Di era modern ini, penting sifatnya bagi pegiat HR untuk mengetahui cara membuat SOP Perusahaan yang tepat.
Mengapa demikian? Sebab, Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan pedoman ketentuan dasar yang digunakan untuk mengatur kinerja karyawan dan operasional secara keseluruhan.
Tujuan utama dari dibentuknya dokumen tersebut adalah untuk menyederhanakan ketentuan proses kerja yang harus diketahui karyawan ketahui.
Dalam kata lain, SOP diciptakan supaya regulasi dan proses kerja dalam perusahaan mudah dipahami karyawan.
Tidak hanya itu, adanya SOP juga menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses kerja yang efisien dan mudah dikelola. Hal tersebut bisa bermanfaat untuk keperluan employer branding.
Namun, seperti apa, sih, cara membuat Standar Operasional Prosedur yang baik?
Nah, kali ini GajiGesa akan merangkum semuanya agar dapat kamu terapkan dalam perusahaan. Yuk, disimak!
6 Cara Membuat SOP Perusahaan
1. Membentuk tim pembuatan SOP
Dalam proses pembuatan SOP perusahaan, kamu bakal membutuhkan tim khusus.
Pembentukan tim tersebut, harus melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi di perusahaan.
Namun, perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan SOP sebagai bantuan eksternal.
Nah, kunci dalam pembentukan tim ini ialah untuk mengikutsertakan orang-orang yang mengenal cara kerja, visi dan misi, serta prosedur perusahaan dengan baik.
Tujuannya tak lain supaya SOP bisa dibuat dengan lebih tepat dan bersifat objektif.
2. Mempelajari proses bisnis perusahaan
Cara berikutnya untuk membuat SOP perusahaan yang efektif adalah dengan mempelajari proses bisnis perusahaan.
Sebagai contoh, apa saja yang terjadi sejak proses produksi, penjualan, pengiriman produk atau jasa ke pelanggan?
Kemudian, dokumennya apa saja? Siapa yang terlibat dalam setiap proses?
Setiap perwakilan departemen bisa menganalisis secara keseluruhan untuk mendapatkan gambaran yang jelas.
Setelah itu, jika semua data sudah terkumpul, hubungan antar departemen dalam proses bisnis perusahaan bisa terlihat dengan jelas.
3. Menyusun flow chart alur kerja
Jika seluruh proses kerja sudah terdokumentasi dengan baik, cara selanjutnya untuk membuat SOP perusahaan adalah dengan menyusun flow chart alur kerja beserta narasinya.
Tujuannya yaitu untuk memvisualisasikan data yang terkumpul, sehingga hubungan antar departemen dapat terlihat dengan mudah.
Kemudian, dalam proses pembuatan flow chart, kamu harus menuliskan nama dari setiap person in charge (PIC).
Tak hanya itu, kamu juga harus memaparkan deskripsi aktivitas, dokumen penunjang, serta durasi dari masing-masing aktivitas tersebut.
4. Review flow chart
Flow chart alur kerja sudah tersusun? Bila sudah, cara membuat SOP perusahaan lainnya yaitu menerapkan proses review.
Sebelum SOP diuji coba, flow chart tersebut perlu kamu pelajari dan diulas kembali.
Hal tersebut perlu dilakukan untuk memperbaiki isu serta kesalahan yang muncul ketika alur kerja telah diterapkan.
Nah, salah satu cara terbaik untuk mengulasnya adalah dengan focus group discussion (FGD). Inisiatif ini dapat menjadi langkah yang cermat untuk menarik usulan mengenai konten dan narasi flow chart.
5. Melakukan simulasi SOP
Setelah FGD dilakukan, cara lain yang tak bisa dilewatkan adalah simulasi penerapan SOP secara langsung.
Simulasi tersebut perlu dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui, apakah SOP sudah sesuai dengan kondisi sebenarnya atau belum.
Jika masih ada hal yang belum sesuai, SOP bisa ditinjau kembali dan diperbaiki sesuai kebutuhan perusahaan.
6. Penetapan SOP
Cara membuat SOP perusahaan yang terakhir adalah dengan melakukan penetapan.
Setelah melewati proses simulasi berkali-kali, harapannya SOP sudah sesuai, bisa difinalisasi, dan ditetapkan perusahaan.
Lalu, SOP yang telah dibakukan tersebut harus diikuti dan dijalankan oleh seluruh pihak dalam bisnis.
Nah, itulah cara membuat SOP perusahaan. Jika saat ini perusahaanmu belum memiliki SOP, jangan lupa untuk segera dibuat, ya!
