Sebentar lagi perusahaan akan memasuki siklus rekrutmen, dan fokus mereka harus ditujukan pada calon karyawan. Nah, dalam momen ini, salah satu hal penting yang perlu dilakukan HR adalah memiliki rencana persiapan onboarding karyawan yang efektif.
Pada dasarnya, onboarding merupakan salah satu proses penerimaan karyawan baru yang tak bisa dilewatkan.
Ajang orientasi tersebut diperlukan agar karyawan bisa mengenal rekan kerja serta budaya perusahaan dengan lebih baik. Alhasil, mereka pun bisa merasa lebih nyaman dan semangat untuk mulai bekerja.
Sayangnya, hingga kini masih banyak pegiat HR yang menyepelekan sesi onboarding.
Sehingga, karyawan baru di perusahaan mereka akan merasa kurang siap untuk memulai perjalanan kariernya. Tingkat keterlibatan mereka pun nantinya cukup rendah.
Melihat hal tersebut, apa saja bentuk persiapan onboarding karyawan yang perlu dilakukan oleh HR perusahaan?
Agar lebih jelas, yuk, baca ulasan lengkapnya dalam artikel GajiGesa berikut ini!
12 Persiapan Onboarding Karyawan Agar Efektif
1. Resmikan dengan HR
Sebelum HR memulai rencana persiapan onboarding, hal pertama yang wajib dilakukan adalah bagi tim yang membutuhkan untuk menyediakan dokumen permohonan pekerjaan.
Dokumen satu ini wajib untuk disetujui sebelum mengambil keputusan rekrutmen. Tujuannya tak lain agar kamu dan tim HR lainnya bisa memulai proses offering.
Tim HR sendiri pun nantinya mungkin juga perlu memeriksa kesehatan karyawan sebelum mereka karyawan dapat secara resmi dipekerjakan.
Maka dari itu, pastikan untuk menutup posisi yang kosong dan jangan lupa untuk menghapus lowongan pekerjaan yang masih aktif.
2. Siapkan dokumen perekrutan dan informasi khusus kompensasi
Jika dokumen permohonan kerja sudah diraih, tim HR bisa mulai mengumpulkan semua dokumen yang harus diisi oleh karyawan di hari pertama, seperti formulir pajak, kontrak kerja, informasi penggajian, dan formulir lainnya.
Selain itu, kamu juga bisa sediakan buku pegangan karyawan dan berikan informasi tentang paket tunjangan atau kompensasi yang akan mereka raih.
Pastikan juga untuk menyertakan kontak agar karyawan bisa menghubungimu bila ada pertanyaan terkait tunjangan atau gaji mereka.
Selain itu, cetak deskripsi pekerjaan juga yang dapat membantu sebagai pengingat akan ekspektasi perusahaan terhadap peran si karyawan baru.
Nah, sebelum membentuk seluruh dokumen di atas, ada satu hal yang wajib kamu ingat. Karyawan di era modern ini sudah pasti menginginkan kompensasi terbaik dari karyawannya.
Bentuk kompensasi yang mereka idamkan tak hanya seputar jenjang karier atau cuti. Tapi juga yang bisa mengutamakan kesejahteraan finansial mereka dan keluarganya.
Melihat hal tersebut, sebaiknya kamu sudah bersiap dengan memiliki benefit finansial terbaik untuk karyawan, yaitu akses gaji fleksibel atau earned wage access GajiGesa.
Ya, sesuai namanya, layanan ini menyediakan akses bagi karyawan untuk menarik gaji mereka secara fleksibel atau lebih awal.
Sehingga, EWA bisa dijadikan alternatif ketika karyawan harus memenuhi kebutuhan mendadak di tengah bulan.
Tidak hanya itu, EWA juga bisa membantu dalam meningkatkan kesejahteraan finansial karyawan.
Mengapa demikian? Sebab, tujuan utama dari layanan ini adalah supaya mereka bisa mengambil gajinya dalam keadaan mendesak.
Alhasil, karyawan tidak akan lagi merasa stres tentang tagihan yang tertunda dengan manfaat kesehatan finansial karyawan ini.
Eits, bukan hanya itu. Akses gaji fleksibel GajiGesa juga bermanfaat untuk perusahaan.
Karena kesejahteraan mereka sudah terjamin, karyawan pun bakal lebih semangat untuk menunjukkan performa terbaiknya di kantor.
Loyalitas mereka terhadap perusahaan pun jadi lebih terjamin. Alhasil, progres bisnis makin meningkat dan angka retensi perusahaan takkan tiba-tiba menurun.
Menarik bukan? Nah, layanan EWA kami hanya bisa digunakan jika perusahaanmu sudah bekerja sama dengan GajiGesa.
Maka dari itu, jangan sampai ketinggalan. Yuk, segera isi formulir di bawah artikel ini dan rekomendasikan perusahaanmu pada kami. Prioritaskan kesejahteraan karyawan dan bisnismu sekarang juga!
3. Pengadaan peralatan dan perlengkapan
Sebagai bentuk persiapan onboarding selanjutnya, kamu perlu ajukan pengadaan semua perangkat dan perlengkapan beberapa hari sebelum hari H.
Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan semua kebutuhan karyawan siap digunakan pada hari pertama mereka.
Mulai dari komputer atau laptop, telepon hingga keyboard dan mouse, semuanya harus terhubung dan siap digunakan saat karyawan baru datang.
4. Siapkan akun dan buat login
Persiapan onboarding berikutnya adalah memastikan bahwa akun bisnis karyawan telah diatur dalam semua sistem yang relevan dan aset mereka sudah diterima.
Sebagai contoh, pastikan email perusahaan karyawan sudah diatur dan kredensial login mereka untuk berbagai alat dan platform telah tersedia.
Sehingga, mereka tidak akan kesulitan saat harus mengakses aplikasi dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mulai bekerja.
5. Mempersiapkan ruang kerja
Untuk menciptakan atmosfer kerja yang positif, kamu bisa coba persiapkan ruang kerja yang bersih dan nyaman untuk karyawan baru.
Jika memungkinkan, kamu juga bisa sediakan perlengkapan kantor atau hadiah sederhana seperti mug atau tanaman kecil agar mereka merasa diterima di kantor barunya.
Namun, kalau karyawan tersebut akan bekerja dari jarak jauh, pertimbangkan untuk mengirimi paket ke alamat rumah mereka.
6. Jadwalkan onboarding karyawan baru
Tentukan waktu pada hari pertama karyawan untuk melaksanakan orientasi karyawan baru.
Idealnya, hal ini tidak hanya memberi kesempatan kepada karyawan untuk menyelesaikan dokumen administratif. Tapi, juga sebagai waktu tambahan bagi mereka untuk memahami budaya perusahaan, meninjau struktur organisasi, dan mempelajari proses kolaborasi antara berbagai departemen.
7. Mengirim email “Selamat Datang”
Sebelum hari pertama karyawan baru, kirimkan email kepada mereka untuk menyambut kedatangannya di perusahaan.
Lalu, berikan rincian penting tentang hal-hal yang dapat mereka harapkan saat sudah sampai, misalnya, pengingat tanggal mulai, aturan berpakaian, jadwal hari pertama, informasi parkir, dan lainnya.
8. Melakukan tur gedung
Jika perusahaan kamu memiliki lokasi fisik, ajak karyawan baru untuk berkeliling ke area kerja dan perkenalkan mereka kepada personel kunci di setiap departemen.
Berikan peta gedung agar mereka merasa nyaman menavigasi area tersebut. Pastikan untuk menunjukkan lokasi kamar mandi, ruang istirahat, dan area umum lainnya.
Langkah persiapan onboarding ini juga merupakan waktu yang tepat untuk memberikan kunci akses atau kode kepada mereka dan menjelaskan protokol keamanan yang relevan.
9. Menunjuk mentor sejawat
Persiapan onboarding karyawan berikutnya, yaitu memperkenalkan karyawan baru kepada rekan di departemennya yang dapat bertindak sebagai mentor selama beberapa minggu pertama mereka bekerja.
Orang tersebut harus siap menjawab pertanyaan, memperkenalkan karyawan kepada anggota lain di dalam departemen, dan dapat membantu melatih karyawan tentang aspek-aspek tertentu dari perannya.
Memiliki seorang mentor sangat penting bagi kesuksesan karyawan baru, karena hal ini dapat mencegah mereka merasa sendirian saat menjalani peran baru di lingkungan yang baru.
10. Mengirimkan pengumuman karyawan baru
Sambutlah karyawan baru ke dalam tim dengan mengirimkan email pengumuman karyawan baru atau berbagi berita kedatangan mereka saat rapat perusahaan.
Beritahukan kepada mereka apa yang akan dilakukan oleh karyawan baru tersebut dan bagikan beberapa fakta menarik untuk membantu menciptakan suasana yang ramah.
Misalnya, kamu dapat membagikan hobi, minat, dan latar belakang profesional singkat dari karyawan baru.
Pengumuman ini seharusnya mendorong anggota tim lainnya untuk menyapa dan memberikan sambutan pribadi ketika mereka melihat karyawan baru di sekitar kantor.
11. Jadwalkan waktu untuk menerima feedback
Persiapan onboarding lainnya adalah mengatur jadwal untuk bertemu dengan karyawan baru setelah satu atau dua minggu pertama kerja.
Tujuannya untuk mengetahui bagaimana mereka menyesuaikan diri dan apakah mereka memiliki masukkan tentang proses orientasi.
Percakapan ini dapat mengungkap area-area yang dapat ditingkatkan kembali dalam proses orientasi atau elemen tambahan daftar persiapan onboarding karyawan baru kamu.
12. Mempersiapkan rencana check-in 30, 60, dan 90 Hari
Jadwalkan waktu untuk berkomunikasi secara berkala dengan karyawan baru yang dapat dilakukan setelah bulan pertama, bulan kedua, dan kuartal pertama.
Pertemuan-pertemuan ini harus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berbagi kekhawatiran atau masukkan tentang pelatihan mereka, serta membahas seberapa baik mereka beradaptasi dengan peran tersebut.
