Virtual meeting pun ada aturannya. Perhatikan 5 tips meeting online ini.
Semenjak pandemi di mana kemudian sebagian besar perusahaan melakukan working from home (WFH), tak ayal kita mau tak mau menjadi bersahabat dengan aplikasi konferensi video online seperti Zoom atau Google Meet. Virtual meeting memang sedang berkembang pesat di dunia korporat dan sangat membantu ketika situasi tak terduga ini mengharuskan kita semua social distancing.
Perhatikan 5 hal ini ketika kamu melakukan virtual meeting
Kemajuan teknologi telah membuat virtual meeting menjadi cara yang berharga dan hemat biaya bagi pekerja untuk berkolaborasi. Tidak hanya bekerja dan mengambil keputusan perusahaan secara efisien, virtual meeting pun bermanfaat untuk mengurangi rasa terisolasi dan kesepian di saat kita harus bekerja dari rumah.
Namun, seperti teknologi lainnya, ada ‘sisi gelap’ dari virtual meeting, dari hal memalukan, sampai pemecatan dari perusahaan.
Mungkin masih segar di ingatan kamu kejadian yang viral beberapa hari yang lalu di mana seorang pengacara tidak sengaja menggunakan filter muka kucing dan tidak mengetahui bagaimana cara mematikannya dalam sebuah online hearing via Zoom.
Kamu juga mungkin masih ingat kejadian viral anak dari Professor Robert Kelly yang masuk ke dalam ruangan ketika ayahnya sedang melakukan live interview dengan BBC News.
Ini memang terjadi di televisi, namun sangat bisa terjadi ketika kamu melakukan virtual meeting jika di rumah bersama anak-anak!
Baca juga: 10 Inspirasi Virtual Date Valentine di Masa Pandemi, Cobain Yuk!
Kemudian ada seorang pria yang bekerja dari rumah dan terlihat rapi, ia mengenakan kemeja Oxford yang bagus. Namun ketika ia berdiri untuk mengambil sebuah buku, terlihat kalau ia hanya mengenakan boxer di bawah kemejanya. Inilah sebabnya kita harus memperlakukan virtual meeting sama seriusnya jika kita akan menghadiri meeting di dunia nyata. Lantas apalagi tips meeting online yang harus kamu perhatikan?
Menghindari situasi canggung
Kamu mungkin berpikir ini tidak perlu dikatakan, tetapi jika kamu berada di ruangan yang penuh dengan orang, dan kamu terlibat dalam virtual meeting dengan video dinyalakan, ini bukan waktu yang tepat untuk manikur. Meskipun kamu pikir tidak aka nada yang memerhatikan kamu, jangan lupa di mana kamu berada. Kamu sedang rapat kerja. Hormati kolega dan perusahaanmu.
Di suatu tempat di semua aplikasi konferensi video, ada cara untuk mematikan audio dan video kamu sehingga kamu tidak dapat didengar atau dilihat. Gunakan tombol ini untuk sebaik mungkin. Jika kamu memang tidak sedang berbicara dalam sebuah virtual meeting, lebih baik matikan saja audio kamu.
Situasi keluarga ketika sedang WFH
Pastikan anggota keluarga kamu mengetahui (dan mematuhi) aturan ketika kamu sedang bekerja dari rumah. Tips meeting online yang bisa kamu lakukan adalah persiapkan satu ruangan khusus untuk kamu bekerja di rumah. Di mana tak ada anggota keluarga yang bisa masuk apalagi ketika kamu sedang berada di virtual meeting (kunci pintunya!).
Persoalan hewan peliharaan
Sama halnya dengan anggota keluarga, hewan peliharaan yang mengganggumu saat sedang virtual meeting bisa membuatmu terlihat tidak profesional. Simpan sesi meeting online bersama kucing atau anjingmu hanya dengan teman dekat. Dan kunci pintu ruangan kerjamu ketika kamu sedang bekerja untuk menghindari kucingmu berguling di atas keyboard. Jangan lupa gunakan fitur noise cancelling untuk meredam suara gonggongan anjingmu di tengah-tengah virtual meeting.
Kekacauan ketika berbagi layar
Persiapkan sedini mungkin ketika kamu tahu kamu harus melakukan presentasi dan berbagi layar dengan bos atau kolegamu dalam meeting online berikutnya. Ingatlah layarmu akan dapat dilihat semua orang ketika kamu membuka spreadsheet yang akan kamu presentasikan. Jangan sampai bosmu melihat kamu sedang melihat-lihat diskon di situs e-commerce atau lebih buruk lagi, sedang menulis surat lamaran untuk pekerjaan lain!
Etika bercengkerama
Bercengkerama secara online memang menyenangkan. Apa yang bisa salah? Nah, ketika kamu sedang melakukan meeting online, seringkali aplikasi meeting online memiliki fitur chat yang sangat praktis. Namun jangan bercengkerama ngalor ngidul di fitur ini dan terlihat sangat tidak profesional! Gunakan sebagaimana mestinya, terutama mengenai teknis meeting online dan tunda menggosip dengan teman kantormu untuk lain kali di jalur yang lebih pribadi.
