Pernahkah kamu mendengar istilah employee intranet software? Ternyata, sistem ini dapat membantu pekerjaan karyawan menjadi lebih cepat.
Ya, teknologi tersebut bisa dimanfaatkan karyawan guna memindahkan, menyimpan dan mengakses data penting perusahaan secara aman di manapun dan kapanpun.
Tak hanya itu, ia juga memungkinkan perusahaan untuk memilih atau menggabungkan fitur dari software lain, seperti perangkat komunikasi internal atau manajemen konten bisnis. Menarik, bukan?
Namun, apa yang membedakan employee intranet software dengan internet yang biasa kita kenal? Apa saja manfaat yang bakal diraih perusahaan dari teknologi ini?
Agar lebih jelas, yuk, simak pembahasan lengkapnya dalam rangkuman berikut ini!
Apa itu Employee Intranet Software
Melansir laman G2, employee intranet software adalah jenis program komputer yang didesain secara khusus untuk menyediakan platform komunikasi dan sumber daya untuk perusahaan.
Pada dasarnya, teknologi ini bekerja seperti jaringan pribadi, yang secara ekslusif bisa digunakan oleh para karyawan dan terpisah dari internet publik.
Dengan demikian, setiap data yang dimiliki oleh perusahaan pun akan lebih aman karena hanya dapat diakses oleh akun yang terdaftar dalam organisasi.
Selain digunakan oleh karyawan sendiri, intranet ini juga bisa dipakai oleh partner, pelanggan, serta supplier untuk mengirimkan data dan dokumen melalui pengaturan pribadi.
Manfaat Employee Intranet Software
Setelah mengetahui definisi dari employee intranet software, berikut beberapa manfaat yang dapat dirasakan.
1. Lebih aman dalam penyimpanan dan pengiriman data
Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, dengan menggunakan intranet, data dan informasi pribadi milik perusahaan akan lebih aman karena jaringannya yang bersifat pribadi.
Alhasil, serangan hacker maupun adanya akses dari pengguna yang tidak dikenal akan lebih mudah untuk dihindari.
2. Menaikkan kolaborasi antar tim
Jika karyawan menggunakan teknologi intranet, tingkat kerja sama dan kolaborasi antar tim kemungkinan besar bakal meningkat.
Mengapa demikian? Sebab, alur komunikasi serta manajemen proyek dan pekerjaan bakal berjalan dengan lebih mulus.
Dalam kata lain, memiliki platform yang hanya dapat diakses oleh para karyawan perusahaan akan memudahkan mereka dalam berinteraksi dan bekerja lebih efektif.
3. Efisiensi biaya
Menggunakan intranet dapat memudahkan koordinasi serta dalam mengatur produktivitas para karyawan.
Pekerjaan yang dilakukan oleh setiap karyawan pun dapat terselesaikan dengan lebih cepat dan efisien, sehingga dapat menghindari pemborosan waktu dan biaya.
Kelebihan dan Kekurangan Employee Intranet Software
Kelebihan
- Penggunaan intranet lebih aman karena memiliki keamanan yang ketat dan semua data telah terenkripsi
- Karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi yang berada di intranet, selama mereka terdaftar dalam sistem tersebut
- Mengurangi miskomunikasi karena seluruh karyawan menerima informasi yang sama
- Memudahkan perusahaan dalam mendapatkan serta menanggapi keluhan konsumen
- Memudahkan komunikasi antar karyawan sehingga diskusi dapat berjalan lancar
Kekurangan
- Adanya potensi overload apabila terlalu banyak mengirim pesan dalam bersamaan
- Pengembangan intranet perusahaan cukup sulit dilakukan sehingga membutuhkan bantuan tenaga ahli
- Karyawan diperlukan pelatihan khusus dalam menggunakan intranet agar dapat digunakan secara efisien
Perbedaan Intranet vs Internet
Meskipun sering dianggap sama, intranet dan internet memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Berikut beberapa perbedaan yang dapat dperusahaan rasakan:
1. Keamanan
Berbeda dengan intranet yang merupakan jaringan pribadi dan harus memiliki akses khusus, internet dapat diakses oleh siapapun.
Oleh sebab itu, keamanan internet tidak seketat intranet yang dilindungi oleh firewall, enkripsi, dan kata sandi.
2. Jenis jaringan
Intranet merupakan jenis jaringan pribadi yang hanya dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan tertentu.
Di sisi lain, jenis jaringan internet bersifat umum dan dapat digunakan oleh semua orang yang memiliki akses internet.
3. Koneksi
Biasanya, koneksi intranet akan jauh lebih cepat dibandingkan dengan internet karena lingkup jaringannya yang lebih relatif lebih kecil.
Alhasil, pekerjaan bisa diselesaikan dengan lebih cepat dan tingkat produktivitas karyawan bakal meningkat secara drastis.
4. Informasi yang diberikan
Setiap informasi yang diberikan oleh intranet merupakan data-data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi tersebut serta hanya diakses oleh anggotanya.
Namun, informasi yang diberikan oleh internet dapat diterima dari berbagai sumber tanpa ada batasan akses.
5. Lalu lintas pengunjung
Karena intranet hanya dikhususkan untuk anggota dari perusahaan atau organisasi tersebut, lintas pengunjungnya akan relatif lebih sedikit.
Tentu hal ini berbeda dengan internet yang dikunjungi oleh berbagai pengguna dari belahan dunia setiap harinya.
Demikian penjelasan mengenai employee intranet software, apakah perusahaan mu tertarik untuk menggunakan program ini?
