Tahukah kamu? Bahwa sebenarnya, penting bagi perusahaan untuk mengetahui cara membuat surat pengumuman dengan baik.
Mengapa demikian? Sebab, dokumen tersebut bakal sering diperlukan jika suatu saat perusahaan ingin menyampaikan pengumuman yang sifatnya resmi.
Sebagai contoh, perusahaan hendak menerbitkan produk yang perlu disetujui oleh badan pemerintahan. Nah, surat pengumuman perlu dikirim secara formal dengan penulisan yang rapi.
Tak hanya itu, perusahaan juga perlu membuat surat ini untuk acara yang sifatnya lebih informal. Salah satu contohnya, untuk pemberitahuan kegiatan karyawan,
Meskipun terlihat sulit, cara membuat surat pengumuman sejatinya tergolong mudah, kok. Berikut GajiGesa jelaskan langkah-langkah jitunya untukmu. Yuk, disimak!
Cara Membuat Surat Pengumuman
1. Terapkan format yang jelas
Salah satu hal terpenting yang perlu kamu perhatikan saat membuat surat pengumuman adalah format yang jelas.
Sebagai saran, kamu bisa sertakan kepala surat atau kop surat jika surat tersebut ditulis formal.
Terkadang, aspek kecil tersebut tidak dibutuhkan jika dibuat untuk keperluan nonformal. Namun, khusus instansi resmi, biasanya akan diwajibkan untuk menyertakan kop surat.
Selain itu, ada beberapa hal lain yang perlu kamu terapkan dalam format penulisan surat pemberitahuan. Menurut Kumparan, berikut daftarnya yang perlu kamu ikuti secara berurutan:
- Kop surat.
- Waktu penulisan surat.
- Salam pembuka.
- Isi.
- Salam penutup.
- Identitas penulis pengirim.
Hanya saja, format penulisan bisa berbeda tergantung format yang biasa digunakan tiap perusahaan, ya.
2. Tulis semua konten dengan tepat dan akurat
Cara membuat surat pengumuman berikutnya adalah menerapkan penulisan secara tepat dan akurat.
Hal ini berlaku karena surat pengumuman pada dasarnya merupakan dokumen penting yang bersifat formal.
Maka dari itu, konten dalam surat perlu ditulis sesuai aturan penulisan yang berlaku, tanpa ada kesalahan ejaan.
Jangan sampai kamu melakukan kesalahan meskipun kesalahan tersebut tergolong kecil.
Pasalnya, hal ini akan membuat surat pengumumanmu terlihat kurang profesional, dan strategi employer branding perusahaanmu bisa tercoreng.
3. Gunakan bahasa formal dan profesional
Cara membuat surat pengumuman ketiga, yaitu menggunakan bahasa formal dan profesional.
Seperti yang sudah dipaparkan, kamu harus membuat surat dengan kaidah penulisan yang tepat.
Maka dari itu, gunakan bahasa baku dan formal, serta tidak menggunakan bahasa gaul sehari-hari agar tampak profesional.
4. Tulis surat secara ringkas
Hindari menulis surat pengumuman dengan bertele-tele karena tidak akan efektif. Saat menulis surat, disarankan untuk langsung menyampaikan informasi pada intinya.
Namun, menulis ringkas bukan berarti singkat, melainkan menyeluruh pada setiap poinnya, ya. Jadi, dalam menulis surat pengumuman harus sangat jelas apa yang ditulis untuk menghindari kebingungan.
5. Tentukan waktu pengiriman dengan baik
Jangan anggap sepele waktu pengiriman surat pengumuman, lho. Kamu harus tahu kapan waktu yang tepat untuk mengirim surat pengumuman tersebut.
Hal ini tergantung dari sifat surat tersebut. Jika mendesak, maka kirim lebih awal.
Sebagai contoh, surat pemberitahuan status hukum atau penundaan suatu acara. Surat pengumuman seperti itu sangat penting dan harus dikirim sesegera mungkin.
6. Periksa ulang format dan penulisan surat
Cara terakhir, sebelum dikirim, tentunya harus diperiksa, ya.
Kamu bisa periksa kembali surat tersebut. Cek semua secara detail mulai dari format, bahasa, kesalahan ejaan, nama penerima dan pengirim, tanda tangan, hingga cap resmi jika dibutuhkan.
