Sekarang ini, banyak perusahaan yang meluncurkan sesi pelatihan bagi karyawannya. Namun, tim HR yang hendak mengadakan kegiatan tersebut perlu memahami tips dan contoh surat pengajuan pelatihan karyawan terlebih dahulu.
Pada dasarnya, pelatihan dilakukan untuk menunjang dan meningkatkan kompetensi karyawan.
Bahkan, sesi khusus tersebut juga kini sudah dianggap sebagai hak para karyawan, terutama bagi mereka yang mengidamkan jenjang karier lebih tinggi.
Namun, sebelum melaksanakan pelatihan, tim HR perlu memberikan surat pengajuan pelatihan karyawan kepada para dewan direksi terlebih dahulu.
Tujuannya tak lain agar para atasan memahami keperluan sesi latihan dan dana pengadaan bisa dicairkan dengan cepat.
Nah, supaya bisa direalisasikan, bagaimana tips untuk membuat surat tersebut? Apakah ada komponen-komponen tertentu yang wajib dicantumkan?
Yuk, simak pemaparan lengkapnya dalam rangkuman berikut ini!
Apa Itu Surat Pengajuan Pelatihan Karyawan?
Sebelum mempelajari tips membuat dan melihat contoh surat pengajuan pelatihan karyawan, kamu perlu memahami dulu definisi singkatnya.
Surat pengajuan pelatihan karyawan adalah surat resmi yang ditulis serta ditujukan kepada pihak manajemen perusahaan.
Seperti yang sudah dilakukan, dokumen satu ini diciptakan sebagai cara untuk meminta pengadaan program pelatihan atau kursus tertentu bagi karyawan.
Tujuan lain dari pembuatan surat ini yaitu untuk meminta dukungan keuangan dan waktu dari perusahaan, agar karyawan bisa mengikuti program pelatihan sesuai kebutuhannya.
Komponen dalam Surat Pengajuan Pelatihan Karyawan
Sebenarnya, ketika kamu melihat contoh surat pengajuan pelatihan karyawan, konten di dalamnya pasti ditulis secara profesional dan singkat.
Tak hanya itu, informasi di dalamnya juga disampaikan dengan jelas dan disertai dokumen pendukung lainnya, seperti brosur program pelatihan.
Tujuan di balik gaya penulisan yang profesional dan pencantuman brosur ini tak lain untuk mendapatkan hati para dewan direksi.
Nah, berikut ini merupakan beberapa komponen yang harus ada dalam surat pengajuan pelatihan karyawan jika kamu ingin meyakinkan atasan di kantor:
- Kop surat.
- Nomor surat.
- Perihal surat.
- Tempat dan tanggal pembuatan surat.
- Nama program pelatihan.
- Tanggal pelaksanaan program pelatihan.
- Fasilitas yang akan didapatkan saat pelatihan.
- Biaya yang dibutuhkan.
- Contact person yang dapat dihubungi.
- Tanda tangan peserta dan pihak yang berwenang.
- Jadwal kegiatan pelatihan bisa dilampirkan pada bagian belakang surat permohonan.
3 Tips Menulis Surat Pengajuan Pelatihan Karyawan
1. Penulisan surat harus spesifik
Dalam membuat surat pengajuan pelatihan karyawan, kamu harus menjelaskan kegiatannya dengan spesifik.
Sebagai contoh, kamu bisa paparkan tujuan pelatihan, biaya, hingga manfaat dari program yang ingin dijalankan tersebut.
2. Menjelaskan manfaat program pelatihan
Setelah itu, kamu juga harus bisa menjelaskan alasan program pelatihan ini bermanfaat, baik itu bagi karyawan, tim, dan perusahaan secara keseluruhan.
Sebagai saran, paparkanlah hal ini dengan contoh kasus yang sedang berlaku di dalam perusahaan.
Contoh, tim sales baru saja menerima banyak karyawan baru. Kemampuan mereka untuk menggiur pelanggan masih dinilai kurang baik.
Nah, kekurangan tersebut bisa kamu jelaskan dalam surat. Namun, cantumkan juga penjelasan dari user mereka beserta data lain yang dapat mendukung argumen tersebut.
3. Penulisan yang profesional
Seperti yang sudah dijelaskan, kebanyakan contoh surat pengajuan pelatihan karyawan menggunakan gaya penulisan profesional.
Selain untuk mengikuti aturan yang berlaku di kantor, gaya penulisan ini bisa membuat penjelasanmu terlihat lebih detail, singkat, dan padat.
Maka dari itu, pastikan surat pengajuanmu ditulis menggunakan bahasa yang profesional dan lugas.
Contoh Surat Pengajuan Pelatihan Karyawan
Nah, setelah mengetahui tiga tips di atas, kamu bisa mengikuti contoh surat pengajuan pelatihan karyawan di bawah ini!
