Untuk menjaga kebijakan dan proses kerja operasional Sumber Daya Manusia perusahaan, saat ini pegiat bisnis dan HR membutuhkan sistem HRIS yang bisa diandalkan.
Bagaimana tidak? Sebagai sistem manajemen informasi yang interaktif, teknologi tersebut dapat menstandardisasi tugas dan proses SDM dengan lebih efektif.
Tak hanya itu, ia pun hadir dengan berbagai fitur yang mampu memfasilitasi pencatatan dan pelaporan tugas yang akurat.
Sehingga, berbagai kesalahan khususnya yang bersifat human error dapat dihindari oleh pihak HR perusahaan.
Imbas positif pun kelak bakal dirasakan oleh pihak perusahaan dan karyawan di dalamnya. Sebagai contoh, produktivitas menjadi kian melejit serta progres bisnis jadi anti-terhambat.
Namun, apa sih sebenarnya HRIS itu? Lalu, apa saja proses kerja HR yang akan ditangani oleh sistem mutakhir tersebut? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu HRIS?
Melansir laman Oracle, HRIS (Human Resources Management System) adalah sebuah software yang dapat membantu perusahaan mengelola dan mengotomatisasi proses SDM inti mereka.
Fitur yang dihadirkan secara umum mampu mendukung tugas administrasi dari pihak HR perusahaan.
Dalam kata lain, proses pengelolaan data tunjangan, waktu dan kehadiran, penggajian, dan alur kerja lainnya, serta penyimpanan data karyawan, seperti informasi pribadi, demografi, dan kompensasi akan dipermudah oleh HRIS.
Semua ini memungkinkan karena fitur di dalam teknologi tersebut sudah terotomatisasi dan bisa membuat data-data perusahaan lebih tersinkronisasi.
Hal ini sudah pasti bisa mengurangi redundansi dan menjadi sumber pengambilan keputusan yang tepercaya.
Sistem mereka pun menggunakan basis data karyawan untuk mendukung proses SDM inti yang lebih linier dan kuantitatif, seperti pemrosesan payroll atau pengelolaan waktu dan kehadiran.
Alhasil, biaya operasional perusahaan untuk keperluan HR bisa dikurangi, dan pihak HR sendiri bisa berfokus pada tugas-tugas lain yang tak kalah penting.
Fitur-fitur Pendukung Kinerja HR dalam HRIS
Seperti yang sudah GajiGesa jelaska, solusi HRIS terbaik mampu mendukung berbagai proses dan interaksi SDM.
Menurut SAP, teknologi ini menyediakan otomatisasi alur kerja yang cerdas di seluruh aspek bisnis dan SDM perusahaan, termasuk:
- Administrasi tunjangan: Pengelolaan tunjangan otomatis, kemampuan layanan mandiri bagi karyawan untuk mengakses, mengedit, dan mempelajari tunjangan
- Waktu dan kehadiran: Manajemen ketidakhadiran karyawan yang akurat, efisiensi administratif dengan profil waktu untuk menentukan hari libur karyawan, jadwal kerja, dan premi, penghitungan waktu dan gaji otomatis berdasarkan profil karyawan
- Lokalisasi tertanam: Beradaptasi dengan praktik bisnis dan hukum khusus negara dengan perubahan hukum dan peraturan otomatis, inventaris lengkap terkait persyaratan globalisasi dan lokalisasi untuk masing-masing negara
- Layanan mandiri karyawan: Kemampuan layanan mandiri yang meningkatkan produktivitas tenaga kerja, data SDM terintegrasi pada satu platform, informasi SDM utama yang dapat dilacak berdasarkan persyaratan khusus negara
- Struktur organisasi: Analisis untuk wawasan waktu nyata bagi seluruh tenaga kerja, identifikasi posisi penting dan segera lakukan penyesuaian tenaga kerja untuk mengatasi kesenjangan, visualisasikan struktur organisasi
Manfaat HRIS bagi Perusahaan & Karyawan
Selain fungsi dasar HRIS modern, sistem berbasis cloud lebih mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada.
Sistem ini dapat diskalakan dan dapat dengan mudah dilengkapi dengan inovasi dan fitur keamanan baru.
Berikut adalah beberapa manfaat umum dari sistem HRIS berbasis cloud yang terintegrasi:
1. Membuat admin HR lebih cepat dan akurat
Saat menangani gaji karyawan, tidak ada ruang untuk kesalahan bagi tim HR dan finance perusahaan.
Untungnya, sekarang kesalahan tersebut bisa dihindari dengan mengotomatiskan dan menyederhanakan tugas administrasi via HRIS.
Teknologi ini dapat membebaskan tim HR dari penundaan dan ketidakakuratan yang disebabkan oleh sistem manual berbasis kertas.
2. Meningkatkan pengalaman karyawan
Pengusaha terkadang lupa betapa pentingnya bagi tim mereka untuk dapat melihat status tunjangan, pembayaran, dan waktu istirahat.
Nah, HRIS memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi mereka, membuat laporan, dan mengeluarkan permintaan dengan mudah,
Semuanya tanpa ketidaknyamanan dan waktu yang diperlukan untuk mengajukan akses pada tim HR.
3. Meningkatkan efisiensi
Solusi HRIS menawarkan berbagai kemudahan bagi perusahaan, khususnya pada tugas yang selama ini sangat bergantung pada formulir berbasis kertas serta proses persetujuan.
Semuanya jadi bisa diotomatisasi dan dikelola secara real time dan dengan cepat. Seperi keperluan payroll misalnya.
Human resources Information system bisa mengelola semua data erusahaan tanpa melibatkan resource pihak ketiga. Sehingga, keamanannya lebih terjamin dan perusahaan pun bisa mengelola semua data dengan efekfi.
Menarik, kan? Nah, badan usaha kamu bisa mendapatkan sistem canggih seperti ini jika bekerja sama dengan GajiGesa.
Yap, pertama-tama, karyawan kamu bisa mendapatkan 1 bulan GRATIS menggunakan layanan Earned Wage Access (EWA) Akses Gaji Fleksibel kami.
Fitur tersebut bisa digunakan karyawan untuk menarik gajinya sebelum tanggal gajian tiba. Alhasil, mereka tak perlu cemas ketika harus bayar kebutuhan di tengah bulan.
Di luar EWA GajiGesa, tim HR-mu nanti juga bisa langsung menggunakan layanan HRIS dari Gaji.id.
Layanan mereka sudah terintegrasi dengan fitur EWA GajiGesa dan akan langsung terhubung dengan metode penggajian perusahaanmu
Sehingga, pemroresan dan pengelolaan upah karyawan bakal menjadi lebih tertata dan mudah untuk dipantau.
Nah, fitur EWA dan layanan HRIS ini hanya bisa dimanfaatkan jika perusahaanmu sudah bergabung dengan GajiGesa.
Jadi, jangan sampai ketinggalan. Yuk, isi formulir di bawah artikel ini dan rekomendasikan perusahaanmu pada kami sekarang juga!
4. Mendukung upaya kepatuhan
Dengan meningkatnya sistem kerja fleksibel dan pergeseran budaya menuju sensitivitas dan litigasi yang lebih besar, bisnis perlu memastikan bahwa mereka patuh terhadap peraturan ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan global.
HRIS bisa membantu memastikan bahwa semua aktivitas SDM berada dalam batasan kepatuhan dan membantu mendukung tenaga kerja mereka.
5. Menjaga keamanan
Di dalam berkas SDM terdapat beberapa data yang paling sensitif dan berharga di perusahaan, termasuk catatan dan detail medis serta keuangan karyawan.
Sebelumnya, ketika data ini disimpan di laptop atau basis data yang tidak aman, selalu ada risiko kompromi.
Untungnya, sistem HRIS memiliki protokol keamanan canggih yang terpasang untuk membantu meminimalkan risiko keamanan siber.
