RACI Matrix digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan.
Apakah kamu pernah mendengar istilah RACI Matrix? Saat ini banyak perusahaan yang telah menggunakan metode ini untuk membuat karyawannya menjadi lebih produktif loh. Apa sih RACI Matrix itu? Artikel berikut ini akan membahas tentang metode RACI Matrix, agar dapat membuat karyawan menjadi lebih produktif!
Apa itu RACI Matrix?
RACI Matrix merupakan alat visual yang mudah digunakan untuk mendefinisikan atribut, peran, dan tanggung jawab setiap karyawan dalam aktivitas suatu proses atau proyek. Metode RACI Matrix memiliki desain yang tetap yaitu pada sumbu horizontal berisi nama dan peran fungsional. Sedangkan pada sumbu vertikal berisi tugas, kegiatan, pencapaian yang akan disampaikan serta tanggung jawab. Metode ini dibuat agar mudah untuk membedakan antara peran fungsional dan individu.
Fungsi peran lain seperti deskripsi dari berbagai tugas. Peran seperti itu dapat dilakukan oleh banyak orang. Sebaliknya, seorang individu dapat memenuhi berbagai peran yang berbeda. Misalnya, sepuluh karyawan dapat memenuhi peran manajer proyek dalam suatu organisasi, dan satu individu dapat memenuhi peran manajer proyek dan analisa bisnis.
Baca juga: Meningkatkan Kinerja Karyawan, Jangan Lupa 3 Faktor Kunci Ini!
Berikut 4 Bagian RACI Matrix
RACI Matrix yaitu kepanjangan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed.
#1 Responsible
Pada kelas responsible ini ialah karyawan yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan. Hal ini mungkin merujuk ke pekerja individu yang melakukan tugas yang diberikan atau bisa juga ke sistem jika tugas itu otomatis.
#2 Accountable
Kelas accountable ialah karyawan yang bertanggung jawab untuk mengawasi agar pekerjaan selesai. Biasanya dilakukan oleh manajer untuk langsung mengawasi pekerjaan.
#3 Consulted
Kemudian pada kelas consulted ialah subjek yang diberikan yang perlu dikonsultasikan pada saat pengecualian. Mereka inilah yang akan melakukan pemikiran dan menyarankan adanya penyimpangan dari Standard Operating Procedure (SOP).
#4 Informed
Selanjutnya pada kelas Ini adalah karyawan yang memiliki minat dalam kinerja tugas yang diberikan. Misalnya manajer yang mencoba mengendalikan pelaksanaan tugas yang ada.
Aturan Pembuatan RACI Matrix
Perlu diketahui dalam membuat RACI Matrix tidak dapat asal saja membuatnya. Terdapat beberapa aturan agar RACI Matrix dapat digunakan lebih maksimal.
Hanya Satu Orang yang Memiliki Peran Responsible dan Accountable
Penting bahwa hanya satu orang yang diberi peran responsible dan accountable. Memiliki lebih dari satu orang yang bertanggung jawab untuk tugas yang sama akan meningkatkan ambiguitas dan kemungkinan pekerjaan tidak dilakukan. Hak ini juga dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan dan pemborosan upaya dan biaya.
Responsible dan Accountable Bersifat Wajib
Peran accountable yang bertanggung jawab harus ada dalam sebuah proyek ataupun proses. Bahkan jika kamu menggunakan sistem untuk melakukan tugas secara otomatis, seseorang harus dimintai pertanggungjawaban untuk memastikan bahwa hal itu dapat diselesaikan.
Berkomunikasi dengan Konsultan
Harus ada saluran komunikasi dua arah dengan konsultan. Komunikasi ini sendiri merupakan tugas dan harus secara eksplisit terdaftar memiliki orang-orang yang bertanggung jawab sendiri. Aspek yang paling penting yaitu komunikasi harus dua arah. Oleh karena itu kamu harus memastikan bahwa terdapat jeda waktu minimum untuk menyelesaikan komunikasi.
Informasikan kepada Pimpinan Atas Kepentingan yang Diperlukan
Hal ini biasanya komunikasi satu arah. Biasanya dimaksudkan sebagai sinyal untuk memulai proses lain atau sebagai metrik kontrol untuk memastikan kelancaran fungsi proses yang sama. Biasanya ini otomatis tetapi membutuhkan akuntabilitas seperti tugas otomatis lainnya.
Baca juga: 8 Cara Meningkatkan Pola Berpikir Kritis di Tempat Kerja
Cara Membuat RACI Matrix
Untuk itu, terdapat lima langkah yang dapat kamu ikuti untuk membuat RACI Matrix bagi perusahaan.
#1 Mengidentifikasi Anggota Tim yang Berbeda
Penting untuk melacak dengan tepat siapa yang akan mengerjakan tugas atau proyek tertentu. Contohnya adalah sponsor, manajer proyek, anggota tim, analis dan sebagainya. Sebaiknya sebutkan nama dan jabatan dalam proyek tersebut.
#2 Mengidentifikasi Latar Belakang Tiap Anggota
Sama seperti setiap proyek dimulai dengan perencanaan, tahap ini juga merupakan bagian penting dari model RACI. Gunakan tujuan yang dikembangkan dari rencana proyek atau persyaratan sponsor dan catat dengan tepat pencapaian mana yang harus dicapai untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.
#3 Isi Matrix untuk Setiap Anggota Tim dan Tugas
Setelah semua informasi mengenai milestone, anggota tim, dan tanggung jawab terkumpul, matrix dapat diisi dengan menggunakan data yang tepat. Membuat RACI yang sederhana seperti di Canva atau Microsoft Excel juga dapat digunakan.
#4 Isi R, A, C atau I yang Menyertai Setiap Bidang untuk Menunjukkan Peran Anggota
Penting bahwa setiap anggota tim diberi peran tertentu, tergantung pada aspek RACI Matrix. Misalnya, manajer menjadi orang yang paling bertanggung jawab. Dalam hal ini, sponsor bertanggung jawab dan perusahaan yang disponsori harus terus memberi tahu hasilnya.
#5 Diskusikan, Analisis, dan Evaluasi
Diskusikan RACI Matrix yang telah diisi dengan semua orang dari tim proyek, sponsor, dan semua stakeholder. Misalnya, ada kemungkinan bahwa sponsor ingin menjadi orang yang menemui klien untuk mendapatkan persetujuan atau mendiskusikan persyaratan.
Itulah hal-hal yang harus kamu ketahui sebelum menggunakan RACI Matrix.
Simak juga:
https://gajigesa.com/inspirasi/matrix-adalah/
