Dalam dunia bisnis, mengelola area pengeluaran merupakan tantangan besar, terutama bagi perusahaan yang sedang berada di fase pertumbuhan.
Banyak bisnis yang gagal berkembang bukan karena kurangnya pendapatan, melainkan karena pengeluaran yang tidak terkendali.
Lalu, apa saja area pengeluaran yang harus mendapat perhatian khusus agar bisnis tetap sehat secara finansial?
Artikel berikut ini akan memberikan penjelasan lengkapnya!
Mengapa Kontrol Area Pengeluaran Penting untuk Bisnis yang Berkembang?
Ketika bisnis mulai berkembang, biasanya pendapatan meningkat.
Namun, pengeluaran pun ikut naik karena ada tambahan biaya seperti perekrutan, pemasaran, hingga pengembangan produk.
Jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran ini bisa membuat arus kas perusahaan negatif.
Beberapa dampak yang terjadi jika area pengeluaran tidak dikontrol:
- Cash flow terganggu, sehingga sulit membayar kewajiban tepat waktu
- Timbul hutang tidak sehat, seperti pinjaman berbunga tinggi
- Bisnis sulit berinvestasi ulang untuk ekspansi
Oleh karena itu, pengusaha harus tahu area mana saja yang rawan membengkak dan bagaimana cara mengontrolnya.
6 Area Pengeluaran yang Wajib Dikontrol
1. Gaji dan benefit karyawan
Pengeluaran untuk gaji karyawan adalah salah satu komponen terbesar dalam bisnis.
Saat perusahaan berkembang, biasanya ada perekrutan besar-besaran untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Namun, jika tidak direncanakan dengan matang, biaya payroll bisa menjadi beban.
Tips mengontrolnya, yaitu:
- Hitung kebutuhan SDM sesuai beban kerja, jangan asal rekrut
- Gunakan teknologi HR untuk mengelola absensi dan payroll agar lebih efisien
- Terapkan Earned Wage Access (EWA) agar karyawan bisa mengakses gaji fleksibel tanpa menambah beban perusahaan
Solusi Penggajian Modern untuk Meningkatkan Kesejahteraan Finansial Karyawan
Saatnya memberikan akses gaji fleksibel ke karyawan, untuk membantu mereka dalam memenuhi kebutuhan darurat!
2. Biaya operasional harian
Biaya operasional meliputi listrik, internet, perlengkapan kantor, hingga kebutuhan administrasi.
Jika tidak diawasi, pengeluaran ini bisa meningkat tanpa disadari.
Contoh kasus, yaitu perusahaan yang terus mencetak dokumen fisik padahal bisa dialihkan ke digital, atau pemakaian listrik berlebihan karena tidak ada aturan penghematan.
Cara mengontrolnya:
- Terapkan kebijakan hemat energi dan paperless
- Gunakan software manajemen proyek agar kerja lebih efisien
- Evaluasi langganan bulanan, misalnya software yang jarang dipakai
3. Pemasaran dan iklan
Dalam fase pertumbuhan, banyak bisnis meningkatkan budget pemasaran untuk memperluas jangkauan pasar.
Namun, pengeluaran untuk iklan digital atau offline bisa sangat besar jika tidak diukur dengan baik.
Tips mengontrol, yaitu:
- Fokus pada saluran pemasaran yang terbukti memberikan ROI terbaik
- Gunakan analitik untuk mengukur efektivitas setiap kampanye
- Jangan hanya mengandalkan iklan berbayar, manfaatkan pemasaran organik seperti SEO dan media sosial
4. Pengadaan barang atau stok
Bagi bisnis retail atau manufaktur, pengadaan barang merupakan pengeluaran besar.
Masalah sering muncul jika pembelian stok dilakukan berlebihan, sehingga modal mengendap.
Perusahaan bisa mengontrolnya dengan cara berikut ini:
- Gunakan sistem inventory berbasis digital agar stok lebih terpantau
- Terapkan metode Just In Time (JIT) untuk mengurangi penumpukan barang
- Negosiasikan kontrak dengan pemasok agar mendapatkan harga lebih kompetitif
5. Pengeluaran teknologi
Investasi teknologi memang penting, tetapi jika tidak direncanakan, biaya software, perangkat, dan maintenance bisa membengkak.
Contoh kesalahan umum yang bisa dilakukan, yaitu berlangganan banyak aplikasi yang fungsinya mirip, dan membeli server fisik padahal bisa menggunakan cloud dengan biaya lebih hemat.
Cara mengontrolnya yaitu:
- Audit software yang digunakan, hentikan yang tidak diperlukan
- Pilih paket cloud sesuai kebutuhan, jangan berlebihan
- Manfaatkan teknologi otomatisasi untuk menekan biaya administrasi
6. Pengeluaran tak terduga
Biaya tak terduga seperti perbaikan aset, penalti keterlambatan, atau pengeluaran mendadak lainnya bisa mengganggu cash flow.
Kamu bisa melakukan beberapa hal di bawah ini:
- Sisihkan dana darurat perusahaan (minimal 3 bulan operasional)
- Buat anggaran cadangan di laporan keuangan
- Berikan Earned Wage Access (EWA) atau Akses Gaji Fleksibel agar karyawan tidak meminta pinjaman mendadak yang membebani perusahaan
Tips Mengontrol Area Pengeluaran Secara Efektif
1. Tetapkan anggaran yang jelas untuk setiap divisi
Salah satu kesalahan umum bisnis yang berkembang adalah menghabiskan dana tanpa batas yang jelas.
Supaya hal ini tidak terjadi, buat anggaran bulanan dan tahunan untuk setiap divisi sesuai dengan prioritas bisnis.
Cara penerapan kamu bisa melakukan beberapa hal berikut:
- Tentukan budget ceiling (batas maksimal pengeluaran) setiap divisi
- Lakukan review anggaran secara berkala, misalnya setiap akhir bulan
- Gunakan metode Zero-Based Budgeting untuk memastikan setiap pengeluaran memiliki alasan yang kuat, bukan sekadar “karena dulu begitu”
2. Pantau pengeluaran secara real-time
Mengandalkan laporan manual yang dibuat bulanan bisa membuat perusahaan kehilangan kontrol karena pengeluaran sudah terlanjur besar sebelum disadari.
Solusinya yaitu menggunakan software keuangan berbasis cloud agar setiap transaksi tercatat secara otomatis dan real-time.
Manfaat monitoring real-time:
- Meminimalkan kesalahan pencatatan dan kebocoran dana
- Memberi peringatan lebih cepat jika ada pengeluaran yang melebihi anggaran
- Memudahkan tim manajemen mengambil keputusan cepat berbasis data aktual
3. Lakukan evaluasi dan analisis setiap pengeluaran
Mengontrol pengeluaran tidak cukup hanya mencatat, tetapi harus menganalisis apakah pengeluaran tersebut benar-benar memberikan dampak positif pada bisnis.
Tips evaluasi efektif yang bisa perusahaan berikan:
- Bandingkan pengeluaran bulan ini dengan bulan sebelumnya untuk melihat tren
- Hitung ROI (Return on Investment) dari pengeluaran besar, seperti pemasaran atau pembelian teknologi
- Hapus pengeluaran yang tidak memberi nilai tambah, misalnya software langganan yang jarang digunakan
4. Prioritaskan pengeluaran berdasarkan dampak
Tidak semua pengeluaran memiliki urgensi yang sama.
Untuk menghindari pemborosan, gunakan sistem prioritas pengeluaran.
Urutan prioritas yang disarankan, yaitu:
- Pengeluaran wajib: gaji, pajak, dan biaya operasional inti
- Pengeluaran mendukung pertumbuhan: pemasaran efektif dan pengembangan produk
- Pengeluaran sekunder: fasilitas tambahan dan renovasi non-esensial
Teknik praktisnya yaitu gunakan metode 80/20 (Pareto Principle) di mana fokus pada 20% pengeluaran yang memberikan 80% hasil.
5. Libatkan tim dalam pengendalian biaya
Pengendalian pengeluaran bukan hanya tugas tim keuangan, tetapi harus menjadi budaya perusahaan.
Semua karyawan perlu memahami pentingnya efisiensi.
Cara membangun kesadaran efisiensi, yaitu:
- Buat SOP hemat biaya, contohnya hemat listrik dan penggunaan alat kantor
- Adakan sesi pelatihan tentang manajemen biaya bagi manajer
- Berikan insentif untuk ide penghematan terbaik yang diajukan karyawan
6. Siapkan dana darurat dan kontinjensi
Biaya tak terduga seperti perbaikan aset, biaya hukum, atau keadaan darurat bisa mengganggu cash flow.
Dana darurat merupakan solusi untuk mengatasi hal ini tanpa harus memotong anggaran penting lainnya.
Rekomendasi jumlah dana darurat yaitu minimal 3 bulan biaya operasional.
Kemudian, pisahkan dana ini dalam rekening khusus agar tidak tercampur dengan kas operasional harian.
7. Gunakan solusi finansial modern
Kadang perusahaan harus menjaga cash flow tetap sehat sambil memastikan karyawan mendapatkan hak mereka tepat waktu.
Salah satu solusi modern yang bisa membantu adalah Salary Disbursement (SD) atau Dana Talangan Gaji.
Manfaatnya:
- Perusahaan tidak perlu mencari dana pinjaman mahal untuk kebutuhan mendesak
- Hak karyawan tetap terpenuhi meski cash flow perusahaan sedang terganggu
- Menjaga motivasi dan semangat kerja karyawan.
Dengan penerapan beberapa tips di atas, perusahaan bukan hanya mengontrol pengeluaran, tetapi juga menciptakan sistem keuangan yang sehat, efisien, dan siap mendukung pertumbuhan jangka panjang.
