Tahukah kamu? Strategi komunikasi untuk mengelola remote team sangat penting untuk dimiliki tim HR.
Hal ini berlaku karena mengelola karyawan dari jarak jauh bukanlah hal yang mudah. Dikarenakan tidak berkumpul pada satu tempat, bakal sulit bagi HR dan user untuk menilai progres dan kualitas kerja karyawan.
Namun, kesulitan ini bisa diantisipasi dengan strategi komunikasi yang tepat.
Hal tersebut apat membantu kamu sebagai HR untuk mengelola karyawan dengan efektif meskipun sedang bekerja remote.
Nah, mau tahu bagaimana caranya? Yuk, langsung simak rangkuman lengkap GajiGesa di bawah ini!
6 Strategi Komunikasi untuk Mengelola Remote Team
Berikut ini ialah beberapa strategi komunikasi untuk membuat proses komunikasi yang efisien.
1. Pilih tools yang tepat
Hal pertama yang bakal kamu butuhkan adalah tools komunikasi yang tepat untuk mengelola remote team.
Memilih alat komunikasi terbaik untuk tim jarak jauh bukanlah hal yang mudah. Sebab, masing-masing tools memiliki kelebihan utamanya masing-masing.
Akan tetapi, ada beberapa panduan perbandingan untuk mempersempit pilihanmu. Berikut daftar penjelasannya.
| Kategori | Contoh |
| Screen sharing | Team Viewer, Remote PC |
| Video conferencing | Zoom, Google Meeting, Microsoft Teams |
| Collaborative | Dropbox, OneDrive, Google Drive |
| Remote communication | Slack, Discord, Microsoft Teams, Workplace |
| Calendars and to-do-lists | Google Calendar, Asana |
| Project management | Asana, Basecamp, Monday.com, Jira |
2. Latih karyawan untuk menggunakan alat komunikasi
Strategi komunikasi untuk mengelola remote team berikutnya adalah melatih karyawan untuk menggunakan tools komunikasi tersebut.
Alat komunikasi terbaik pun sebenarnya tidak menjamin kesuksesan sistem kerja remote. Oleh sebab itu, untuk mendapatkan hasil maksimal, setiap anggota tim harus dilatih untuk menggunakannya.
Sehingga, kamu mungkin butuh menyisihkan waktu untuk melatih setiap karyawan, mengenai cara mendapatkan hasil maksimal dari alat tersebut.
3. Menetapkan kebijakan komunikasi
Mengembangkan kebijakan komunikasi dapat meningkatkan efektivitas kepemimpinan dan kinerja remote team, lho.
Sebagai contoh, menetapkan jam komunikasi mulai dari pukul 09.00 hingga 18.00. Di luar jam tersebut, karyawan tidak wajib untuk membalas pesan masuk.
Selain itu, juga dapat meminta karyawan untuk selalu terlihat online selama jam kerja di media komunikasi yang dipilih.
Regulasi ini diperlukan agar karyawan tetap bugar dan merasa bahwa jam kerjanya sudah sesuai dengan perjanjian dalam kontrak.
Tanpa disadari, kedua hal ini pun dibutuhkan supaya kualitas kerja mereka tetap mumpuni.
4. Tetapkan tenggat waktu dan harapan yang jelas
Strategi komunikasi untuk mengelola remote team selanjutnya yaitu menetapkan tenggat waktu dan harapan yang jelas.
Sering kali terjadi, manajer mengelola tim remote dengan kebiasaan micromanaging.
Hal ini umumnya berlaku karena mereka khawatir salah satu anggota tim akan melakukan kesalahan yang bisa merusak reputasi perusahaan.
Padahal, menurut riset NCBI, micromanaging dapat merusak moral karyawan dan justru menurunkan kualitas kerja mereka.
Nah, sebagai solusi, manajer membutuhkan alat untuk mengontrol dan membagi tugas karyawan. Mereka juga perlu menetapkan tenggat waktu dan harapan mengenai hasil kerjanya.
Salah satu alat terbaik yang bisa digunakan untuk mewujudkan hal tersebut adalah Jira.
Dengan menggunakan Jira, manajer dapat secara efektif mengomunikasikan harapan mereka kepada setiap anggota tim dan mengurangi kebutuhan akan pengawasan.
5. Jadwalkan check-in reguler
Caralainnya, kamu bisa meminta para manajer untuk melakukan check-in rutin dengan setiap anggota tim.
Tujuannya yaitu untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Selain itu juga, untuk menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin mereka miliki.
6. Jangan lupakan kesehatan dan kesejahteraan mental karyawan
Strategi komunikasi untuk mengelola remote team terakhir, yaitu untuk tidak melupakan kesehatan dan kesejahteraan mental karyawan.
Biasanya, karyawan remote team merasa mendapatkan tekanan yang lebih banyak daripada pegawai yang bekerja di kantor. Oleh sebab itu, banyak dari mereka merasa stres, karena tekanan yang didapatkan.
Nah, oleh sebab itu, kamu memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap karyawan sehat, baik secara mental maupun fisik.
Luangkan waktu untuk mendengarkan bagaimana perasaan karyawan kamu tentang pekerjaan mereka dan menawarkan dukungan bila diperlukan.
