Jika ingin produktivitas bisnis tetap stabil, kamu sebagai pegiat HR harus tahu cara membuat karyawan mematuhi SOP (Standart Operating Procedures) perusahaan.
Mengapa demikian? Sebab, dokumen yang lebih dikenal sebagai Standar Operasional Perusahaan tersebut memiliki peran penting dalam kegiatan operasional suatu usaha.
Tak hanya itu, SOP sendiri juga bakal digunakan sebagai acuan proses kerja untuk seluruh karyawan.
Konten-konten di dalamnya dapat membantu proses kerja karyawan berjalan dengan selaras dan lebih efisien. Oleh sebab itu, pembuatannya tidak bisa dilakukan dengan sembarangan.
Namun sayang, tidak semua karyawan di perusahaan bisa mematuhi SOP yang telah ditetapkan.
Sehingga, sering timbul kelalaian yang dapat merugikan perusahaan maupun karyawan itu sendiri.
Lalu, apa yang bisa dilakukan perusahaan supaya karyawan mematuhi SOP yang berlaku? Nah, semuanya telah GajiGesa rangkum dalam artikel berikut ini. Yuk, disimak!
6 Cara Membuat Karyawan Mematuhi SOP Perusahaan
1. Diskusikan pembuatan SOP dengan karyawan
Pada dasarnya, pembuatan Standar Operasional Perusahaan adalah tugas dan tanggung jawab divisi HR.
Namun, tidak ada salahnya jika pembuatan SOP tersebut melibatkan karyawan dari setiap divisi perusahaan, lho.
Hal ini bahkan dinilai sangat penting. Sebab, selalu ada perbedaan dari teori dan praktik yang terjadi di lapangan. Nah, tim HR mungkin saja kurang memahami detail yang terjadi di dalam sebuah proses kerja.
Maka dari itu itu, melibatkan karyawan dari setiap divisi sangat dibutuhkan untuk mendiskusikan pembuatan SOP.
Dengan demikian, mereka pun lebih mudah paham dengan konten yang tertera di dalamnya.
2. Mengedukasi peran dan posisi masing-masing
Cara berikutnya untuk membuat karyawan mematuhi SOP perusahaan adalah dengan mengedukasi peran dan posisi masing-masing.
Bagaimana karyawan bisa mematuhinya, jika pihak perusahaan tidak memberikan edukasi yang tepat?
Oleh sebab itu, edukasi ini wajib dilakukan oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan dapat memahami apa yang menjadi tugas dan kewajibannya.
Agar lebih tertib, HR juga bisa jelaskan ragam sanksi yang akan diterima karyawan bila mereka tidak memenuhi tanggung jawabnya.
3. Menjelaskan detail proses kerja
Dalam proses penyusunan SOP, tim HR tentu akan membuat alur kerja, baik dengan narasi atau bagan.
Pembuatan alur kerja ini harus benar-benar disesuaikan dengan urutan langkah yang memang berlaku pada proses kerja bisnis di dalam perusahaan.
Tujuannya tak lain agar kebutuhan usaha dapat berjalan dengan lebih efektif.
Maka dari itu, pastikan kamu menulis semua nama karyawan yang terlibat dan menjadi penanggung jawab dari setiap aktivitas bisnis.
Selain itu, persiapkan juga seluruh dokumen yang dibutuhkan, serta estimasi durasi dari masing-masing aktivitas.
Kemudian, jika alur kerja telah dibuat dengan benar, kamu dapat menjelaskan detail proses kerja tersebut kepada para karyawan.
Agar bisa lebih mudah dimengerti, kamu dapat bahas detail proses kerja ini dengan para manajer dan user. Dengan demikian, mereka bisa mengajukan revisi bila pemaparannya dirasa kurang tepat.
4. Menjaga konsistensi
Cara membuat karyawan mematuhi SOP perusahaan selanjutnya yaitu dengan menjaga konsistensi.
Dalam pelaksanaannya, kamu harus pastikan bahwa SOP tetap dijalankan sesuai dengan peraturan yang telah disepakati.
Dengan menjaga konsistensi ini, tidak akan ada alur kerja yang bakal dilewatkan oleh karyawan.
Hasilnya, kinerja mereka pun menjadi lebih berkualitas. Produktivitas perusahaan juga meningkat, sehingga target bisnis bisa tercapat dengan lebih cepat.
5. Menjadi contoh yang baik
Cara lainnya supaya karyawan mematuhi SOP adalah dengan menjadi contoh yang baik.
Sebelum meminta karyawan bekerja sesuai dengan SOP yang berlaku, pastikan kamu dan semua atasan sudah mematuhinya dengan baik.
Dengan begitu, karyawan akan mengikuti apa yang telah dilakukan user-nya selama ini.
6. Lakukan evaluasi dan perbaikan
Cara membuat karyawan mematuhi SOP perusahaan yang terakhir adalah dengan melakukan evaluasi dan perbaikan.
Setelahdiimplementasikan selama beberapa bulan, kamu bisa mulai mengadakan rapat khusus terkait evaluasi SOP dengan para manajer.
Jika SOP dinilai tidak berjalan dengan baik, kamu bisa melakukan perbaikan dalam susunannya. Sebagai contoh, mengubah regulasi atau kembali melakukan sosialisasi SOP.
