8 Checklist Payroll yang Perlu Diperhatikan HR sebelum Akhir Tahun

Sebentar lagi akhir tahun tiba dan checklist payroll menjadi fondasi penting yang harus dilakukan agar proses tutup buku berjalan rapi dan bebas dari potensi kesalahan. 

Akhir tahun sendiri memang biasanya menjadi periode paling sibuk bagi tim HR dan finance. Sebab, banyak komponen penggajian yang harus dirapikan sekaligus disesuaikan dengan regulasi, data terbaru, hingga perhitungan pajak. 

Tanpa proses checklist payroll yang terstruktur, perusahaan bisa menghadapi risiko seperti salah hitung gaji, keterlambatan pembayaran, bahkan masalah kepatuhan yang dapat berdampak jangka panjang.

Nah, untuk membantu HR menutup tahun dengan lebih tertib dan efisien, berikut penjelasan lengkap mengenai aspek-aspek payroll yang wajib diamankan sebelum tutup buku.

Checklist Payroll Akhir Tahun yang Perlu HR Lakukan

1. Rekonsiliasi dan pembaruan data karyawan

Langkah pertama yang sangat penting adalah memastikan seluruh data karyawan sudah diperbarui secara menyeluruh.

Hal ini mencakup informasi karyawan yang mungkin mengalami perubahan status selama tahun berjalan, misalnya dari kontrak menjadi tetap, mutasi divisi, promosi jabatan, bahkan resign. 

HR juga perlu meninjau ulang setiap data yang berhubungan dengan hak dan kewajiban finansial karyawan, seperti tunjangan yang berubah, potongan baru, atau perubahan nomor rekening untuk transfer gaji. 

Tanpa rekonsiliasi data yang rapi, risiko kesalahan input dan selisih penghitungan payroll akan jauh lebih tinggi.

2. Finalisasi data kehadiran, lembur, dan cuti

Akhir tahun identik dengan meningkatnya permintaan cuti, aktivitas lembur, hingga penyesuaian shift.

Maka dari itu, HR perlu memastikan seluruh data kehadiran sudah final sebelum payroll diproses. 

Setiap lembur yang sudah disetujui, izin sakit yang dilaporkan, pengurangan cuti tahunan, atau catatan ketidakhadiran harus tercatat dengan benar di sistem. 

Ketidakakuratan dalam data absensi dapat berdampak langsung pada perhitungan komponen gaji seperti tunjangan kehadiran, lembur, dan insentif.

3. Penyesuaian pajak dan potongan wajib di akhir tahun

Perhitungan pajak merupakan salah satu elemen paling sensitif dalam payroll akhir tahun. 

HR perlu memastikan bahwa penghitungan PPh 21 sudah sesuai dengan ketentuan terbaru, termasuk penyesuaian penghasilan kumulatif karyawan sepanjang tahun. 

Selain itu, potongan wajib seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan juga perlu ditinjau kembali untuk memastikan tidak ada selisih, terutama jika terdapat perubahan upah atau batasan iuran selama tahun berjalan. 

Kesalahan seperti kelebihan atau kekurangan potongan dapat menimbulkan masalah kepatuhan yang seharusnya bisa dihindari sejak awal.

4. Persiapan dan penyaluran bonus akhir tahun

Jika perusahaan memberikan bonus akhir tahun, HR perlu memastikan bahwa seluruh perhitungannya sudah jelas dan telah mendapat persetujuan dari manajemen. 

Penghitungan bonus harus memperhatikan formula yang digunakan, seperti performa individu, performa tim, ataupun total masa kerja selama tahun berjalan. 

Selain itu, waktu penyaluran bonus perlu diinformasikan kepada karyawan agar tidak menimbulkan kebingungan. 

Bonus juga harus dicatat secara tepat dalam sistem payroll dan dirapikan kembali dalam laporan pajak.

5. Melakukan audit internal untuk meminimalkan human error

Audit payroll merupakan langkah penting lainnya sebelum tutup buku. 

Pada tahap ini, HR perlu memeriksa kembali seluruh proses kerja payroll perusahaan. Hal ini dilakukan agar tidak ada perbedaan antara slip gaji yang diberikan kepada karyawan, laporan payroll internal, dan catatan transaksi bank.

Maka dari itu, ketelitian di tahap audit sangat penting karena kesalahan sekecil apa pun dapat menimbulkan selisih yang sulit dilacak jika sudah melewati periode akhir tahun. 

Audit internal membantu memastikan bahwa seluruh proses berjalan sesuai prosedur dan tidak ada komponen yang terlewat.

6. Pembaruan sistem payroll dan penyimpanan backup data

Memasuki akhir tahun, pembaruan sistem payroll juga tidak kalah penting. 

HR perlu memastikan bahwa sistem yang digunakan sudah diperbarui dengan patch terbaru dan memiliki kapasitas keamanan yang memadai untuk menjamin perlindungan data karyawan. 

Selain itu, penyimpanan backup data juga sangat penting agar perusahaan tetap memiliki cadangan apabila terjadi kegagalan sistem atau kesalahan teknis mendadak. 

Backup yang teratur akan menyelamatkan perusahaan dari risiko kehilangan data yang dapat berdampak besar pada proses penggajian.

7. Pemanfaatan teknologi payroll untuk menjamin efisiensi

Seiring berkembangnya teknologi pengelolaan payroll, perusahaan kini memiliki lebih banyak cara untuk memastikan proses penggajian berjalan efisien, akurat, dan minim risiko kesalahan. 

Salah satu solusi yang dapat dimanfaatkan yaitu Dana Talangan Gaji atau Salary Disbursement (SD), yang berfungsi sebagai dana talangan gaji ketika perusahaan mengalami kendala arus kas. 

Teknologi ini memungkinkan perusahaan tetap membayarkan gaji karyawan secara tepat waktu meskipun cash flow sedang tersendat, tanpa perlu menunda pembayaran ataupun mengganggu operasional.

8. Membuat rencana payroll untuk tahun berikutnya

Selain menutup payroll tahun berjalan, HR juga perlu menyusun rencana untuk tahun berikutnya. 

Hal ini mencakup evaluasi struktur gaji, update kebijakan cuti, perubahan regulasi pemerintah yang berlaku mulai Januari, hingga perencanaan anggaran HR. 

Rencana ini akan membantu proses payroll tahun depan berjalan lebih terstruktur, sekaligus mengurangi potensi penyesuaian mendadak di tengah tahun.