Di era modern ini, ada baiknya ppegiat HR mulai mempelajari cara yang tepat untuk memberi feedback negatif kepada karyawan.
Mengapa demikian? Pasalnya, hal tersebut tidaklah mudah untuk dilakukan. Apabila salah melontarkan kata, karyawan bisa tersinggung dan produktivitas kerjanya semakin menurun.
Tak hanya itu, memberi umpan balik juga sering dianggap sebagai tugas yang cukup berat. Terutama bila karyawan pernah membuat kesalahan sebelumnya dan tidak kunjung berubah.
Meskipun demikian, sebagai pegiat human resources, pasti ada karyawan yang pada dasarnya memang perlu diberikan feednack negatif.
Setiap perusahaan pasti memiliki salah satu karyawan yang perlu diberikan feedback negatif, sehingga kamu harus mengetahui cara memberi feedback negatif pada karyawan tersebut.
Dalam mengurus karyawan, ada kalanya kamu perlu memberikan feedback atau umpan balik negatif kepada karyawan yang berkinerja buruk
Inisiatif ini harus dilakukan supaya performa mereka bisa meningkat dan produktivitas bisnis kian meningkat.
Nah, kira-kira, seperti apa cara terbaik untuk memberi feedback negatif agar karyawan tidak tersinggung? Yuk, simak selengkapnya dalam rangkuman di bawah ini!
Mengapa Penting untuk Mengetahui Cara Memberi Feedback Negatif?
Memberikan umpan balik negatif merupakan suatu hal yang rumit.
Namun, seperti yang sudah dijelaskan, kamu perlu melakukannya sebagai langkah untuk berinvestasi dalam kemajuan dan pencapaian karyawan.
Inti dari memberikan feedback negatif bukanlah untuk menunjukkan kesalahan atau kegagalan, mereka.
Justru, kritik tersebut dilakukan sebagai cara untuk mendukung perkembangan karier karyawan.
Melihat hal tersebut, berikut adalah sejumlah cara paling jitu untuk memberi feedback negatif kepada karyawan perusahaan.
6 Cara Memberi Feedback Negatif Secara Efektif
1. Mempersiapkan poin yang ingin dibicarakan
Salah satu hal terpenting yang perlu kamu lakukan sebelum memberi feedback negatif kepada karyawan adalah mempersiapkan poin yang ingin dibicarakan.
Sangat penting bagi HR untuk merencanakan hal yang ingin disampaikan dan bagaimana cara mengatakannya.
Dengan mempersiapkan poin-poin penting ini, kamu bakal terbantu untuk memberikan umpan balik negatif dengan benar.
Jika memungkinkan, kamu bisa mencoba berdiskusi dengan kolega atau rekan terpercaya untuk mendapatkan perspektif orang luar.
Sebagai saran, apabila pembahasan ternilai cukup krusial, usahakan untuk menggunakan bahasa yang lebih formal. Jangan lupa juga untuk sediakan solusi yang mumpuni.
2. Memutuskan kapan waktu terbaik untuk memberikan umpan balik
Cara berikutnya untuk memberi feedback negatif kepada karyawan adalah memutuskan waktu terbaik untuk memberikan umpan balik tersebut.
Menemukan waktu yang tepat sangat penting ketika memberikan umpan balik yang sifatnya negatif untuk karyawan.
Misalnya, memberikan umpan balik negatif kepada seorang karyawan di depan rekan kerjanya bisa memicu situasi yang tidak nyaman dan memalukan.
Hal tersebut juga bisa membuat karyawan memendam kebencian, sehingga mereka nantinya kurang responsif terhadap feedback yang diberikan.
Dengan demikian, pilihlah waktu di mana kamu dapat berbicara secara pribadi, sehingga bisa mengungkapkan pikiran dan kekhawatiran apa pun.
Kemudian, saat memberikan umpan balik, lebih baik dilakukan sesegera mungkin setelah meninjau proyek yang diberikan.
Sebab, semakin lama kamu memberikan feedback, semakin tidak efektif dampaknya bagi karyawan tersebut.
3. Menjaga sikap profesional dan hindari hal yang bersifat personal
Sangat mudah bagi karyawan untuk menjadi defensif ketika diberi umpan balik negatif. Sebab, tak jarang mereka merasa diserang secara pribadi.
Hal tersebut akan menghasilkan lebih banyak perlawanan, serta kecil kemungkinannya untuk menerapkan perubahan yang diperlukan.
Jadi, ketika kamu memberikan umpan balik, penting sifatnya untuk tetap bersikap profesional. Kemudian, berikanlah umpan balik dengan cara yang tidak bersifat personal.
Contoh pertanyaan memberikan feedback negatif kepada karyawan, yaitu:
Alih-alih: Kamu terlalu lambat dan tidak mengikuti rekan-rekan kamu.
Coba katakan: Saya perhatikan kamu telah berjuang untuk memenuhi tenggat waktu kamu minggu lalu, apakah ada yang ingin dibagikan?
Alih-alih: Saya perhatikan bahwa kamu memiliki kecenderungan untuk menggunakan kata-kata ‘suka’ dan ‘um’ selama presentasi, itu benar-benar tidak profesional.
Coba katakan: Konten presentasi kamu sangat bagus, dan saya memiliki beberapa petunjuk untuk penyampaian yang lebih baik jika kamu mau menerima masukan saya.
4. Mengajukan pertanyaan dan dengarkan baik-baik
Cara selanjutnya untuk memberi feedback negatif kepada karyawan adalah dengan mengajukan pertanyaan dan mendengarkan baik-baik jawaban mereka.
Mulailah dengan memberikan pertanyaan. Inisiatif ini bisa membimbing karyawan melalui masalah yang dihadapi.
Selanjutnya, berikan mereka waktu untuk menarik kesimpulannya secara mandiri. Kemudian, dengarkan pendapat mereka tentang hal yang bisa diperbaiki.
Jika kamu merasa bingung, coba gunakan metode past-present-future seperti berikut ini.
- Bagaimana menurut kamu mengenai [sebutkan topik diskusi] saat ini?
- Apakah kamu pernah memiliki masalah seperti ini di masa lalu? Bagaimana cara kamu mengatasinya?
- Apakah kamu memiliki ide tentang bagaimana kita dapat memperbaiki situasi saat ini atau menghindarinya di masa depan?
5. Jujur dan terbuka
Tentu saja tidak ada yang suka memberikan feedback negatif. Apalagi jika kamu dan karyawan adalah teman yang cukup dekat di kantor.
Meskipun demikian, jangan takut untuk jujur. Menahan umpan balik negatif hanya akan merugikan karyawan dan perusahaan dalam jangka panjang.
Selain itu, jangan sungkan untuk membatasi potensi penuh yang dapat menyesatkan kemajuan mereka. Hal ini dapat berdampak buruk bagi retensi perusahaan.
Lebih jauh lagi, tindakan tersebut bisa dianggap tidak jujur dan merusak kepercayaan antara kamu dan karyawan.
Justru, mulailah dengan komentar positif dan tindak lanjuti dengan komentar negatif yang jujur serta kritik konstruktif.
Hindari umpan balik yang sifatnya tidak jelas. Hal ini bisa menyebabkan lebih banyak kebingungan.
Karyawan pun nantinya malah tidak yakin apa yang ia lakukan dengan salah dan bagaimana cara memperbaikinya.
Ingat saja, bahwa sebagai HR yang perlu kamu lakukan hanyalah bersikap jujur dan terbuka. Beri tahu karyawan kesalahannya dan bantu mereka memahami apa yang perlu diubah.
6. Diskusikan solusi dan tentukan langkah selanjutnya
Cara memberikan feedback negatif terakhir, yaitu dengan mendiskusikan solusi dan menentukan langkah selanjutnya.
Umpan balik yang berkelanjutan adalah bagian penting dalam meningkatkan kinerja karyawan dan membantu anggota tim untuk terus bertumbuh.
Jadi, tidak hanya berbagi perspektif kamu saat ini, tetapi, juga mendiskusikan bagaimana feedback akan diterapkan di masa depan.
