Jika perusahaan ingin memiliki alur operasional yang lebih mulus, sistem penggajian karyawan menjadi salah satu tool yang wajib pebisnis terapkan di era modern ini.
Teknologi ini memastikan bahwa gaji dan kompensasi karyawan bisa dibayarkan sebelum tenggat waktu.
Prosesnya pun berjalan dengan lebih cepat, tak seperti metode pengiriman tradisional yang dapat memakan waktu.
Dengan demikian, angka keterlibatan karyawan bisa terjaga dan produktivitas bisnis pun tak terhambat progresnya.
Namun, apa sih yang dimaksud dengan tool sistem penggajian karyawan? Lalu, prosedur kerjanya seperti apa?
Agar lebih jelas, yuk, simak pemaparan lengkapnya dalam rangkuman GajiGesa di bawah ini!
Apa Itu Sistem Penggajian Karyawan?
Menurut laman ADP, sistem penggajian karyawan adalah sebuah tool yang mampu mengatur segala sesuatu yang bersangkutan dengan pembayaran gaji karyawan dan pengajuan pajak profesional.
Teknologi ini juga hadir dengan sejumlah fitur lainnya, seperti analisis jam kerja karyawan, perhitungan dan pemotongan pajak, hingga mencetak dan membayar pajak pekerjaan.
Sejatinya, sistem ini dihadirkan sebagai teknologi penopang atau pendukung kerja tim HR/finance perusahaan.
Dalam setiap periode pembayaran (baik upah atau gaji), umumnya mereka perlu menghitung dan mengirimkan gaji karyawan.
Agar nilainya sesuai, mereka pun harus menjumlahkan jam kerja dan menghitung upah kotor masing-masing karyawan dengan tepat.
Tentunya hal tersebut terdengar sangat melelahkan bukan? Nah, sistem penggajian karyawan lah yang nantinya bakal menuntaskan kewajiban tersebut
Sofware ini pun nantinya akan menggunakan informasi tersebut untuk secara otomatis menghitung dan memotong pajak, asuransi, dan lain-lain.
Bahkan, sebagian besar penyedia sistem penggajian akan memperbarui proses perhitungan secara otomatis kala ada perubahan peraturan perpajakan. Menarik, kan?
Prosedur Kerja Sistem Penggajian Karyawan
Seperti yang sudah GajiGesa jelaskan, sistem penggajian karyawan hadir sebagai teknologi penopang kerja tim HR dan finance perusahaan.
Hal ini berlaku karena tugas mereka akan menumpuk dengan cepat setiap periode pembayaran gaji dan pajak tiba.
Nah, untuk meringankan beban kerja kedua pihak tersebut, sistem penggajian karyawan hadir dengan 3 prosedur kerja yang berbeda. Berikut penjelasannya:
1. Pra-penggajian
Melansir laman alp consulting, pada tahap ini, tim finance harus menentukan kebijakan penggajian, termasuk aturan terkait gaji, cuti dan libur, serta regulasi kehadiran.
Selain itu, mereka harus sering berkolaborasi dengan setiap pemimpin departemen dalam perusahaan.
Tujuannya tak lain untuk menghindari segala bentuk revisi terkait pembayaran upah dan adanya miskomunikasi antar departemen.
Ya, proses kerja ini memang sangat menguras tenaga. Untungnya, sistem penggajian karyawan memiliki ragam fitur yang sudah terintegrasi. Misalnya, seperti pengelola jadwal cuti yang dapat diakses oleh pihak manajemen dan karyawan secara praktis.
Data-data lain yang bisa memengaruhi nilai upah karyawan juga bisa divalidasi secara langsung melalui sistem ini.
2. Penghitungan gaji
Selanjutnya adalah prosedur penghitungan gaji dalam sistem penggajian karyawan.
Di sini, data yang sebelumnya sudah dimasukkan dan divalidasi akan segera diproses oleh sistem.
Proses kelak akan melahirkan jumlah gaji bersih yang sudah disesuaikan dan dikurang oleh nilai pajak yang berlaku.
Setelah hasil akhir nanti muncul, sistem akan membantu pihak HR dan finance untuk merekonsilisasi nilai dan melakukan verifikasi guna menghindari kesalahan.
3. Pasca penggajian
Setelah semua upah dan pajak sudah dibayarkan, proses pasca penggajian dimulai dengan pengajuan laporan pengembalian.
Untuk memulai prosesnya, kamu harus mencatat semua transaksi keuangan perusahaan yang berkaitan dengan penggajian.
Gaji sendiri menjadi salah satu bagian utama dari biaya operasional yang wajib dicatat dalam pembukuan akuntansi perusahaan.
Untungnya, sistem penggajian karyawan bisa memastikan bahwa semua data gaji dan penggantian masuk ke dalam sistem akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning) milik bisnis secara akurat.
Lalu, dalam proses pembayaran gaji karyawan, jumlahnya dapat dibayarkan secara tunai, cek atau transfer bank.
Dengan sistem penggajian yang baik, perusahaan bisa langsung memilih untuk menyetor gaji secara langsung ke rekening bank karyawan. Alhasil, prosesnya pun tidak ribet dan bisa diselesaikan dengan cepat.
Sistem pun secara mandiri akan melihat jumlah dana dalam rekening bank. Bila terjadi kesalahan, notifikasi terkait akan langsung dikirim ke pihak HR/ finance perusahaan.
Pelaporan pasca pengiriman gaji juga bisa langsung dituntaskan dengan bantuan teknologi tersebut.
Manfaat Sistem Penggajian Karyawan
Dengan tren-tren terkini di dunia finansial dan hukum, selalu ada ide-ide inovatif yang diperkenalkan di pasar untuk mempermulus proses kerja bisnis.
Salah satunya adalah sistem penggajian karyawan yang kuat dan otomatis. Teknologi ini tengah naik daun, menjadi semakin penting di masa sekarang.
Buktinya, manfaat yang ditawarkan tak sekadar untuk karyawan, tetapi juga para pegiat HR, finance, dan pemilik bisnis.
Berikut, ini adalah sejumlah manfaat yang bisa dirasakan dengan sistem penggajian karyawan.
1. Meningkatkan kepuasan kerja dan motivasi karyawan
Menurut eLearning Industry, proses penggajian dapat menjadi tugas yang menyita waktu dan membuat frustrasi bagi karyawan. Terutama jika terjadi kesalahan atau penundaan. Sistem penggajian karyawan dapat mencegah hal ini dan membantu memastikan bahwa karyawan dibayar secara akurat dan tepat waktu.
Secara tak langsung, hal ini bisa meningkatkan kepuasan kerja dan motivasi karyawan. Dampak lain pun kelak bakal dirasakan oleh peningkatan dalam hal produktivitas bisnis.
Nah, imbas positif ini bisa didongkrak lebih lanjut jika perusahaanmu menyediakan layanan Akses Gaji Fleksibel atau Earned Wage Access GajiGesa (EWA).
EWA GajiGesa
Mungkin kamu sekarang bertanya-tanya, mengapa EWA GajiGesa? Jadi, jenis kompensasi ini memungkinkan karyawan untuk mengakses dan menarik gajinya sebelum tanggal gajian tiba.
Alhasil, ketika mereka dihadapi dengan situasi darurat di tengah bulan, karyawan tak perlu lagi beralih ke kasbon atau pinjol. Mereka tinggal menarik gaji secara prorata dari fitur EWA tersebut.
Tak hanya itu, EWA sendiri cara kerjanya berbeda dengan pinjol. Uang yang karyawan tarik untuk bayar kebutuhan berasal dari gajinya sendiri. Sehingga, mereka tak perlu panik karena tagihan tiba-tiba membengkak karena pinjaman di akhir bulan.
Bisnis pun kelak bisa merasakan dua imbas positif secara sekaligus. Di mana kesejahteraan karyawan lebih terjamin dan proses kerja HR jadi lebih mulus karena layanan GajiGesa hadir dengan benefit fitur Gaji.id.
HR perusahaan pun secara otomatis memiliki akses untuk menggunakan sistem penggajian karyawan dari GajiGesa.
Bagaimana? Menarik, kan? Perusahaanmu bisa langsung menggunakan fitur-fitur ini bila sudah bekerja sama dengan GajiGesa.
Jadi, jangan sampai ketinggalan ya. Yuk, kenalan lebih lanjut dengan kami dengan mengisi formulir di bawah artikel ini!
2. Efisiensi waktu kerja operasional
Selanjutnya, sistem penggajian karyawan juga efektif untuk membuat waktu kerja operasional menjadi lebih efisien.
Jika sebelumnya proses input data gaji hingga pelaporan dilakukan secara manual, proses kerjanya bakal diotomatisasi oleh sistem penggajian.
Alhasil, waktu kerja menjadi lebih efisien dan biaya operasional bisa dikelola agar tidak melonjak dengan mudah.
Pegiat HR dan finance yang sebelumnya memiliki beban kerja besar pun bisa diringankan tugasnya dan berfokus pada hal lain.
3. Menjaga reputasi perusahaan
Tak jarang reputasi perusahaan retak karena kesalahan penggajian.
Alhasil, investor, pelanggan, dan STAR talent pun enggan berinteraksi dengan perusahaan tersebut.
Sebagai solusi, sistem penggajian karyawan bisa diterapkan. Dengan teknologi ini, dijamin kesalahan-kesalahan tersebut bisa dihindari.
Sehingga, reputasi perusahaan pun bisa dikelola dan takkan tercoreng karena ada isu operasional.
4. Menghindari kebocoran data
Data penggajian sudah pasti mengandung informasi yang bersifat sensitif dan rahasia, seperti nomor jaminan sosial, informasi rekening bank, dan rincian gaji.
Sistem penggajian karyawan dapat membantu meningkatkan keamanan data dengan menyediakan penyimpanan yang aman dan kontrol akses untuk mencegah akses tidak sah.
Banyak sistem penggajian yang kini juga memiliki fitur enkripsi dan keamanan canggih untuk melindungi pelanggaran data dan serangan siber.
