjalan sesuai alur tanpa paksaan.
3. Survey
Kalau waktu terbatas untuk melakukan observasi atau wawancara, survey bisa jadi solusi praktis.
Bentuknya bisa berupa kuesioner dengan pertanyaan terbuka, pilihan ganda, atau kombinasi keduanya.
Namun, pastikan kamu sudah melakukan riset tersendiri mengenai isu yang dialami perusahaan. Bila nanti semua kuesioner sudah terjawab, kamu bisa langsung ajukan surat pengajuan pelatihan.
4. Focus group
Diskusi kelompok juga bisa membantu perusahaan memahami masalah yang dihadapi karyawan.
Lewat sesi ini, karyawan bisa saling berbagi pengalaman dan menentukan jenis pelatihan yang paling relevan bagi mereka.
5. Feedback dari pelanggan
Metode TNA selanjutnya adalah dengan mengambil feedback dari para pelanggan.
Untuk bisnis berbasis layanan, masukan dari pelanggan bisa jadi sumber analisis yang berharga.
Feedback biasanya lebih objektif dan jujur karena berasal langsung dari pengalaman konsumen.
Dari Analisis ke Aksi Nyata
Mengetahui kebutuhan pelatihan hanyalah langkah awal. Tantangannya adalah bagaimana perusahaan bisa mendukung karyawan untuk terus berkembang tanpa mengorbankan stabilitas finansial mereka.
Di sinilah GajiGesa bisa membantu lewat layanan Earned Wage Access kami.
Lewat fitur Earned Wage Access (EWA), karyawan bisa mengakses gaji yang sudah mereka hasilkan kapan pun dibutuhkan, tanpa harus menunggu tanggal gajian.
Ini membantu mereka mengatur keuangan lebih tenang, sehingga fokus belajar dan produktivitas kerja pun meningkat.
Bangun tim yang siap tumbuh, mulai dari kesejahteraan finansial mereka.
Pelajari bagaimana GajiGesa bisa bantu karyawan dan perusahaanmu lewat solusi finansial yang aman dan transparan dengan klik tombol di bawah!
Kapan Perusahaan Perlu Melakukan Training Need Analysis (TNA)?
Pada dasarnya, TNA adalah sebuah proses yang perlu dilakukan secara rutin.
Namun, perusahaanmu juga bisa menerapkan strategi ini di momen-momen tertentu. Berikut situasi di mana perusahaan perlu menjalankan TNA:
- Saat ada karyawan baru: Bantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat dengan peran dan tanggung jawabnya
- Perubahan tanggung jawab: Ketika peran atau beban kerja berubah secara signifikan, pastikan karyawan punya keterampilan dan pengetahuan yang sesuai
- Evaluasi kinerja tahunan: Waktu ideal untuk melihat aspek yang masih perlu pengembangan. Hasil evaluasi bisa jadi acuan dalam menyusun program pelatihan berikutnya
Penerapan teknologi baru: Saat perusahaan memperkenalkan sistem atau alat baru, TNA membantu memastikan semua karyawan siap dan paham cara menggunakannya
