Seiring berkembangnya zaman, pegiat di bidang Sumber Daya Manusia atau HR mulai menerapkan berbagai teknologi baru, termasuk Employee Self Service (ESS).
Aset tersebut dapat digunakan karyawan untuk mengelola berbagai data terkait diri mereka sendiri tanpa bantuan HR.
Tak hanya itu, ESS juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi, pengajuan cuti, dan berbagai aktivitas lainnya secara mandiri.
Penggunaan teknologi ESS sendiri sudah terbukti bisa memberikan dampak positif bagi perusahaan. Penerapannya pun sudah banyak dilakukan oleh badan usaha di Indonesia.
Meskipun demikian, apa itu yang dimaksud dengan ESS? Seperti apa perannya buat perusahaan dan karyawan?
Yuk, simak rangkuman lengkapnya dalam artikel GajiGesa di bawah ini!
Apa Itu Employee Self Service?
Melansir laman Sales Force, Employee Self Service (ESS) adalah sebuah sistem yang terintegrasi dalam perangkat lunak HRIS (Human Resource Information System) berbasis cloud.
Teknologi tersebut memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengelola data terkait tugas-tugas yang bersangkutan dengan HR secara mandiri.
Dengan ESS, karyawan dapat mengubah data pribadi mereka, melihat tugas harian, mencatat absensi, mengatur jadwal kerja, mengajukan cuti, serta melihat slip gaji mereka.
Tak hanya itu, karyawan juga dapat melakukan tindakan tersebut tanpa perlu melibatkan pihak HR secara langsung.
Sebagai contoh, jika karyawan ingin mengajukan cuti, mereka dapat melakukannya melalui ESS tanpa perlu mengisi formulir cuti secara manual dan mengirimkannya kepada HR.
Permintaan tersebut akan langsung masuk ke dalam dashboard HRIS yang digunakan oleh tim HRD.
Beberapa sistem ESS bahkan dilengkapi dengan fitur sistem pelacakan yang memungkinkan HR untuk melacak lokasi dan kinerja karyawan.
Dengan begitu, karyawan pun takkan segan untuk menyalahgunakan teknologi ESS yang sudah disediakan perusahaan.
Peran Penting Employee Self Service Bagi Perusahaan
Sejatinya, Employee Self Service memiliki peran penting, baik itu bagi perusahaan atau karyawan. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu kamu ketahui:
a. Peran ESS bagi perusahaan
Implementasi ESS di perusahaan dapat menghasilkan efisiensi dalam hal waktu.
Ia bisa membantu tim HR memotong waktu 40% hingga 60% dari proses manual dan membuat proses kerja mereka menjadi lebih efisien.
Hal ini sejalan dengan data dari Accescorp, yang menyatakan bahwa perusahaan yang belum menerapkan sistem ESS cenderung menghabiskan 65% dari total waktu kerja untuk mengurus administrasi HR.
Tidak hanya efisien dari segi waktu, penggunaan ESS di perusahaan juga dapat mengurangi biaya hingga 30%.
Implementasi ESS juga memungkinkan perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang berorientasi pada kepuasan karyawan.
Dengan adanya teknologi ini, engagement karyawan dapat terjaga dan karyawan dapat berkembang dengan baik.
Selain itu, ESS juga dapat menghilangkan hambatan dan masalah dalam proses kerja HR.
Penggunaannya dapat meminimalkan kesalahan manusia dan menghilangkan pekerjaan yang berulang dalam pengolahan data.
Dengan adanya employee self service, perusahaan juga dapat menyimpan data administratif karyawan secara lebih aman.
Hal ini berlaku karena seluruh data yang dimasukkan akan disimpan dalam sistem cloud yang terenkripsi dan selalu mengalami perubahan yang cepat.
Sehingga, risiko kerusakan atau kehilangan data dapat diminimalisir.
b. Peran ESS bagi karyawan
Penggunaan ESS tidak hanya memberikan manfaat besar bagi perusahaan, tetapi juga memiliki dampak yang positif bagi karyawan.
ESS dapat meningkatkan kepuasan karyawan dengan menciptakan transparansi, mendukung keseimbangan antara kehidupan kerja dan kehidupan pribadi.
Hal ini akan berdampak pada tingkat produktivitas dan loyalitas karyawan, serta meningkatkan keamanan dalam bekerja.
Tak hanya itu, sistem ESS juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi di mana pun mereka berada, tanpa perlu datang ke kantor.
Dengan adanya ESS, pengajuan cuti juga menjadi lebih mudah. Sebab, karyawan dapat mengajukannya melalui ESS tanpa perlu melalui proses birokrasi yang panjang, sehingga menghemat waktu.
Untuk slip gaji, karyawan dapat langsung melihatnya melalui ESS mereka sendiri. Alhasil, akses terhadap informasi gaji mereka bisa menjadi cepat dan praktis.
4 Manfaat Penerapan ESS
1. Keakuratan data yang tinggi
Penggunaan Employee Self Service memberikan kepastian bahwa semua data yang berkaitan dengan karyawan selalu di-update.
Hal ini berlaku karena ESS, memungkinkan karyawan untuk memperbarui data pribadi mereka sendiri ketika diperlukan.
2. Meningkatkan efisiensi
Dengan tidak adanya pengelolaan data karyawan secara manual. Sebab, urusan administratif tidak lagi memerlukan penggunaan formulir cetak dan proses birokrasi yang rumit.
Akibatnya, efisiensi di perusahaan dapat meningkat dan tim HR dapat bekerja lebih produktif.
3. Peningkatan keamanan data
Data perusahaan merupakan informasi penting dan rahasia yang perlu dijaga keamanannya.
Penyimpanan data dalam bentuk fisik atau pada media penyimpanan komputer tidak dapat menjamin keamanan data secara maksimal.
Namun, dengan menggunakan ESS, keamanan data dapat ditingkatkan.
Pasalnya, seluruh data yang disimpan dalam cloud akan dienkripsi secara langsung, dan perusahaan dapat membatasi akses data tersebut hanya kepada pihak yang berwenang.
4. Mengurangi kesalahan manusia
Manfaat lain dari Employee Self Service adalah kemampuannya untuk mengurangi kesalahan manusia atau penipuan dalam pengelolaan data sumber daya manusia.
Hal karena seluruh data dikelola oleh sistem ESS yang bekerja secara otomatis untuk memperbarui data.
Tim HR juga dapat memeriksa data kapan saja untuk melakukan verifikasi dan penyesuaian jika diperlukan.
3 Alasan Mengapa Harus Menggunakan Employee Self Service
1. Meningkatkan produktivitas
Mengelola seluruh data administratif karyawan merupakan tugas yang memakan waktu bagi tim HR.
Hal ini seringkali menghabiskan waktu berharga yang seharusnya dapat digunakan untuk mengembangkan strategi pengelolaan karyawan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Dengan adanya sistem Employee Self Service, tim HR dan karyawan dapat bekerja sama dalam mengelola data administratif.
Hal ini memungkinkan tim HR untuk memiliki lebih banyak waktu dan berfokus pada pekerjaan yang sifatnya lebih strategis.
2. Meningkatkan kepatuhan hukum
Penggunaan ESS membantu perusahaan untuk tetap mematuhi peraturan hukum yang berlaku, termasuk peraturan ketenagakerjaan.
Hal ini memungkinkan karena teknologi tersebut membantu memastikan kepatuhan terkait pemberian jatah cuti, jadwal kerja, slip gaji, dan kewajiban perpajakan.
3. Menciptakan sistem terpusat
Dalam pengelolaan manual, data karyawan sering tersebar di berbagai tempat penyimpanan yang tidak efektif dan efisien.
Namun, dengan penggunaan Employee Self Service, perusahaan dapat memiliki sistem yang terpusat dan mudah diakses.
Hal ini membuat tim HR tidak perlu lagi mencari-cari data ketika dibutuhkan.
